数据构成的文本输入，标识数值型数据，提高录入效率

（一）数据输入

新建一个空白工作簿之后，首先要输入数据，常见数据输入方法有手动输入与自动输入两种：

1.手动输入

手动输入即选定相应的单元格，一一输入对应的数据与信息，输入过程中值得注意的就是不同的数据类型，其输入格式也不同，数据类型需要预先进行设置。

（1）文本类数据

文本类数据信息没有实际的数量意义，不参与数学运算，由字符、字母、数字、汉字等组成。文本类数据一般在单元格自动左对齐。若要输入的文本数据全部由数据构成，输入时在前面加“′”符号，用户与数值型数据区别，比如在A1中输入邮编742201时，需要在邮编前面输入′742201，最终显示为。

（2）数值型数据

数值型数据表示一定的数量信息。在输入过程中自动右对齐，除了有0～9数字，还有一些特殊符号。比如分数的输入，需要在整数与分数之间加空格键，而小于1的分数，需要在前面加0。

（3）日期型数据

Excel中预设了多种日期、时间的格式，在输入日期或时间过程中，若系统检测到与预设的日期或时间的格式匹配时，Excel会自动将输入内容识别为日期型数据类型。

2.自动输入

Excel表格中的数据输入，除了可以手动依次对单元格进行输入，还可以使用系统的特定功能实现自动输入。常见的有自动输入同一数据、自动输入序列型数据，这种自动输入数据最终都会提高数据录入效率。具体操作如下：

（1）相同数据填充

给活动单元格填充相同数据，相当于复制功能。因此，如果初始值中不包含数字，则单击初始单元格，在右下角出现黑色“十”字时即可拖动鼠标来复制填充同一内容。若要复制含有数字的初始值，那么首先选中要复制的单元格或单元格区域，然后在“开始”选项卡中的“编辑”组，单击选择“填充”按钮，同时在下拉列表中可以选择将初始值往哪个方向复制，比如上、下、左、右。如下图3-2-2所示，A列为不含数字的班级名称，直接使用鼠标拖动填充即可；B列为班级数，使用“填充”按钮来完成填充。

图3-2-2　Excel数据自动输入　

图3-2-3　Excel序列填充

（2）序列数据填充

序列数据填充就是将含有数字信息的单元格按照序列自动填充，具体操作如下：

①鼠标拖动填充

拖动鼠标自动填充数据在前面已经提出，与之前有区别的是，前文提到的鼠标拖动填充单元格，针对的是不含数据信息的单元格，相当于直接复制。此处，使用鼠标拖动可以将含有数据信息的单元格按照一定序列自动填充，比如在C1中输入“学号”，在C2中输入第一位同学的学号为“2018001”，后面学生的学号按照序列填充，即可单击C2单元格，拖动右下角弹出的黑色“十”字符号向下拉即可填充（如图3-2-3所示）。(www.xing528.com)

②填充按钮

选中要填充的区域，在“开始”→“编辑”中单击“填充”按钮，在“序列”对话框中选择序列产生在行或列，还可以选择序列填充的类型、步长值，如图3-2-4所示。

图3-2-4　Excel填充按钮

（3）数据有效性设置

在数据输入过程中，为自动检测数据输入的正确与否，可以设置数据的有效性。比如要输入学生英语成绩，学生成绩保持在0～100分之内，超出这个值就不符合要求。在“数据”选项卡中的“数据工具”中单击选择“数据有效性”按钮，打开如图3-2-5的对话框。设置“允许”为“整数”；“数据”设置为“介于”，最小值设置为“0”，最大值设置为“100”。若超过0～100这个范围，会有如图3-2-6、图3-2-7所示错误提示。

图3-2-5　Excel数据有效性设置

图3-2-6　Exce l数据出错警告

图3-2-7　Exce l数据出错警告消息

（二）数据编辑

1.数据选定

要对数据进行任意编辑首先要选中，鼠标单击单元格之后所选单元格出现黑色边框即可选中。若要选定一个单元格区域，鼠标拖动选中即可。

2.数据清除与修改

若只清除单元格中的信息，选中对象后按Delete键即可。若要删除单元格格式等，则执行“开始”选项卡中的“编辑”组，单击选择“清除”按钮，在下拉菜单中有“全部清除”“清除格式”“清除内容”“清除批注”以及“清除超链接”等选项，可根据需要清除相关内容。若要修改数据，首先单击选中对象，按Delete键删除原来数据，然后在“编辑栏”中输入要修改的内容。

3.数据的复制与移动

（1）复制

首先选中对象，鼠标变成十字箭头时，按住Ctrl键拖动对象到目标单元格即可。

（2）移动

移动不同于复制，复制之后原来的数据依然保留，移动之后原来的数据将消失，类似于剪切功能。选中要移动的单元格对象，鼠标向单元格边缘移动出现十字方向箭头时，直接拖动到目标位置即可。还可以执行“剪切”→“粘贴”操作来完成，这个操作类似Word，这里不再赘述。