人事档案信息化管理：建设与创新研究

人事档案信息化管理是信息化的产物，它随着信息化的发展而产生。1963年，日本学者Tadao Umesao在题为《论信息产业》中提出：“信息化是指通信现代化、计算机化和行为合理化的总称。”其中，通信现代化是指社会活动中的信息交流基于现代通信技术基础上进行的过程，计算机化是社会组织和组织间信息的产生、存储、处理（或控制）、传递等广泛采用先进计算机技术和设备管理的过程，行为合理化是指人类按公认的合理准则与规范进行。这一界定，不仅带来了“信息化”这一全新的术语，而且为全球创造了个高频使用的词汇。从20世纪70年代后期开始，西方国家开始普遍使用“信息化”一词，并对其内涵进行探索，涌现了许多定义。

理解信息化的内涵，首先需要理解“信息化”一词中的“化”字。“信息化”表现为一个过程。首届全国信息化工作会议上，“信息化”就被认为是一个“历史过程”，“是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程”。不仅如此，“信息化”还表现为一个动态发展的过程，正经历从低级到高级、从简单到复杂的发展。总体看来，信息化是在经济、科技和社会各个领域里广泛应用现代信息技术，科学规划和建设信息基础设施，有效地管理信息资源和提供信息服务，通过技术、管理和服务不断提高综合实力和竞争力的过程。

信息化这个动态的发展过程势必影响人们对其内涵的认识。经过国内外学者不断探讨，尽管界定“信息化”的方法有多种，但无论如何界定，信息化的基本内涵主要体现在如下方面：

1.信息网络体系，包括信息资源，各种信息系统，公用通信网络平台等。

2.信息产业基础，包括信息科学技术研究与开发，信息装备制造，信息咨询服务等。

3.社会运行环境，包括现代工农业、管理体制、政策法律、规章制度、文化教育、道德观念等生产关系与上层建筑。

4.效用积累过程，包括劳动者素质，国家现代化水平，人民生活质量不断提高，精神文明和物质文明建设不断进步等。(www.xing528.com)

信息化潮流也影响到了档案部门。毛福民曾提出：“信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇。只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业和整个有中国特色社会主义事业一起实现跨越式发展。”

在档案信息化发展过程中，人事档案管理也开始了信息化的进程。在我国，到了20世纪80年代，随着计算机技术不断发展及其应用，人事档案的信息化管理提到了议事日程。此后至今，人事档案信息计算机管理的发展进程，大体经历了如下三个阶段：第一阶段是单机检索。20世纪80年代初到20世纪90年代，一些企、事业单位开始利用计算机管理本部门的职工信息，建立了一个个以单机为主要处理工具的人事档案信息检索系统，并取得了初步的管理成效和管理经验。在应用系统的开发中，大多采用dBASE、BASIC、C、FOXPRO等语言作为编程工具，由DOS操作系统支持。这一时期的应用特点是：人事档案信息录入数据简单，没有统一的标准格式；检索内容单一，数据处理能力有限。另外，由于各单位和部门所采用的开发软、硬件环境不尽相同，因此，应用软件的通用性不够广泛。尽管如此，单机管理系统开掘了我国人事档案信息计算机管理的先河，为全面推进人事档案信息管理软件的普及应用积累了许多宝贵经验。

第二阶段是20世纪末期，形成了单机与局域网相结合的管理系统。此间，人事档案信息管理系统作为企事业单位的计算机管理系统的一部分推出，并得到广泛的利用。系统开发主要有可视化开发工具VisulFwpro、PowerBuilder和大型数据库管理系统Oracle、Sybase、DB2、Informix等，系统平台为Windows、Unix、Linux，并建立了统一的数据格式标准和其他技术标准，使人事档案信息数据交换和管理软件共享成为现实。由于网络技术的推广，局域网技术开始应用于人事档案管理，推动了人事档案信息管理系统服务范围和服务水平的提高。此外，人事档案多媒体信息管理系统也得到了开发，丰富了人事档案管理的内容。

第三阶段是20世纪末至今。这一阶段，由于档案信息化的推动，人事档案管理信息化得到了进一步重视，各个机构和单位开始开发和应用人事档案信息管理系统管理人事档案，人事档案信息化走上了普及之路。从目前人事档案开发系统的应用来看，人事档案信息管理系统从单机版到网络版，从B/S模式到C/S或者B/S、C/S模式相结合的混合模式，从目录数据库建设到全文数据库建设，在人事档案管理信息系统的开放性、扩展性、集成性、人性化等方面取得了成功。但在人事档案信息服务的功能方面，尤其是如何利用Internet技术进行CA认证并提供远程化服务，仍需要做进一步的改进，在人事档案信息管理系统的共享方面，仍然存在大量的工作。

从上述我国人事档案信息化的进程不难看到，人事档案信息化管理是随着国家信息化的发展而发展，它同样表现为一个动态的发展过程。几十年来人事档案信息化实践表明，在不同时期，人们对于人事档案信息化具有不同的期待和目标，开发人事档案信息管理系统的结构和功能也不尽相同，这充分表明，人事档案信息化管理是一个从低级到高级的不断深化的发展过程。这个过程的出现，不仅与国家信息网络、信息技术应用水平、信息化人才、信息化政策有关，而且与人事档案管理部门的信息化意识、档案行业内计算机应用水平也有着直接的关联。考察近年来在国内应用得较为普及的人事档案信息管理系统，不难发现，各种人事档案信息管理系统越来越符合当代人事档案信息化管理的需求，其功能也在实践过程中得到了完善，这不仅推动了现代企事业单位的人事工作进程，完善了人事管理制度，提高了管理效率，而且为科学配置人力资源发挥着巨大的作用。

总体看来，人事档案信息化是信息化的必然产物，它是根据人事档案管理的需求，在组织人事部门的统一规划和组织下，按照档案信息化的基本要求，在人事档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行科学管理和提供服务的过程。