展示工作成果的有效方法

孩子:明明是一个小组所有人共同完成的工作,但却因为一些组员能说会道,把自己做的东西吹得多么复杂多么重要,领导就更倾心于他们,把功劳都归给这些人。相反的,有些组员明明比别人都辛苦地投入,却因为是个“闷葫芦”,就只能默默地付出却不被赏识。这真的公平吗?俗话说,“会哭的孩子有奶吃”,如果这样,我们都夸夸其谈就好,何苦干得这么累呢?

妈妈:这确实是一个职场中可能出现的让人感到沮丧的情况。虽然确实有只根据亲疏远近和个人喜好来奖罚的领导,但毕竟是少数。设身处地去想,领导没有亲身经历项目的细节,即使心里想要公允客观地评判,也只能主要依靠小组中的你们提供的信息。为了帮助领导更加公正地给予你们认可和奖励,要在辛苦工作的基础上,学会更加有效地向领导、同事和客户展示自己的工作成果,也认可别人的工作成果,帮助所有人收获自己应得的肯定。

孩子:工作成果难道不是只有对于短期项目的口头汇报和大项目会议上的汇报的吗?好像没有什么可以更改的余地。

妈妈:其实有效展示的方法远不止这些。正如清华大学卢舒野、刘鑫、郑晓明三位作者的文章《向主管兜售自己的创意:员工的创意行为展现与影响力策略的交互作用对创意识别和创意实施的影响》里所说^[1],员工不仅要用行动展现创意,而且还要利用影响力手段来加强主管对其创意的认知。其中行动展现包括幻灯演示、实物展示等,影响力策略包括理性说服、鼓舞感召、洽谈咨询及协同合作。

孩子:这么说捍卫自己创意的结果和证明自己工作辛苦的责任是要由我来承担的咯?不过领导确实也不会读心,很多我觉得很明显的事情可能对于他们来说并非如此。

妈妈:是的,那么我们先从短期项目说起。首先要知道,每个人处理信息的方法是不一样,也较难改变的。就像在学校里有些同学的靠记笔记学习,而有些同学则必须要组成学习小组讨论,这种区别进入职场也是一样存在的。所以彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中就提到,优秀的职员需要判断领导的学习风格是听汇报型还是阅读文字型。如果是听汇报型,那就要和领导预约对话的时间汇报工作;如果领导是阅读文字型,可以通过邮件或文字报告的形式汇报工作,从而征求反馈意见。假使你对喜欢阅读文字的领导只作口头汇报,那就像逼迫喜欢记笔记的同学硬要通过讨论学习一样,自然让信息的传递效率大打折扣。

孩子:那如果是大项目结束时的大会汇报呢?这么多听众实在是众口难调,我又要如何让自己最大程度上被理解呢?

妈妈:这就是为什么你看大会上讲者口头演讲的同时,也有幻灯片或者打印的文件,还有问答环节帮助喜欢讨论的人加深理解。只要保证自己汇报的时候,这几项媒介都设计得简洁扼要,就可以保证大部分人的有效理解。(www.xing528.com)

孩子:书面材料和幻灯片提前准备好放在那里就可以了。可在这么多人面前演讲,我总是非常容易紧张,一紧张效果就显得不好。

妈妈:公众演讲时候感到紧张是非常常见的现象。缓解的技巧非常多,在这里我挑选了几项自己觉得很有用的方法:

首先,要大量练习。一次演讲除了内容要反复背诵以外,还有非常多需要练习的方面——口音口型、距离会场话筒的远近、台上的身姿等。从这样多个方面进行练习可以很大程度上减轻焦虑。

其次,要通过减慢语速和询问的方式确保听众的理解。开会的时候经常会出现演讲人因为过分紧张所以说话越来越快的情况。虽然本人可以更早地逃脱站在台上的尴尬局面,但听众们全都听得云里雾里,导致最后信息无法有效地传递。相反的,通过有意识地控制语速,并询问:“讲到这里我暂停一下,大家有什么问题吗?”等方式,不仅可以显得人气定神闲,更能保证结束的时候听众听懂了你讲的内容。

最后,对突发状况要有所准备。即使是胸有成竹的演讲者,如果现场出现了意外情况,也容易慌乱。但商务会议里设备故障、人员临时出入会场、领导随机提问和时间不够等现象是经常出现的。所以准备好了演讲内容之后,也要考虑,如果大会时间压缩,只能给我5分钟,我会挑哪些重点内容讲?如果幻灯片放映机坏了或者稿子不见了,我要如何讲解内容?心态上准备好,方可临场应变。

孩子:如果使用妈妈所说的汇报和演讲技巧提高了沟通效率,但自己实事求是,他人却夸大其词,还是无法得到赏识,这时候怎么办呢?

妈妈:沟通是职场中的重要能力之一,主体是你自己。你这里提到赏识,赏识的主体是自己之外的人,这与考核评价相关,我们到第六章将具体介绍。