电算化对于档案的整理和归纳具有非常强的能力，所以，基层财税人员必须根据电算化的特点，加强介质储存的管理。
基层财税应建立统一体系，定期将计算机的数据进行光盘刻录，并放置于档案库储存，避免因为计算机损坏造成的数据损失。对于这份光盘备份，应做到准确分类，以便于随时进行查阅。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。同时，每一份备案，都应标明制作档案的时间与操作员姓名。
无论采取多少种手段，对软件、数据进行维护，都应形成完整的制度，并得到有效贯彻。例如，安徽省蚌埠市就推出了相关条例，对数据安全进行制度保障。
2012年10月23日，蚌埠市审计局官网报道：
日前，安徽省蚌埠市审计局出台了《电子数据保密管理暂行办法》（以下简称《办法》），对电子数据分类、采集方式、等级保护、移交收集、责任追究等方面做出了明确要求，确保电子数据保密安全。(www.xing528.com)
《办法》明确了电子数据的类别和内容，电子数据包括从被审计（调查）单位采集的财务软件、业务系统电子数以及审计人员在开展审计项目过程中形成的电子数据；要求电子数据的采集应由被审计单位专业人员或软件使用人员进行采集拷贝，如果被审计单位人员不具备数据采集能力，审计组可以在被审计单位软件使用人员在场的前提下，在被审计单位财务软件、业务系统上进行电子数据采集拷贝，不得向软件或系统中写入或改写任何信息，避免产生不必要的风险。《办法》对“被审计单位和相关单位提供的原始电子数据，按其原有的秘密种类和等级保护管理”等5种情况实行了等级化保护。电子数据保密管理实行责任制，在审计项目实施过程中，实行审计组长负责制，禁止审计人员私自备份电子数据。为了避免电子数据出现“审一个、扔一个”，分散存放在各个业务部门，形成数据“孤岛”，要求审计项目结束后30日内，审计组长（主审）或指定的专人应对已完结审计项目填写《电子数据移交单》，并把原始财务、业务等电子数据移交到局数据中心，集中储存管理。《办法》还建立了责任追究制，明确了违反规定的处理措施，并将电子数据移交、保密、安全情况列入年终业务工作考核。
只有形成规范化的制度，基层财税人员才能真正认识到软件与数据的意义，真正保护数据不被侵害。
本节思考：
你所在的单位，电脑使用是否有相关规范？哪些部分让你觉得存在一定隐患？
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