很多人在参与持续改善活动的过程中，容易产生这样的一个印象：持续改善活动有太多书面工作，是一个负担。
这个印象的产生，有多种原因。人员的意愿不高，不认同持续改善的目的和意义，认识不到控制和改善的关系，就会容易将持续改善工作当作负担、额外的工作。人员的能力不够，面临大量的新工具、新方法，自然容易感到眼花缭乱，而工具和方法，大都会以书面的形式被要求使用，这就意味着有很多表格需要使用，有很多模板需要学习，这就很容易被认为是书面工作太多，特别是当这些书面的表格并没有带来实际的改善成果时。
我们在推动持续改善的过程中，往往会要求改善活动的开展、工具的使用要有证据。改善结果的达成，不能只是靠运气，而没有真凭实据。这些证据，既包括工具使用的本身、体系的建立，要有记录，也包括对于改善前后，需要有充足的数据来显示改善前后的变化，并通过数据来帮助我们跟踪异常，做好控制工作。这些工作，的确会产生大量的书面工作。
持续改善活动，非常讲究有章可循，讲究标准作业。比如无论是在领导团队层面，还是在中层管理层面，或是改善小组活动中，对进度定期跟踪、监督是一项必不可少的工作，这就要求团队要通过一定频率的会议，来跟进事项的开展，及时回顾，并为下一步做好行动计划。如果对于这些跟踪、监督进度的会议，不能有效管理，很容易让团队成员感觉到活儿增加了，有很多会议要开，有很多报告要做，有很多证据要提供。
那么如何化繁为简，达到“少即是多”呢？
我的建议是要回到做一件事的目的是什么上，再来考虑如何使这件事做得有效，以达成我们期望的目的，而不是单纯追求所谓的书面证据。毕竟证据并不是我们真正想要的结果，我们需要的是有效实施。
例如领导团队需要对改善活动进行定期跟进，这是推动改善文化建立的必要之道，但是定期跟进，并不代表要在办公室坐着开会。领导团队的成员，可以通过集体去现场巡视、分工辅导和审核小组等方式来开展定期跟踪和辅导的工作，同时可以将会议频率控制在一个平衡的水平。
对于改善小组来说，需要认识到每个改善的步骤，某个改善的工具，它们的目的是什么，为什么要做这一步，为什么要用到这个工具，如何让问题分析和解决的工具充分发挥其作用，如何在使用的过程中，提升人员的能力，提高工具使用的质量，而不是走形式主义，一味地照葫芦画瓢。毕竟我们使用工具，不是为了留下一堆漂亮的记录，如果工具的使用无法达成期望的改善效果，就容易让大家产生怀疑和不认同。这是我们在改善的推进中，需要时刻注意的。慢慢来，重质量，也是这个意思。
回归到目的上，也可以帮助我们思考如何简化某些问题分析和解决的工具，如何针对复杂的系统，结合当前的需求，进行解构重组，以便我们可以有重点地针对当前的需求，进行能力的提升和实践应用。
例如在上文中提及的故障分析质量不高的情况，经过详细调查了解，我们发现，维修人员对于故障的描述，存在很大的不足，当设备有问题时，故障单上填写的记录，都是简单的“电机坏了”“轴承坏了”这样的描述，另外，大部分故障分析表单，都是在做填空题。所谓填空题，就是维修人员会将他们维修时所采取的措施，作为5WHY分析的结果，然后故障描述作为起始点，而中间的分析部分，就是在尽可能地填写几个WHY来填满两者之间的空格。维修人员根本没有在思考到底为什么故障会发生，而只是为了要完成5WHY分析而做了分析。当然这个情况，既存在能力方面的不足，也有意愿方面的不够。
针对这种情况，我和工程维修部经理，一起推出了针对维修人员提升5WHY分析能力和意愿的活动。针对意愿，我们推出了结合5WHY分析和故障消除的建立设备主人翁意识的活动，对维修人员提出明确的行为期望和要求。针对能力方面，对于5WHY分析工具的使用现状和大家能力上存在的差距，我们有针对性地提出了5WHY分析的“五大原则”。(www.xing528.com)
这五大原则分别是：
• 区别和澄清问题；
• 用4W+1H来描述问题；
• 没有标准或者人员不执行标准时，不用再问WHY；
• 倒退检查逻辑；
• 措施要针对原因。
之所以提出这“五大原则”，就是希望能够做到简单易记，同时帮助领导团队和中层管理人员在开展辅导时，更有针对性。我们还制作了五WHY分析的五大原则的小卡片，方便大家随身携带。
原来的分析记录表单，大家普遍反映要花不少时间去整理。对此，我们采取了在现场安装5WHY分析看板的方式，大家可以在现场直接以小组团队的形式开展讨论分析，直接记录在看板上，至于记录留档，则采取拍照方式（如果小组成员希望整理成书面档案，我们当然欢迎）。同时我们也取消了凡是有故障都需要提交书面5WHY分析的规定，而是根据现场的情况，对故障的严重程度进行了细分，而只有达到某种严重程度的故障，才需要大家按照正规的要求，开展正式的问题分析，并提交分析记录；同时维修主管和生产主管也会参与到问题分析的过程中，提供辅导，以确保分析的质量。
通过这些化繁为简的手段，我们有针对性地关注某个通用的问题分析和解决工具，在这一定程度上帮助了我们提升维修人员的分析能力，对于消除和降低故障，起到了帮助。
回到改善的目的，回到改善中某件事项的具体目的，稳打稳扎，将简单的工具用好，发挥其最大效用，化繁为简，“少即是多”。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
