佐川捷运：驱动卡车业务OA化，取得巨大成果

公元1986年(昭和61年)3月30日,我起床后就立刻将窗户打开,眺望了一下窗外的天空,担忧着当天的天气。

这一天是佐川捷运小牧流通中心举行落成典礼的日子,我们要接待来自全国各地1000多位来宾。

不凑巧的是,从大约两天前开始,就连续是下下停停、停了又下的阴雨天气。如果是雨天的话,那么特地抽空前来这里的客人就很不方便,会给他们带来很大的麻烦,所以我才急忙眺望天空,所幸雨已经完全停了,天空没有一片云,高高的青天就像可以流云而出似的,因此使我如释重负般地放下了一颗沉重的心。

我常对所有的社员说,不要忘记“脚夫精神”,这绝非是落伍想法(anachronism)的精神主义者,如果是对顾客有所帮助,引进机械不也是理所当然的事吗?事实上,在卡车货运业界最早实施OA(办公室自动化)的就是佐川捷运,而且被誉为推动OA最热心者。

这一天是自1984年(昭和59年)11月12日施工前的奠基仪式起,花费了1年4个月时间之后佐川捷运小牧流通中心的落成,我的心情就像远足当天的小学生那样兴奋。

佐川捷运现在已经在使用:

高功能的显微胶片(microfilm)系统;

大型高速自劝区分处理机;

电话应对系统;

形象资讯处理系统;

货物追踪系统。

如今更由于小牧流通中心的诞生,今后将有整体性改进。

现在让我来回顾一下佐川捷运几年来推动OA的情形。

在叙述小牧流通中心落成典礼的盛况,与小牧流通中心所具备的功能以前,先让我谈一谈小牧流通中心到完成为止的经过。

首先谈谈引进的“显微胶片系统”。在尚未引进此一系统以前,传票是保管在预铸组合(paefab)仓库里的,如果需要使用仓库中的传票时,会让人找得头昏眼花,既费时又费力,可是时间的浪费是会直接给货主们带来麻烦的。

东京佐川捷运在引进显微胶片系统之前,当时一天有25万张传票,之后引进了显微胶片系统,如此数量庞大的传票,就可以收纳在只有10公分见方的胶片匣中,而检索的时间也只需几秒。因此,来自货主的查询电话,一瞬间便可以把传票找出来。

非但如此,收藏也不需要花很大空间。一张传票的单价为7~8角日元,但由于胶片化,以及显象、编辑的集中化,可以将单价降到4角日元左右。因此在经费方面也可以大幅节省。

为了要将货主们托运的货物作快速的投递,必须在总集货站将方向、地点予以区分,因此,引进了“大型高速区分处理机”。这种自动化设备的引进在同业界也是最早的。

而“电话应对系统”则是集全体社员的智慧,于公元1978年(昭和53年)8月开发成功的。

这个系统是将客户的电话号码(code number)与电脑连动,是以提高集配效率与服务为目的的划时代创举,不仅为运输业界,也为物流业界带来巨大的冲击。

当货主打电话来时,问清对方的电话号码,将其号码输入电脑,那么事先记忆在电脑中的该货主公司名称、地址、大楼(大厦)名称、货物的种类以及其他的资讯(情报),便立刻以日语显示在画面上。

除此以外,画面上更显示区分、日期、继续、时间、场所、件数、重量、注释等。

区分共分为:①收货;②追加;③预约;④确认;⑤遗漏;⑥取消;⑦国外;⑧其他。

来自货主的电话95%以上是:①收货的委托;②希望再前来一次;③希望于明天或后天前来,从那一天起若干天都来一次;④确定能否前来;⑤收货有遗漏;⑥收货取消;⑦运往国外货物的收货;⑧其他。

场所则分为:①仓库;②收发;③守卫;④管理员;⑤电梯;⑥后门;⑦楼梯;⑧车中;⑨隔壁;⑩邮箱;⑪玄并;⑫门外(外面);⑬按铃;⑭遮门(shutter)等项,表示集货的场所。

接到货主的电话时,以无线电话呼叫经过该地区的车辆而给予指示,有了这种系统,即使在高峰时间,七八名接线生平均一件也可以在20秒以下处理完毕。因此,除了可以提高服务质量和效率以外,同时也可以达到有力的效果,真是一石二鸟。

除了委托集货之外尚有:

①运费估价

想请你们运某些货物到某地,运费是多少?

对于这样的洽询,电脑显示器的画面上立即能显示出运费表,各地区重量单位的运费都可以一目了然。

②保险费

可以知道以货物种类、地区为区分的保险费率。

③手续费

显示金额(www.xing528.com)

④运到国外的货物

显示以起运地、到达地为区分的费用及需要日数。

⑤Z投递

⑥特快投递

两者均为超快速投递,但显示发车时刻、目的地、所需时间等。

⑦全国市郡区

此项系针对洽询能否运到××县××郡××村,以及由何处之店负责办理,显示出该市郡区、店址之代码。

⑧到达地资讯

显示所运出之货物由何处之店负责、该店之地址、电话号码与货物到达所需之日数、到达时刻、重量单位之费用等。

⑨集投路线表

车号几号、司机为何人,绕行地区为何处等,集投路线一目了然。

由于引进此一系统,因此可以立刻回答货主的查询,这是配合连一秒也要争取的快速宗旨。

此外,以往不能输入的图形和形象资料,如今也自行开发成功了一种精巧的“形象资讯系统”。用手书写的传票也可以显示出来。

对货主甚至运输业者而言,最为关心的是托运的货物现在在何处?能照预定的时间送到吗?

“货物追踪系统”的开发完成,也就是为了要适应此一需要。

将该送的货物依路线而装载时,依据发货人与收货人的公司名册,书写在装载手板上并作成装载表,但如因字体潦草,看错而装错了卡车时,那么就要在多达数千张的装载表中一张一张地去找。

因此对于查询“托运的货物几时送到”,以及千万不可发生的“三件之中只送到两件,或者是“货物延后才能到”的延误事件,若需要半天以上的时间才能圆满解决,会对货主造成很大困扰。

此一系统是将货物的标签与送货单上的号码予以统一,并把货单上的资料,由电脑予以记忆,只需依其送货单的号码和发货日期,即可迅速而确实地加以追踪。其功效范围如下:

①收集来的货物之卸货确认业务

集货返回公司的司机核对原票与货物,在货物上用粗签字笔等将原票号码记入,同时输入手提终端机,对主机行资料输入。

②高速区分处理机区分后的装载确认业务

以大型高速自动区分处理机区分后,在装载于该路线之卡车前,利用同一型式的手提终端机,完成资料输入后,拿到办公室,连接于电话总机,在主电脑中输入资料。编辑完成之资料是在附近的印字机(printer)作为装货手板自动发行,交给司机,根据这些在主机内将卸货资料、装货资料以及形象资料等3项资料不时予以核对,如果发生不符合时,就要确认其原因,而在路线卡车出发前迅速予以处理。

③应付来自货主查询的业务

为了要使电话查询时的资讯检索顺利,故应以下列的顺序进行:

A 向发货客户问清原票号码(一定要)、发送日期(为了要将精度提得更高)、目的地(同上)。

B 将原票号码、发货日期、目的地行资料输入。

C 电脑表示该条件。

D 确认表示内容后,答复查询事项。

上列各项利用此一系统即可于瞬间予以处理。

为了使货主方便,尽速了解所需要知道的事项(其结果也达到社员的省力化),佐川捷运引进了各种OA机器,致力于开发各种提高效率的系统。

集其大成者就是小牧流通中心。

在其落成之前夕,身为一个男子汉,竟然会像远足前夕的小学生那样兴奋得无法入眠,其心情似乎是不难想象的。