Word文档基本操作技巧

（一）文件的基本操作

1.创建文档

Word文档可以承载文本、表格、图形等信息，要对文档进行编辑或其他操作，首先要新建一个Word文档或者打开已有的文档对其进行编辑。2010版本的Word新建的文档有空白文档和使用现有模板创建新文档两种类型。

（1）创建空白文档

Word应用程序启动后，会自动新建一个空白文档，但是用户有时还需要新建一个文档，其操作如下：

打开“文件”选项卡，继续执行“新建”按钮，显示如图3-1-7所示界面。此处要新建一个空白文档，因此在“可用模板”窗口中选择“空白文档”即可。事实上，“空白文档”也是属于模板中的一种。

图3-1-7　Word 2010“文件”选项卡

（2）使用现有模板创建新文档

Word 2010中预先设置了多种多样的模板文档，比如博客文章、书法字帖、会议议程、证书、奖状、小册子、名片等各类。所谓模板就是文档的外观、边框、基本格式已经预先设置好，用户只需要往其中添加内容即可。执行“开始”→“新建”后显示所有的模板，用户点击选择自己所需要的文档模板即可。

2.打开文档

用户有时需要对现有的文档进行编辑操作，那么首先要找到并打开现有文档。有两种方法可以打开：一种是找到要编辑处理的文档之后鼠标双击打开或者执行“右击”→“打开”即可；另一种方法是首先打开Word程序，然后执行“文件”→“打开”命令，出现如图3-1-8所示界面之后，在左边窗口找到文档所在位置并找到文档之后双击即可打开。

图3-1-8　Word 2010打开文档(www.xing528.com)

3.保存文档

新建一个文档或在编辑操作过程中要随时保存，或者在编辑完成之后要保存好，以免造成数据的丢失。保存类型有“另存为”和“自动保存”两种，具体操作如下：

（1）保存方法

①另存为

“另存为”保存类型可以对保存的文档进行命名或者重命名并指定保存位置，用于新建的文档保存或者编辑完成的文档保存。通过执行“文件”→“另存为”，出现如图3-1-9所示窗口，选择存储位置、对文档进行命名，最后点击“保存”即可。

②自动保存

自动保存会防止断电丢失编辑内容，执行图3-1-10最下方的“工具”→“保存选项”，选中“保存自动恢复信息时间间隔”的复选框可设置自动保存的时间间隔，系统默认为10分钟，用户可以自定义设置。这就意味着，用户在编辑文档过程中，每隔10分钟（或用户设置的时间）都会自动保存一次数据而不改变其文档的名称以及存储位置等信息。

图3-1-9　Word 2010“文档另存”为窗口

图3-1-10　Word 2010自动保存设置

（2）保存格式

使用以上任何一种方法即可实现文档的保存，保存过程中还需注意的是选择文档的类型。一般在使用“另存为”方式保存文档时，有选择“保存类型”窗口，下拉列表列举了所有可选的文档类型，比如Word各种常见的格式、PDF等。