管理学：控制功能与成本控制

在管理工作中，人们借助计划工作确立目标，借助组织工作来调配资源，构建分工协作网络，借助领导和激励来指挥和激发员工的士气和工作积极性。但是，这些活动并非一定能保证实际工作按计划进行和组织目标的真正实现。因此，控制便显得尤为重要，控制是管理职能链条上的最终环节。

任何组织都需要控制。控制为组织提供适应环境变化、限制偏差累计、处理组织内部复杂局面和降低成本提供了有效的途径，见图11-1。控制的这四项基本功能也是控制的目的所在。

图11-1　控制工作的功能

1.适应环境的变化

如果管理者能够建立起目标并即刻将其实现，那么就不需要进行控制。事实上，制定目标之后到目标实现之前，总有一段时间。在这段时间内，组织内部和周围环境会有许多事情发生：竞争对手可能会推出新产品和新的服务项目，新材料和新技术可能会出现，政府可能会制定新的法规或对原有政策进行修正，组织内部的人员可能会产生很大的变动，等等。这些不仅会阻止目标的实现，甚至可能要求视情况的变化对目标本身进行修改。因此，需要构建有效的控制系统帮助管理者预测和确定这些变化，并对由此带来的机会和威胁做出反应。这种环境探测越有效、持续的时间越长，组织对外部环境的适应能力就越强，组织在激烈变化的环境中生存和发展的可能性就越大。

2.限制偏差的累积

小的差错和失误并不会立即给组织带来严重的损害，然而随着时间变长，小的差错就会得以积累、放大，并最终变得非常严重。

蝴蝶效应(www.xing528.com)

1979年12月，学者洛伦兹在华盛顿召开的美国科学促进会的一次讲演中提出了这样一个观点：一只蝴蝶在巴西闪动翅膀，有可能会在美国的得克萨斯州引起一场龙卷风。他的演讲和结论给人们留下了极其深刻的印象，从此以后，所谓“蝴蝶效应”的说法不胫而走。从科学的角度看，“蝴蝶效应”反映了混沌运动的重要特征——系统的长期行为对初始条件的敏感依赖性。在混沌系统中，初始条件的十分微小的变化经过不断放大，对其未来状态会造成极其巨大的差别。

美国的Whistler公司是一家制造雷达探测器的大型厂商，曾经由于需求日益旺盛而放松了质量控制。次品率由4%上升到9%，再到15%，直至25%。终于有一天该公司的管理者意识到公司全部250名雇员中有100人被完全投入到了次品修理工作中，待修理的库存产品达到了200万美元。

工作中出现偏差在很大程度上是不可完全避免的，关键是要能够及时地获取偏差信息，及时采取有效的矫正措施。20世纪90年代出版的畅销著作《第五项修炼》始终强调管理中的两个关键点——寻找杠杆解(即确定并设法解决那些关键性的问题)和减少时滞，这就要求有效的控制系统予以保证。

3.处理组织内部的复杂局面

如果一个企业只购买一种原材料，生产一种产品，组织设计简单，并且市场对其产品需求稳定，那么它的管理者只需一个非常基本和简单的系统就能保持对企业生产经营活动的控制。但这样的企业在现实中几乎没有，大多数企业要选用很多的原材料，制造多种产品，市场区域广阔，组织设计复杂并且竞争对手林立。他们需要复杂的系统来保证有效的控制。

组织内部的复杂局面使得授权成为必要，但是现实中许多管理者发现他们难以授权，原因是怕下属将他们负责的事情做错。然而，如果管理者建立起有效的控制系统，由它给管理者提供有关下属工作绩效的信息，那么管理者对授权的担心就会减轻，并使组织内的复杂局面变得井然有序。

4.降低成本

从事经营管理工作的人，最熟悉的一个公式应该是：利润=收入—成本。成本领先是企业获得竞争优势的一个主要来源，它要求建立起达到有效规模的生产设施，强化成本控制，减少浪费。为了达到这些目标，有必要在管理方面对成本控制予以高度重视，通过有效的控制降低成本，增加产出。