人事档案分类体系分析与信息化研究

自中华人民共和国成立以来，我国的人事档案主要由干部档案、工人档案、学生档案三大部分构成。干部档案由各级组织人事部门管理，工人档案由劳动部门管理，学生档案由学校学生工作部门管理。上述三类档案中，干部档案是主体和核心，备受领导重视、规章制度齐备，管理科学，工人档案和学生档案大体按干部档案管理方式进行。在相当长的一个时期内，这种分类体系在人事档案管理方面发挥了重要作用，取得了良好成绩。但是，随着社会主义市场经济的发展，组织人事制度改革的深化，现有人事档案分类体系的不足，也日益显露出来。主要表现在：

1.干部档案概念含混，包容广泛

在我国，干部这一名词应用得十分广泛。从地方到军队，从机关到企事业，从城镇到农村、学校等，都使用干部这一名词。但我们通常所说的干部，是指国家公职人员。我国历年干部统计的范围和对象是：农村乡、镇和城市街道以上各级党委、人民代表大会、政府、政协机关和人民团体的办事机构，全民所有制事业、企业单位和国家派到集体所有制事业、企业单位中相当于办事员以上的并保留国家工作人员身份的行政管理和各类专业技术人员，以及上述范围的离休、退休人员。据最近统计，我国现有干部档案约6200余万卷，这是一个庞大的数字。

2.单一的用干部档案的管理模式与规章制度去管理全部人事档案的做法，不适应社会主义市场经济和多种所有制经济组织并存的新形势

我国的人事档案管理主要有两个规章进行规范：一是1991年中共中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》，适用于党政机关、国有单位干部的管理；二是1992年，劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》，适用于企业、事业、国家机关和人民团体中工人档案的管理。其中《干部档案工作条例》具有基础和中心地位，《企业职工档案管理工作规定》是依据和参照《干部档案工作条例》制定的，实质上是《条例》的简本。无论在机构设置和档案管理部门职责，档案的内容和分类，以及收集、保管、转递、提供利用等管理方式都是大同小异，采用“一刀切”的办法。这种不区分干部和工人，党政干部与专业技术人员，在职人员还是流动人员，国有单位还是非公组织，而采用单一的管理模式和内容相同的规章制度去管理数以亿计的各种类型人员的档案，值得深思。它是“大一统”的干部管理政策的产物，没有部门之分，也没有技能高低之别。使我国人事档案管理制度与建立市场经济体制的要求产生矛盾，难已适应多种所有制经济共同发展的需要。必须实行改革，走分类管理之路。

3.企业内干部档案与工人分属不同管理体系，不利于人力资源的合理配置与档案的管理和利用(www.xing528.com)

在企业中，干部档案由组织人事部门管理，工人档案由劳动（劳资）部门管理。现代企业人事制度改革后，国有企业同行政级别脱钩，普遍实行全员劳动合同制，形成了不拘一格选用人才的用人机制和能上能下的企业管理人员任用制度。企业在用人与工资方面都打破了干部与工人的界限，干部与工人岗位可以互换，使干部与工人的身份界限日益淡化，模糊到难以严格区分。这些变化反映到企业的人事档案材料中，如竞争上岗材料、聘用材料、专业技术评审材料、工资测评材料等，都是企业干部和工人的历史记录，甚至无法区分干部档案和工人档案。因此，没有必要人为地将干部档案和工人档案按等级实行分开管理。若能将企业人员档案，统称为“职工”或“员工”档案，实行集中统一管理，它将有利于企业机构改革，有利于提高人事档案的管理质量和水平，有利于配备人员和改善保管条件，节省人力、物力和财力，有利于实现人事档案的规范化、科学化、现代化管理，有利于人力资源的合理配置和使用。

4.人事档案管理体系过于简单，不能全面真实地反映各类人员的历史与现状

现有的人事档案各大类中，只有干部档案形成了比较健全的体系，有专门的管理条例、具体的归档范围与整理细则，干部档案一般分为干大类。它对党政干部是适用的，可以全面地反映其历史与现实面貌。但对于工程技术人员、科学研究人员、教师、医务人员……等并不完全适用，其专业特长、工作能力、业绩（学术）水平等方面的情况，还不能全面客观地反映出来。至于工人档案、学生档案等虽是人事档案的大类，但未能形成自己的管理体系。

5.未能从各类人员的特点出发，建立起各自的分类体系

企事业单位职工，专业技术人员，科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、科技与学术成果、专长、爱好、经历、学历等方面的记载，与党政干部档案相比较，保密的内容相对少一些。企事业单位的干部、职工、科研人员，技术人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按干部、职工等级由组织人事部门分开管理，也不能完全照搬干部档案的管理模式，应从自己的特点出发，构建自己的分类体系和创新管理模式。