制作学生成绩通知单-办公自动化实训

【实验目的】

能够熟悉使用邮件合并功能批量制作成绩通知单，并举一反三，批量制作准考证、贺卡等。

【知识要点】

1．邮件合并

（1）概念：先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的Word主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源Excel文档（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。如果有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便地按一个记录一页的方式从Wrod中用邮件合并功能打印出来。

（2）用途：批量打印信封、信件、请柬、工资条、个人简历、学生成绩单、各类获奖证书、准考证、明信片、信封及个人报表。

【实验资料】

效果如图2－6－1所示。

（1）自定义纸张14cm＊20cm，上、下、左、右边距都为2cm，标题为红色隶书小一号字，正文为仿宋小四号；

（2）插入一个6行2列的表格，并在表格中输入文字内容，格式：宋体、五号、居中对齐，并输入落款文字，格式：仿宋、五号，如图2－6－2所示；

【操作指导】

图2－6－1 效果图

图2－6－2 设置基本信息(www.xing528.com)

图2－6－3 设置页面边框和背景

（3）设置页面背景为浅青绿色，页面设置艺术边框，如图2－6－3所示；

（4）新建一个Excel表，建立学生成绩库，并输入学生成绩数据，如图2－6－4所示；

图2－6－4 新建学生成绩Excel表格

注意：照片文件夹和成绩单的Word文件放在同一目录中。照片的文件名要和学号一致。

（5）执行“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开数据源，选择第（4）步中创建的Excel成绩表；

（6）为Word成绩单中各个区域插入相应的域，如图2－6－5所示；

图2－6－5 插入域

图2－6－6 合并照片

（7）执行“插入”→“域”，为成绩单的标题下方插入图片域，并按［F9］键刷新，即可看到照片，调整照片的位置和大小，如图2－6－6所示；

（8）执行邮件合并工具栏中的“合并到新文档”，这时所有照片都一样，按［F9］键刷新，即可看到最终效果。至此，项目结束，效果如图2－6－7所示。

图2－6－7 效果图