人事档案数据库系统建设的关键问题

1.保证信息系统数据的真实性、准确性和完整性

真实性是人事档案的生命，人事档案能真实客观地反映个人的本来面貌，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。因此，一定要保证信息系统数据与人员档案信息的一致，这就要求在著录数据时，要准确地按照人员档案内容著录，并且将系统内各字段填写完整。

2.保证人事档案数据库系统的标准化和规范化

人事档案管理信息系统的标准化和规范化是实现人事档案网络化管理和资源共享的基础。

（1）字段设定要统一

字段设定要遵循中组部下发的统一标准与格式，这是今后在网络上进行数据相互交换的根本保证，也有利于系统的升级换代。字段设定的标准与规范也有利于检索的查准率和查全率。对人事档案管理信息系统的字段设定一定要做到规范、全面、准确、统一，这样通过人事档案管理信息系统就能够比较全面地了解人事档案基本内容。

（2）保证著录数据的质量(www.xing528.com)

著录信息系统数据的质量往往直接影响到使用者的利用。为了确保录入数据的准确无误，要对著录的数据认真核对，严格把关。

（3）管理和利用好人事档案管理信息系统

人事档案管理信息系统管理也要有严格制度，最重要的要保证它的安全。一方面是数据安全，不能丢失数据；另一方面是网络安全，不能让他人侵入人事档案管理信息系统。为此，在进行安全保密教育的同时，建立安全责任制，严格档案与数据的交接、清点，加强日常督查，并建立权限控制机制，实现系统的分级操作和安全管理。

人事档案是具有特殊价值的档案材料，体现人事档案内容的信息系统只有得到充分利用，才能更体现它的价值。人事档案管理有严格的规章制度，在不违反规章制度的条件下，最大限度地满足使用者的需求，是发挥人事档案作用的必然趋势。由于人事档案管理信息系统存贮容量大、检索速度快、操作简便、数据存储安全等优越性，因此充分利用信息系统，不仅为使用者提出高效快捷的服务，也会有效地保护纸质材料的人事档案。

（4）培养高素质的人事档案管理人才队伍

信息系统的建立除了要有计算机等现代化设备外，更重要的是要有一支高素质的管理信息系统人才队伍，依靠既懂人事档案业务，又具有计算机应用软件、系统开发和维护能力的专门人才，才能真正完成数据库建设的工作。首先，要求工作人员既要熟悉人事档案管理的各种规章制度，又要了解计算机的基本知识，掌握其使用方法。其次，选择有责任心、热爱本职工作的专业人员。只有具备了良好的职业道德的人员，才能在实践中不断学习和积累经验，经常发现和改进工作中的缺陷与不足之处，以确保人事档案管理信息系统质量的稳定性。再次，通过提供优质的服务，让人事档案管理信息系统发挥重要的作用。