办公自动化实训：项目五—内部邮箱使用与备忘录制定

【实验目的】

1．了解内部邮件的基本知识。

2．熟练掌握内部邮件的发送与接收。

3．掌握个人日常备忘录的制定与查看。

【知识要点】

邮件是指经传递方式处理的文件。电子邮件是一种通过计算机网络实现相互传送和接收信息的现代化通信方式。使用电子邮件用户可以用非常低廉的价格，以非常快速的方式（几秒钟之内），与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等多种方式。

按使用用途电子邮箱系统分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱；按范围分为内部邮箱和外部邮箱。

OA系统的内部邮箱是集成化办公中的重要部分，同样具有电子邮件的快速便捷特点，因为是在企业或事业单位内部范围内使用，所以安全保密性更强，使用更方便，用户不必每次打开浏览器，或登录邮箱，也不需要对方的邮箱地址，只要在OA系统中点击“邮件”，然后点“部门”，选择某“同事”就可以在本单位范围内传递信息。

备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。备忘录的特点：

（1）事务性。备忘录所记录的事项有两类：一类是如实记录现实中曾经发生过的事实真相，如记录商务谈判中双方所表达的承诺、一致或不一致的意见等；另一类是为了避免忘却而提前记下计划办理的事项，如上级发给下级的工作要点备忘条。

（2）提醒性。即提示当事人避免忘却的特性。

备忘录的类型：(www.xing528.com)

（1）个人备忘录。即属于个人事务的备忘录，记录的事情其他人不参与。

（2）交往式备忘录。这是记录人际之间活动的备忘录，这种备忘录必须真实地记录各种情况，包括对当事人有利或不利的情况。这类备忘录有商务谈判备忘录等。

（3）计划式备忘录。即提醒将来之事的备忘录。

OA系统备忘录属于个人工作备忘录，可以通过设置“公开”和“保密”来限制它人查看，而且可以通过工作日程安排生成备忘录。

【实验资料】

效果图如图1－5－1和图1－5－2所示。

图1－5－1 内部邮件效果图

图1－5－2 备忘录效果图

操作指导】

（1）练习内部邮件的制定、发送，并能及时处理内部邮件；

（2）在“日常办公”中进行工作的日程安排，生成备忘录。