管理学：五种正式沟通类型和沟通网络的优缺点

现实组织中，许多信息的传递需要经历多个信息发送者和信息接收者环节，才能到达信息的最终接收者。如果在组织内部不能建立起顺畅的信息传递渠道和有序的信息沟通网络，信息将很难在多个人之间进行有效交流。根据信息传递渠道的不同，可将沟通分为正式沟通和非正式沟通两大类。

(一)正式沟通

正式沟通是按照组织设计中事先规定好的结构系统和信息流动的路径、方向、媒体等进行的信息沟通。例如，组织内部的文件传达、会议召开、上下级之间的定期情报交换等。从沟通渠道看，正式沟通一般与组织所遵循的层级关系有关，包括：①纵向沟通，上级可以利用正式沟通方式向下级布置任务，下级也可以利用这一渠道向上级汇报工作进度；②横向沟通，主要发生在同一层次、不同业务部门之间的沟通；③斜向沟通，也称交叉沟通，指信息在处于不同组织层次之间的，没有直接隶属关系的人员或单位之间的沟通。

从沟通网络看，正式沟通可以分为五类，即链式、环式、Y式、轮式、全通道式。以五位成员之间的沟通为例，上述五种沟通网络结构可以表示为图8-4所示的各种形式。

图8-4　正式沟通的基本类型

1.链式沟通

这是一种信息在组织成员间只进行单线、顺序传递的犹如链条状的沟通网络形态。在这种单线串联式沟通网络中，居于两端的成员只能与其内侧的一个人联系，居中的成员则可以分别与两侧的两个联系。成员之间的联系面很窄，平均满意度较低。信息经层层传递和过滤，容易失真，最终一个环节所收到的信息往往与初始环节发送的信息差距很大。

2.环式沟通

环式沟通可以看作是把链式形态的两头沟通环节相联贯而形成的一种封闭式结构，它表示组织所有成员间都不分彼此地依次联络和传递信息。由于该网络中的每个人都可以同时与两侧的人沟通信息，因此大家的地位平等，不存在信息沟通中的领导或中心人物。采用环式沟通网络的组织，集中化程度比较低，组织成员往往具有较高的满意度。如果组织中需要创造一种能激发高昂士气的氛围来实现组织的目标，环式沟通是较为理想的模式。

3.Y式沟通(www.xing528.com)

Y式沟通网络中有一个成员位于沟通的中心位置，成为因拥有信息而具有权威感和满足感的人。现实组织有些经常表现为Y式网络形态，如在主管、秘书和几位下级构成的纵向关系中，秘书的职位并不高但却常拥有相当大的权力。如果主管人员的工作任务非常繁重，需要有人协助筛选信息和提供决策依据，同时还要在最大程度上实行有效控制时，采用Y式沟通网络比较合适。

4.轮式沟通

轮式沟通网络中的信息是经由中心人物向周围多线传递的，属于控制型沟通网络。在组织中，只有领导人物是各处信息的汇集点和传递点，其他成员之间没有相互的交流关系，所有的信息完全是通过他们共同的领导人进行交流的。这种沟通方式的准确度很高，解决问题速度快，主管人员控制力强，较为适合成员接受组织的紧急任务，既强调快速反应，又要求严格质量的情形。

5.全通道式沟通

这是一种典型的开放式网络系统，所有成员之间没有限制和障碍地进行信息交流。采取这种沟通网络的组织成员往往比较熟悉，成员地位的差异比较小，可以直接、自由而坦率地发表各自意见，合作气氛较浓，从而有利于集思广益，提高了沟通的准确性，比如委员会方式。

上述五种正式沟通类型和沟通网络各有利弊。领导者在实践中要注意根据具体情境选择恰当的沟通方式，从而有效开展管理沟通，使自己的领导魅力在人际沟通中不断得以展现，并带领组织成员不断向更高的目标迈进。

(二)非正式沟通

非正式沟通是指除正式组织途径以外的信息沟通方式，主要以小道消息方式跨越传统的部门、单位以及层次之间的社会关系来传递信息。由于非正式沟通不必受规定程序或形式的限制，且沟通对象、时间及内容等方面都未经计划，因此非正式沟通的灵活性和随意性强，信息扭曲和失真的概率也高。

非正式沟通不拘泥于形式、直接明了、速度快，容易及时了解到正式沟通渠道难以提供的“内幕新闻”。但是，非正式沟通也有明显的缺陷，比如难以控制、传递信息不确切、容易形成小集团、小圈子，从而影响组织的凝聚力和人心稳定。

传统的管理及组织理论并不承认非正式沟通的存在，如果出现非正式沟通，也主张将其消除或降低至最低限度。目前，越来越多的学者认识到，非正式沟通现象的存在是根深蒂固的，比较合适的选择是对非正式沟通加以了解、适应和调整，使其有效担负沟通的重要作用。