随着社会的不断发展，人类积累的知识越来越广泛、越来越丰富，人们想凭记忆去获得各方面的知识日益困难，犹如瓢取海水。正是在这种情况下，人们对工具书的认识进一步地加深。工具书已成为人们读书治学、科学研究、工作生活的一种必要的参考工具，给人解惑答疑、揭示途径、提供资料与线索，乃至传播思想和文化。同时，工具书能提高人们的工作学习效率，节省时间和精力，起到事半功倍之功效。
（一）解惑答疑
人的知识是有限的，我们在工作学习中难免会遇到一些疑难问题，如遇到一个不会解释的字词、一个不明其概念和情况的事物、一个不了解其生平的人、一件不知其来龙去脉的事件等，这些问题如果不解决，就会影响我们的继续深入，而靠翻阅一般普通图书又无法解答。如利用工具书来查考，这些问题就能迎刃而解。
（二）揭示途径
读书治学、学术科研离不开自学，要想学有所成，就必须善于刻苦钻研，常言道“书山有路勤为径，学海无涯苦作舟”，但光靠这点还不行，在浩瀚的知识海洋中从哪儿入手呢？还得靠门道，这个门道就是工具书。古人云：“泛滥无归，终身无得。得门而入，事半功倍。”如果能充分利用工具书就会获得入门的钥匙、引路的指针。
（三）提供资料与线索(www.xing528.com)
要想占有大量的资料，就要善于利用工具书，特别是要善于利用书目和索引。例如，考古发掘中遇到的一些问题常常涉及历史、地理、政治等各个学科，这就要求首先要占有大量资料，通过工具书来取得一些信息。一是查地方志书目及有关书目，弄清历史上的有关记述；二是查中华人民共和国成立以后的报刊索引，找出有关的历史、地理记述篇目；三是查文物图录，充分利用考古学家的研究成果。从以上三个方面去查找，就会获得很多资料。
与此同时，许多工具书都有资料类编性质，这给科学研究提供了方便条件，不必每个问题都要去摸索。一般的资料和资料线索，可以充分利用工具书来解决，把主要精力和大量时间用在组织材料和论述上，这就收到了事半功倍的效果。
（四）传播思想和文化
工具书作为图书的一个重要组成部分，是人类知识的结晶，同时也反映了一个国家一定历史时期的科学文化成就。一部工具书就能包含千万种图书、亿万个词汇、数千年纷繁复杂的历史事件和光怪陆离的文化科学门类，就能扩大人们的知识视野，使人们能够广知天下事，故被人称为“没有围墙的大学”“精简的图书馆”，如百科全书、辞海之类的工具书等。
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