会展策划：降低经营费用，固定费用需控制

在编制预算时需要注意的是，与收入类科目中列举的科目数量相比，支出类列出的科目数量。对各项支出做出客观而正确的科目分类，是进行健全有效的财务管理的关键因素。这些支出分类一般都源于历史数据，或者是会展企业自己的项目与他们公司类似规模和范围的项目进行比较得出的结果。对每个设置的支出明细科目所做的实际资金预算，就是会展企业财务人员或者是经理人员依据编制预算时所获得的信息而断定为合理支出的数额。因此，掌握的信息越多，支出预算的准确率就越高。这是财务记录档案保管对财务管理运作至关重要的原因之一。

（一）行政管理费

在许多会展企业，某个项目的预算是部门预算的一部分，部门预算要报到分公司预算中，而后者要上报到总公司预算。无论项目资金来源何处，其设置的项目预算中各项费用一定要详细准确，这一点十分重要。相关工作人员可能要负责为许多项目做预算，这些预算都要报到部门预算当中。这时候，会有一些项目共享的费用，如行政辅助，这些辅助性工作可以是复印、电话、信函往来、计算机等。这些辅助性工作费用加上工资和奖金，统称行政管理费。

（二）固定费用

一个会展项目的固定费用是指可预测的费用项目，如租金、工资、保险费、电话费、支持项目运作所需的其他标准经营费用等。销售成本降得越低，净利润实现的机会越大。为了降低经营费用，要采取各种措施设法减少固定费用的支出，这一点非常必要。固定费用并不随着项目的参加人数而变动，即使实际收益少于预算收益，固定费用也不变。例如，印刷和邮寄宣传资料是早在项目进行之前就发生的，某些为项目提供产品和服务的供应商的费用，租金费用一般不会有什么变动。

（三）可变费用

可变费用是根据出席者人数或其他因素的变动而变动的费用。可变费用的预测更加困难，原因是这些费用经常到最后时刻才购进，而且价格波动较大。可变费用或直接费用主要包括：视听设备租赁费、劳务费、注册工本费、活动节目单设计、印刷费，以及其他需要最终确定数量和价格的项目累计费用。由于宾客往往到最后一分钟才注册，以及在不同的活动间走动的宾客数量的增加，所以，等到最后时刻才订购某些项目是件很难办的事情。印刷和预先租赁视听设备和工作人员，都需要充足的时间才能保证交货的质量。这考量着企业是否具备利用历史数据测算所需要项目数量的能力，或者具备制订一个快速获取特别供应的方案来减少预定物品数量的能力。这种能力可以极大地帮助企业压缩可变或直接费用。

（四）展览费用分类(www.xing528.com)

一般将展览费用分为四大类，并根据不同的特点、标准提出分配比例和备用比例。

（1）设计施工费（展台费用），占35%～70%。

（2）展品运输费用，占10%～20%。

（3）宣传公关费用，占10%～30%。

（4）行政后勤类费用，占10%～20%。

展览费用预算可以根据财务特点，参照展览工作方案分类逐项安排。预算要列明开支项目、预算额、实际开支额等。