会展策划流程-会展策划

会展策划需要遵循一定的策划流程，这是由于一方面会展策划是一个系统管理工程，需要对复杂的会展环境和相关因素进行综合分析，并在此基础上做出科学的决策；另一方面也是会展行业规范化发展对会展策划提出的内在要求。会展策划的基本流程包括成立策划小组、进行市场调研、定位目标市场、制定会展策略、制定媒体方案、会展设计策划、制定预算方案、形成策划文本、实施效果评估等步骤。

（一）成立策划小组

任何工作的开展都要依赖具有专业素质的人来完成，会展策划首先要确立的就是汇集具有专业知识和技能的会展人才集思广益，成立会展策划小组，具体负责开会展展策划工作。

一般而言，会展策划小组的人员构成应该包括以下方面。

（1）项目主管。

负责会展活动项目的整体策划、运营、协调与控制，代表整个活动项目组实施对内管理和协调，对外联络与沟通。

（2）策划人员。

负责会展活动项目的具体策划、运作与实施。

（3）文案撰写人员。

负责各类会展文案的撰写。

（4）会展设计人员。

负责会展活动项目各类视觉形象的设计，准确传递会展策划的意图。

（5）市场调查人员。

研究和调研与会展活动项目相关的各类市场行情与消费需求，为会展策划提供市场基础。

（6）媒体联络人员。

熟悉各类媒体状况及其传播优劣势，拥有与媒体的良好关系，在会展活动项目策划时能够进行有效的媒体规划，为活动项目开展提供最佳的广告宣传效果。

（7）公关人员。

为会展活动项目的策划与开展争取良好的公众关系，创造良好形象，获得支持和帮助。

会展策划小组在项目主管的领导下分工合作，明确职责，各施其长，共同完成会展活动项目的策划与实施。

（二）进行市场调研

市场调研是会展策划的基础。所有的会展活动项目的设计和开展都是基于会展行业的市场需求与发展需要。准确的市场调研是会展策划的出发点和会展活动项目成功的关键。

基于不同的利益相关者，进行会展策划时需要站在不同的角度收集不同侧面的市场信息，开展契合自己发展目标的市场调研与分析。一般而言，作为会展主办方，需要进行调研的市场情况包括以下几个方面的重点：

（1）特定行业发展状况及其发展趋势；

（2）特定行业利益相关者需求与期望；

（3）同类会展的竞争能力比较；

（4）本次会展的竞争优势；

（5）潜在会展客户需求。

通过科学的市场调研，为会展策划提供准确的市场信息与决策基础，明确具体的目标市场定位，以及围绕目标市场设计的会展活动项目规划。

（三）定位目标市场

市场调研明确了特定会展行业的发展状况与竞争状况之后，会展策划方需要结合自身优势进行准确的目标市场定位。会展策划方需要明确目标市场的会展客户是谁，如何针对性为会展目标客户提供他们所需要的会展服务，以及策划怎样的会展活动项目能够达到会展目标客户所期望的服务效果。不同的目标市场定位决定了会展策划的方向和内容，也是会展策划在策划之初，首先要明确的问题。(www.xing528.com)

（四）制定会展策略

针对特定的会展目标市场及其客户需求，会展策划方要制定出具有独特竞争优势的会展活动项目，并通过具体的可操作的行动方案来吸引目标市场上的会展客户，并实现和满足他们特定的会展需求。会展策略包含和涉及的方面很多，一般而言，以下方面都是需要重点策划的：

（1）会展组织机构与赞助策划；

（2）会展宣传推广策划；

（3）会展招展招商策划；

（4）会展相关活动策划；

（5）会展后勤服务策划；

（6）会展品牌策划。

不同的会展角色和利益相关者在会展策划中有不同的利益关切点，会展主办方和参展方作为会展策划方时各自所关切的内容也不一样。所以，具体的会展策略依会展策划方的会展目标而定，会展策略的内容也因时因地而异。

（五）制定媒体方案

会展策划需要实施有效的媒体策略。会展活动项目的顺利开展，需要会展目标客户及利益相关者的积极参与，以及社会公众对会展活动项目的认可与支持。不同的社会媒体具有不同的沟通功能和沟通特点，会展活动项目组织者需要综合考虑目标客户及其利益相关者的媒体习惯、产品性质、信息类型、广告成本等，以此来制定适宜的契合会展目标的媒体策略方案。

（六）会展设计策划

会展策划需要对会展活动进行有效的展示展览设计，展示展览设计是传递会展信息，吸引会展目标市场客户，提升会展形象与品味的有形设计途径，也是会展营销的组成部分之一。

会展设计策划以实现会展策划目的为导向，无论展览结构设计，还是展台设计与搭建，无论展览公司的设计批准，还是展览宣传册制作等，都必须以会展目标为导向，以会展客户的需求指引为导向。会展设计策划大到整个会展现场及氛围的营造，小到分发给现场客户和观众的产品介绍，甚至手提纪念袋等，都应该形成统一的整体风格，向会展目标客户传递统一的突出主题的信息，以此形成强大的视觉冲击力，给予会展目标客户难忘的设计体验感。

（七）制订预算方案

会展策划需要有良好的财务管理和预算控制。大多数情况下，会展活动项目的可持续开展需要一定的财务投入，同时也会考虑预期的财务收益。预算是协助实现财务目标的重要工具之一，会展活动项目的开展应该在契合预算的前提下来进行。预算方案的制订要能满足会展活动项目的顺利开展，同时在可接受的范围内给予一定的风险防控。

一般而言，会展活动项目的预算需要考虑以下几项基本内容：

（1）过往类似会展活动项目的历史数据；

（2）行政管理费；

（3）预期收益；

（4）固定费用；

（5）可变费用；

（6）详细开列的项目；

（7）调整控制。

（八）形成策划文本

在进行一系列的前期会展市场调研、会展目标市场定位、会展策略制定、媒体方案制定、会展设计策划、预算方案制定等工作之后，会展策划需要以策划文本的形式将以上过程完整地记录下来，以此作为后续具体的有步骤地开展相应落实工作的指导和执行方案，并且在执行过程中伴随可能出现的变化情况进行监控、评估和调整，最终保证会展目标的实现。

（九）实施效果评估

会展活动项目的策划与开展，始终是围绕会展目标进行的。会展目标的达成并不以一次会展活动项目的结束而结束。会展活动项目的不仅仅是一次成功的办展经历及其经济、社会效益的实现，还包括持续的会展目标客户关系的建立和发展，长久的经济、社会效益的可持续实现。会展活动项目结束后，后续的工作还有很多，其中实施效果评估就是极其重要的一环。

会展策划的效果评估，既包括会展策划活动项目的工作评估，也包括会展策划活动项目的效果评估。会展策划的效果评估可以是定性层面的内容评估，也可以是定量方面的内容评估。