高效能人士的5项空间整理术

整理术 让自己的房间“改天换地”

整理自己的家是一项艰巨的任务，但它能够帮助你应对需要“条理性”的领域。家里什么地方由于混乱无序和杂乱无章给你造成了最大的困扰？现在把这些地方或房间记下来，并针对每个房间制定一个整理目标。

如果你可以挥动魔术棒，你希望这个房间会是什么样子呢？你希望房间里的东西比原来更少吗？你希望房间中增加一件新家具用来存放物品吗？你心中描绘的蓝图就是你为这个房间制定的目标。

目标有了，下一步该确定每个房间实现目标的步骤和最后期限。比如你为书房制定的目标是摆脱书籍乱放的局面，你的目标、步骤和最后期限可以这样制订。

目标：减少书房里书本的数量。

步骤如下。

如果你可以挥动

魔术棒，

你希望这个房间

会是什么样子的呢？

（1）找两个箱子。一个用来装准备捐献的书本，另外一个用来装准备送给朋友和亲戚的书本。

完成期限：本周六。

（2）一次整理一个书架，把过去五年中没用过的书拿出来。

完成期限：一周（整理一个书架）。

（3）整理这些书籍，把它们放在相应的箱子当中。

完成期限：一周（完成所有书籍的整理）。

（4）把书本捐给捐献中心或者送给亲友。

完成期限：两天（整理完所有书籍）。

最后期限的确定是建立在你对完成每个步骤所需时间的估算基础之上的。只有你自己才能确定做一件事需要花费多长时间。因为注意力缺失者在实现小目标上表现得更好，因此不要制定太宏伟的目标，这只能使你丧失前进的动力。

整理房间前你需要准备什么？

①找到这个房间的最大问题所在。②想想哪些东西是你总也找不到的。③你曾经是否整理过这个房间，为什么会半途而废。④想想这次应该从哪里着手来整理。⑤房间里是否有很多你不需要的东西。

首先，立刻去看看自己都有什么。拉开抽屉，看看抽屉中放着些什么物品。在开始整理时，面对某个抽屉或柜子中的物品，可以先考虑以下问题：

这件物品的使用频率是多少？

我在什么情况下最喜欢使用它？

有没有更好的地方来存放这个物品？

还有什么同类物品可以和它存放在一起？

然后可以集中所有类似物品，并将它们都放在一个适合的地点。对于从未使用过的或者很少使用的东西，应该考虑送人或者将其丢掉。

衣橱是家里的“黑洞”，有些衣服一旦放进衣橱便永无出头之日。衣橱中也许还放有你高中后再也没有穿过、现在也穿不上的衣服。你也许买了很多件同样的衬衫，因为你忘了自己曾经买过。你的衣架纠缠在一起，你没有其他的地方来存放鞋子。这些听起来是不是就像发生在你身边的事情？下面的这些方法可以帮助你驯服“衣橱怪物”。

（1）整理自己的衣橱，把多年不穿的衣服拿出来，思考以下问题：

这件衣服依然适合我吗？

这件衣服有情感价值吗？

以后我还会需要这件衣服吗？

如果答案都是否定的，就把它们捐给慈善机构或者送人。

（2）按照类别整理衣橱中的衣服，通常可以包括：衬衫、夹克或外套、裤子、裙子、短裤、正装。如果是套装，就把上衣和裤子分开挂，这样你会发现自己可以进行不同的搭配，创造出更多不同的套装组合。

（3）最大限度地利用衣橱空问。按照不同类别把衣服进行分类能够减少视觉混乱，而且更容易找到自己需要的衣服。

可以使用木头或塑料衣架、分层衣架、皮带专用衣架和领带专用衣架等，这能有效节省空间。然后，把鞋子放入专用鞋架或鞋盒来存放它们。

（4）使用真空收纳袋，这样可以把衣服紧密地储藏在袋子中，它对存放冬天的衣物，比如羊毛衫、手套或大衣最为有效。

（5）逛街之前，制定一个清单，列出你需要购买的物品，然后坚持按照清单去采购。而了解适合自己的颜色，不仅能够让你的购物旅程更加快捷，还可以减少衣橱中无用衣物的数量。

凌乱会造成一种视觉压力——周围一片混乱，环境中充斥着太多的刺激物，这一切使人感到缺乏动力。完全消除混乱是最理想的情况，但是对注意力缺失者来说，这并不是一件容易的事情。然而，把混乱掩盖起来却很容易，通常这也是一种快速减少视觉压力的方法。

收拾凌乱的局面是一项艰巨的任务。在抽屉里，你也许会发现一个应该还给邻居的物品、一个应该捐赠的物品、一个本应该放在其他房间的物品。如何才能让收拾、整理工作简单一些呢？其实用“五个箱子”就可以将收拾凌乱局面的过程简化。而收拾过程越简单，就越容易进行。首先，找到四个大箱子、一个大垃圾袋和一支笔。

在第一个箱子上写上“修理”。把那些出故障需要修理的物件全部放在这个箱子里。但把东西放入这个箱子之前，先问问自己花费时间和金钱修理这些物品是否值得。

在第二个箱子上写上“送人”。这个箱子用来放那些你准备送人的物品，这类物品应该是那些慈善组织、你的家人或朋友更喜欢而且用得着的。

在第三个箱子上写上“保留”。这个箱子用来存放那些能够正常运行而且这些年来你一直在使用的物品，也可以用来存放那些有情感价值的物品。

在第四个箱子上写上“不知如何处理”。如果你不确定自己是否还需要某个物品，那么你可以用这个箱子来保存它们。

把这个箱子保留一年，如果一年当中你再没有使用过箱子里的东西，那么也许你已经不再需要它们了。

第五个“箱子”是垃圾袋。它可以用来放那些已经损坏、无法修补、对自己和他人都没有任何价值的物品。

要尽快地对“不知如何处理”的物品进行全面的分类，然后把它们分别放在相应的箱子当中。但是，你要知道—个东西保留的时间越长，就越难以舍弃。

整理术 舒适的工作环境是整理出来的“能够在没有杂物、整洁舒适的环境中，有效率地工作”，这是许多人的美好愿望，也是执行“空间”整理术的大前提。只要整理得宜，处于一览无余的状态，就没有自己无法掌握的事物。如此一来，工作效率自然提升，也能规避风险。

尽管如此，我知道，有些人还是下不了决心进行整理。希望这类人通过回答下列问题，再次具体地想一下“不整理的坏处”和“整理的好处”吧。

请各位想象一下自己的工作环境：物品少、整齐清爽的桌子，以及东西乱成一团、几乎看不见桌面的桌子，哪个环境比较舒适是显而易见的。话虽如此，许多人还是很难保持桌面整洁。

这恐怕是由于大家都将工作摆在第一位、将整理桌子摆在后面的缘故。然而，这个顺序其实正好相反。因为唯有保持工最要不得的则是

不知道东西摆在

哪里，

工作空间又显得

拥护不堪。

作环境清爽，才能提升工作效率。所以大家不能基于年终大扫除的义务感，或是无可奈何的心情来执行“空间”整理术，要本着有助提升工作精细度这类正面、积极的态度从事整理。通过身体力行的整理经验，最容易感同身受。一旦体会到自己周围的工作环境正逐渐改善，必定就能明白整理的好处。

在开始整理之前需要进行一些准备工作，如：买好文件夹等文具、把活页纸夹好、决定好各种物品的存放位置等等。

有人一想到这些就会害怕，觉得“真麻烦啊”，然后就慢慢拖延了下来。等哪天再想起这回事时，办公桌上的“小山”

已经又增高了许多了。“千里之行，始于足下”，现在就从最简单的事情开始做起吧，总之，付诸行动十分重要。

对于那些忙得实在抽不出空来进行整理的人，建议他设定一个“整理日”，一个月一次即可，抽出一天中的几个小时，进行整理。(www.xing528.com)

一旦开始整理了，就要坚持下去。为了能顺利执行自己一开始定下的规则，规则最好不要太难。和埋在像“小山”一样的文件堆中相比，当然是整理得干净有序的环境更有利于工作，如果您把这个好习惯保持下去的话，您会越来越深刻地认识到这一点。如能确实感受到工作效率的提高，相信你也会养成整理的好习惯。

需要提醒的是，刚开始整理时不要过于追求完美。建议最好从简单的整理方法入手，养成习惯后再在一些细节上精益求精，这样循序渐进比较好。

整理术 整理办公桌是一门艺术

对于一个埋头于事务性工作的人来说，办公桌就是他的工作阵地。因此，桌上东西如何摆放，桌子附近配置什么家具，都会影响到工作效率。那些办公桌上文件堆得像“小山”一样的人，肯定是工作效率比较低的人，建议他先进行彻底整理，把这座“小山”清理掉，然后，再把办公桌周围整理干净，这也是为了创造一个舒适的工作环境。

和其他整理行为一样，合理配置办公桌上空间的目的，是为了“想要什么东西时立刻就能拿到”。坐在椅子上，就像船长坐在自己的驾驶座上一样，最好能“不用站起来，就能够着想拿的东西”，这样工作时注意力也可以更加集中。如果想要的东西半天都找不到的话，不仅浪费时间，还会分散注意力。

所以，为了减少找东西的时间，我们还是把办公桌上的空间合理配置一下吧。

整理办公桌时要遵循以下几个要点：（1）常用的东西放在桌上

除了电脑和电话以外，常用的东西还有签字笔、订书机、即时贴等等。要是每用一次都把这些东西放进抽屉，那么拿进拿出的也浪费时间。最好把它们放在桌上的笔筒里吧，这样的话想用时随时能拿到。而那些不需要频繁使用的，如透明胶带切割机、修正液等，就可以放进抽屉里，以免占用了宝贵的桌上空间。

（2）东西摆放在固定的位置

每天使用的东西，应尽量摆放在固定的位置，用后即还原，这样办公桌上就可以保持井然有序。书写工具和记事本等，就集中摆在桌子右侧。如果用立式笔筒，既节约空间，东西又好找，还不会丢失。签字笔、手机、钥匙等重要物品，一定要摆放在固定位置。

（3）抽屉里摆放的东西也应有固定位置办公桌基本都有抽屉，往抽屉里摆东西时也应固定位置。

一些纵深较深的抽屉可用来保存文件，右侧最上方的抽屉里如果放笔类、图章以及透明胶带的话，中段抽屉就可以放正在办理的文件，最下面一个抽屉用来放“已办、需保存”的文件。

抽屉里的文件不能随便堆放，为了拿取方便，应把文件放进文件夹，竖着摆放在里面比较好。

当然，整理并不是绝对的。有时的确可以不收拾。比如说，案头工作还有很多没完成时，已经到下班时间了，这时是否应该将桌上整理干净再走呢？如果安全条件允许的话，最好不要收拾，就那样把东西摊在桌子上直接离开好了。因为第二天上班后，又要把昨天收拾好的文件一一取出来，这也是时间上的浪费。而且，工作前花费的时间越多，就越难以集中精力工作。所以，有时先别急于整理，虽然看上去乱了一点，但有利于尽快再度开始工作。

整理的最终目标是：需要的东西能尽快拿到。有时可以不收拾，也是基于这个目的。

整理术 文件整理有诀窍

文件的整理是整理办公室空间的一个“重头戏”，诀窍很多。

整理那些已办、需保存的文件最有用的工具就是大文件夹。大文件夹既有有固定页数的，也有插孔型、可调节页数的。使用这种大文件夹的几个要点是：（1）放进大文件夹的替换用纸，推荐使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的价格虽比一般产品贵一点，但特别好用。当放入多份文件时，很容易确认后面文件的内容。

（2）在大文件夹的侧面加上标签，比如说，关于公寓大楼的资料，就在所有大文件夹的侧面全部按照“登记册”、“合同”、“租赁者资料”等分类注明。

给大文件夹加上标签很重要，可按照内容、时间的顺序选整理哪些已办需保存的文件最有用的工具就是大文件夹。

文件

择一种最合适的分类方法。

关于标签中的项目名称与顺序，如“A公寓”与“B公寓”，即使是两套不同内容的资料，也应相互统一，这样找起来会更加方便。

有一种专门打印不干胶目录条的机器，只要把信息记录在内，它就会按顺序打印出所需要的目录或标签。

根据业务内容和文件种类，有不同的分类方法，可以根据自己的需要选择最合适的一种。

关于分类方法，主要有以下几种：按项目分类（标明某某项目或某某企划）。

按内容分类（如报价表、工作日程表等）。

按客户名称分类。

按日期分类。

决定分类方法时，应以“是不是能立刻找到”、“还原时是否方便”、“是否便于拿出来”等原则为基准，也应注意不要过度分类。

对正在办理的文件，最好根据工作项目分开保存，只要是和这个项目有关的文件，统统放进一个文件夹内，如一个放不下时，可分为几个摆放，或使用那种有透明口袋的大文件夹也可以。

使用透明文件夹时应注意给透明文件夹加上封面封面可用A4纸，上面写清项目和合作方名称，以及开始日期（最好用6位数，如080801），这样的话，就算有很多类似的文件夹也不容易弄错。

所谓封面，也就是夹进此文件夹最上面的那张纸，用WORD文档的固定格式打出来放进去就可以了。

当然，有时没有封面也能知道其中的内容，但毕竟有封面的话，可以对内容一目了然，也不必再一一翻看，因为那些翻看的时间也算是白白浪费掉的。为了减少时间的浪费，请给透明文件夹里的文件加上封面吧。

请求书、合同、企划书以及准备仔细阅读的邮件等，最好用双层托盘来摆放。页数很多的话，可放进透明文件夹中。因为都是近期要处理的文件，所以托盘应放在办公桌上比较显眼的地方。

双层托盘的上层放新文件，下层放旧文件。具体的顺序就是“新到文件”——“保留文件”——“待办文件”——“已办文件”，总之，是按照时间来排序的。

“新到文件”指那些刚收到的文件或传真等等，明显没有用的就丢弃，有用的先放到托盘上层，等有空时再办理。办理时如果遇见一些问题，无法马上办完时，就把它们放进“保留文件”的托盘里去吧。

办理完的文件、没必要放进大文件夹里的文件都应及时丢弃。对于“不知是否还有用、先保管起来再说”的文件，可以用纸箱来保存。

一般放进纸箱的文件，基本都是不会再翻看的，只能说是为了“预防万一”才保存起来的。这些文件到了年底大扫除时就一并丢弃了吧。一般而言保存期为一年就足够了，如果觉得“一年或许会用到一次”的资料，第二年却根本没用到的话，也要尽快丢掉。

为了有效减少文件数量的剧增以及占用过大空间，在整理方式上首先也是排除相同物品，保留一份。此外，企划书这类会不断更新的文件，则只保留最终版本。可能的话，最好将数据数字化。

不但要减少现在进行式的文件，旧项目的数据也要在结案后立刻整理，决定该舍弃或保留。即使决定保留，仍必须先轻量化。简报数据只保留最终结果的数据，中间过程的文件则一律丢弃。

如果文具和文件以外的其他物品不断增加，那么请先将所有东西摆在桌面上，再将需要的东西收进桌子里。请假设自己刚买新桌子，正开始准备新的用品。绝对不能机械性地收拾眼前的东西，必须针对想要的物品设定优先排序。若能这般谨慎挑选，必能轻松减少物品数量。

整理术 关于书籍、杂志与名片的整理除了文件以及办公桌上的文具外，需要整理的还有书籍、杂志、名片等等。这些也可利用“超级整理术”进行有效整理。

每个人一生中读过的书很多，但读过的书大部分都会处理掉，只保留了其中的一小部分。但这一小部分积少成多，也会占用很大的空间。为了有效减少存书的规模，可以考虑用“摘录阅读法”来读书。

所谓摘录阅读法，就是带着目的去读一本书，仅仅把书中对自己有用的信息挑选出来，一边读一边做笔记，算是一种比较高效的阅读方法吧。

所作的摘录，基本上都是自己觉得重要的内容或是在书中发现的问题，通过反复阅读这些摘录笔记，使书中的精华内容渐渐变成自己思想的一部分。到了这个时候，这本书就可以丢写了外貌特征是

为了以后能回忆起

“这是个什么样的人”。

掉了。除了少部分真正想保留的，或是有资料价值的书籍之外，其余的书读完就可以处理掉。可以把这些摘录笔记都保存在电脑中，经常拿出来反复阅读。有时工作中遇到一些困难，这些摘录笔记中的一些内容会很有帮助。因为摘录笔记是作为资料保存在电脑中的，所以搜索起来也很方便。

一些有反复阅读价值的书，可以把它们放进书橱里保存，除此以外，对于读过的书，最好每月集中处理一次。否则的话，一个人每年的阅读量巨大，光是这些书籍，就要把自己工作的周围空间全部占满了。

我们需要的，不是书籍本身，而是书中的精华内容。当我们把书中的精华转变成自己的知识之后，就把书扔了吧。一丢百了，丢了，也就不需要再整理了。

杂志也一样，把有用的信息保留下来后就可以丢掉了。自己觉得有价值的内容，最好输入到文档中保存在电脑里。实在舍不得丢掉的某些内容，可以把它们剪下来保存。如果仅仅是文字的话，可以复印了保存；如果是整页内容，也可以做成PDF格式的文档保存在电脑里。

一些商业类和电脑类杂志，信息的新鲜度就是它们的生命，大量保存没什么意义，因为以后也不会再去翻看了，留着只会占地方，把其中有用的信息留下后，杂志就可以及时扔掉了。

很多人都很头疼“名片该怎么整理”，因为它虽然只是张小纸片，存在感却很强，如不及时整理，就会越积越多。如果只是把它们堆在那里的话，并没有体现出名片的存在价值，名片属于那种“灵活运用是关键”的整理对象。

作为活用方法之一，可以在收到一张名片后，尽量在上面写上“与其主人见面的日期、地点、其外貌特征”等。写下外貌特征是为了以后能回忆起“这是个什么样的人”。

收到的名片应摆放在抽屉的固定位置，放一段时间也无妨。每个月定期整理一次。

整理名片时，应把它们分为两类，一类是“今后也许会频繁打交道”的人，另一类是“看样子今后也不会来往”的人。

对于后者的名片，最好集中放进一个不常打开的纸箱里；对于前者，最好用A4大小的名片夹进行保管。有些人不喜欢翻看名片，可以把一些工作上或私下经常联络的人，用OUTLOOK等软件来管理他们的联系方式。