系统是标准的一种表现形式。相比起单个的设备参数、某个知识点的单点教材、某个操作步骤的作业指导书，系统则是一种相对来说更为复杂的标准。这是因为系统包含了更多相互影响、相互作用的因素，它对于企业来说，是一种管理方面的流程。系统通过对一系列动作、工作内容的协调和管理，来实现有效管理的目的。
系统是我们用于巩固改善成果的有效手段。当然这并不意味着有了系统，就不会有偏差和波动的发生。事实上，好的系统得益于好的标准和对标准的优异执行。如何利用系统来实现我们巩固成果的目的，是我们从持续改善的先导阶段，过渡到拓展阶段后，需要认真思考的一个问题。
某家工厂在很多年前就投入资金，开发了一套设备效率的数据收集系统，用于更好地生成设备综合效率的报表记录。这套数据系统依托于数据库结构，使用电脑网页登录的形式，由各个岗位的相关当班人员，在班组工作结束前，在网页系统内按照要求录入原始数据，包括实际产量、非计划停机和计划停机的种类和时长等等。然后系统会自动运算出当班的设备综合效率，并可以通过各种组合查询报表，生成当日、月度和相应时间段内的各车间、整个工厂的设备综合效率报告。这套系统是对现场设备运行效率的一个相对实时的汇报系统，帮助工厂对设备运行状况进行监控。
但是近期这家工厂在数据系统上遇到了一些麻烦。设备综合效率的汇报标准发生了变化，工厂需要按照新的标准提交今后的工厂绩效报告，同时也需要在日常的运作中，使用新的标准来计算综合设备效率。厂长将这件事交给了新上任不久的持续改善协调员，由她来负责完成系统的更新，以按新标准提交数据。但是协调员却感到无从下手。因为协调员联系了岗位人员，却发现各个岗位上负责录入数据的人员，都说不清楚后台设置是如何进行的，运算逻辑是怎样设置的，他们只管负责输入数据，也没有后台设置的权限。协调员又打听这个系统当年是由谁来负责的，并找到了负责这套系统上线的前任持续改善协调员小江。小江早在四年前就调到了其他岗位。小江跟她说，资料早就给现场人员了，至于给谁，他不记得了。于是协调员又去现场问每个人，大家都说没有看到过什么资料，一直都是有人手把手教会后，自己就负责输入数据。于是协调员又回来问小江，小江只好说，资料不见了，他也不知道在哪里找得到。
协调员又去问IT支持人员，可是IT支持人员也都换了好几轮，现在的负责人，对于这个系统根本不清楚当初是如何设计、上线的。无奈，协调员只好拜托IT人员帮她设置了访问权限，自己花时间去研究系统到底是如何设置、运算的。(www.xing528.com)
这个设备效率数据系统，在工厂已经存在了近十年，天天在运转，似乎都没什么问题。可是，对这位新上任的协调员来说，她算是碰到了大麻烦：没有人对这个系统负责，也没有人精通这个系统。而天天录入到这个系统的数据，真的是真实正确的吗，她对这点都产生了怀疑。对于系统内的数据，她早就发现，维修部门和生产部门争论不休：维修部经理总对她抱怨，生产部门瞎录入，导致系统内导出来的故障数据，和他们报修上来，并由维修人员自行记录的一份数据，根本无法匹配；生产经理则争辩，说他们又不懂设备，到底什么该算作故障，他们又不清楚，维修部门也没有提供标准分类，他们只能按自己的理解去填写。
她只好花时间去系统内研究每个运算逻辑，去向其他兄弟工厂熟悉类似系统的人员请教，花时间去研究系统内录入的数据。随着大量时间的投入，她越来越觉得头疼，因为系统内的错误数据越查越多，这也就意味着，她在接下来一段时间会很忙。这完全是她意料之外多出来的工作。
这个数据系统真的OK吗？
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