人员需求分析是合理配备人员的依据，也是进行员工聘任和培训工作的基础。为实现总体目标，组织必须对目前及未来人员需求的类型和数量进行科学的预测和分析，制定人员需求计划，以保证组织在需要的时候能够得到及时、良好的人员供应。
人员需求分析过程包括：①评价现有的人员；②预测和评估未来的人员需求量；③制定人员需求计划。
人员需求分析应以组织结构设计为依据。管理者首先参照组织结构图，根据设计出的职务数量和类型来确定需要的人员数量。接着对于每个工作岗位的任职条件，要提出和解决如下的问题：在这个工作岗位上应当做些什么?怎样去做?由谁来做?他需要具备什么背景、知识和才能?要回答这些问题，需要通过观察、访问、发放调查表等方法收集相关信息，进行工作分析，最后形成工作说明和工作规范两份文件。
工作说明。对组织内各个工作岗位的特征进行具体描述，详细说明各个岗位的所属部门、工作内容与目的、工作标准、岗位责任、与其他工作岗位的关系、工作环境以及所需的工作设备、工具、材料等。
工作规范。明确而具体地说明从事某项工作的人员必须具备的资格，包括技能要求、教育程度和工作经验等。工作规范应体现出岗位上最适合人选具备的特征，比如个性、行为特征、特殊技能等。
由于组织是随所处环境的变化而不断发展的，因此预测和评估人员需要量要考虑组织规模的发展与业务扩充的要求，还应考虑到人员合理的流动率，如退休、身体状况不佳、降职和离职而造成的职位空缺，以及外单位会不断挖走组织培养但留不住的有才干的员工。(www.xing528.com)
人员供应来自两个方面。一是组织内部可能提供的人力资源，通常可以借助人员现状表、技能储备图、管理人员储备图等形式了解情况。这种图表一般的形式是在组织机构图上标明员工的现状、拥有的技能或作为管理者得到提升的可能性。这种图表提供了一个组织内人员配备的总体情况，能够看到组织是否有充足的后备人员，是否需要进行招聘和培训。二是从组织外部可能获得的人力资源。影响组织外部人力供给状况的因素很多，如人口和体制背景、教育状况、国家就业政策、用人单位竞争状况、就业者的心理和价值取向等。
在进行了上述的分析后，要制定出阶段性的人员需求计划。人员需求计划要列出工作岗位的数量，指出哪些要补员或减员，不同的岗位需要哪一类型的人员，明确每个工作岗位的具体要求。具体的人员需求分析模型见图8-1。
图8-1 人员需求与供给模型
资料来源：海因茨·韦里克，马克·V.坎尼斯，哈罗德·孔茨著，马春光译.管理学——全球化与创业视角.经济科学出版社，2011：260
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