商务会议筹备,社交礼仪|时间、地点选择

（一）选择时间、地点

商务会议地点即会场的选择，应依据会议的目的、规模来确定。会场座位通常以多于到会人数为好。如果会场太小，人员拥挤，会影响会场秩序；会场过大，则会冲淡会议气氛。两者都会影响会议效果。

同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响等因素。一般来说，会期时间安排在上午8∶00—11∶00或下午2∶30—5∶00，会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。

（二）详细编制会议费用预算

对于所需的总费用有一个大致的估算，并有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。商务会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。

（三）准备会议资料

会议资料按其内容可分为四大项。(www.xing528.com)

（1）体现会议议题的主要文件。

（2）为议题服务的辅助材料，包括开幕词、闭幕词等。

（3）与会务工作相关的附件资料，包括大会议程表、会议参加者名单、会议接待安排、会场布置方案、入场凭证、会议须知等。

（4）会议需要使用的幻灯片、投影仪、光碟等。

（四）布置会场

要做好会场的布置工作，例如横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、电话、传真机等设施的设置和测试。对附设酒会的场合，还需事先预备好，如便笺纸、笔、资料袋等物品。