邮件反馈：如何撰写符合部门邮件习惯的关键性信息职场对话

孩子:进入职场以后,大家的官方交流主要都通过邮件。一方面自己每天收到许多邮件应接不暇,另外一方面有紧急的事情需要同事帮忙办理,却因为关键的内容写在了大段文字里没能引起同事注意,耽误了工作的进展,有没有什么办法能更加有效地传递信息呢?

妈妈:可以从多个方面来调整。首先需要知道的是,根据传递信息的内容长短和时间缓急,要合理地在电话、邮件、短信以及微信、QQ之类的社交软件中进行选择。这些通信方式各有各自的优势,具体可以参考以下的表5-1:

表5-1　反馈渠道分析表

就像你刚说的例子,如果真的非常紧急但又有大量附加信息的话,可以直接打电话给对方简短地叙述一下请求,同时再把具体的操作指令以邮件的形式发出,这样既保证了信息的即时传递,方便对方操作,也确保了你们沟通记录的保存。而如果需要讨论的内容争议性很大或者是公司机密,那邮件就不是最好的选择,因为你无从知道收件人是否会把这个白纸黑字的记录转发给没有权限知道的人。

孩子:这我大概了解了。那如果在选定了邮件作为载体的基础上,我要如何撰写邮件让传递的信息更加清晰呢?

妈妈:首先需要意识到的是,有些职场人每天就会收到几百甚至几千封的邮件。为了帮助收件人在最短的时间内最大程度地理解你需要传递的信息,你需要把握三个重要原则:清晰、简洁、视觉上易消化。(www.xing528.com)

首先,在收件人打开邮件之前,就可以通过标题清晰地告知他们这封邮件的内容,帮助他们判断这封邮件需不需要看,需要采取什么行动和需要以什么优先级别处理等。要达到这样的效果,邮件标题就需要体现出这篇邮件的关键信息。如果需要立刻回复等行动,也可以在标题中标注出“需要回复”,清楚地提醒收件人这封邮件还需要后续操作,从而和其他信息告知类的邮件区分开来。切忌用不够具体的类似“简历”“文件”这类标题,不仅让人第一眼看到有点摸不着头脑,也不方便后期检索查阅。

其次,同样地,考虑到收件人每天处理的邮件数量之多,在能把事情交代完整的前提下,邮件的主体内容越简洁越好。撰写时应该直接从最重要的内容开始,再花一些篇幅提供额外的信息,最后总结,而不是把重要信息埋在大段的背景介绍里。另外,开头结尾的部分需要加上合适的打招呼和感谢的话语,这也是基本的邮件礼仪。

最后,尽量多使用列表等排版工具让对方视觉上更容易消化。相比一大段黑压压的文字,人的眼睛能更舒服地处理列表,瞬间理解信息的结构和相互关系。如果是有前后或者递进关系,可以使用数字,如果没有的话可以使用“Bullet Point”来排版。特别重要的文字还可以用加粗来强调。

孩子:这些工具我虽然了解了,但我要如何确认具体发的邮件是否符合公司普遍的标准呢?

妈妈:和正装的选择很类似,就是仔细观察公司里其他人是如何发邮件的。由于不同企业不同部门发邮件的对象不尽相同,一封在一个部门看来礼貌体面的邮件,在另一个部门看来可能有些浪费时间和效率低下。所以为了保证万无一失,要学会根据部门里同事的发邮件习惯调整自己的邮件撰写方式。

另外承接着之前所说的,细节决定成败,在这里也一样适用。在发邮件之前,一定要再三确认收件人和抄送人地址、添加附件、检查错别字和语法等细节,毕竟邮件一旦发出就无法撤回,如果出错也会永久地留在收件人那里。