人事档案数据库建设是人事档案信息化建设的核心，人事档案数据库建立过程是对人事档案数据进行技术处理的过程，它包括对各种形式的数据进行收集、加工、整理、存储、检索以及维护工作的总称。
1.人事档案数据库的内容构成
设计人事档案数据库一般应完成对以下内容数据的处理：
（1）人员基本情况数据。即人员的自然情况，包括姓名、曾用名、性别、出生年月日、民族、籍贯、民主党派、入党时间、参加工作时间、学历、毕（肄）业时间和学校、所学专业、职称职务、健康状况、现工作单位、工种、工资等级；
（2）学习培训、业务考绩数据。包括曾经学习培训的情况、专业特长、工作业绩、所学外语及熟练程度等；
（3）工作经历数据。工作以来的历次记录，包括时间、地点、单位、从事的工作、担任的职务，参与的历史事件名称、担任的职务或身份等；
（4）表现情况的数据。即历次奖惩情况，包括奖惩时间、名称、原因、奖惩级别、奖惩单位、政治历史问题的审查情况等；
（5）其他与本人相关的数据。如配偶、子女及主要社会关系的简要情况，包括姓名、与本人关系、出生年月、工作单位、职务、党派等。
在设计人事档案信息数据库时，将上述不同类别的内容根据需要分别放置在主库、辅库、子库和文本文件中，并根据相关字段建立索引库，便于今后的查询。
2.建立人事档案数据库管理系统的单位代码库(www.xing528.com)
单位代码库是人事档案数据库管理系统用来规范建库属性数据的重要文件，它是将系统所管理的所有单位根据一定的规则给定一个代号，建立单位代码库，根据单位代码，就能够知道与之相关的各种管理信息。单位代码库是人事档案信息标准规范建设的重要内容之一，是正确管理和使用人事档案管理系统的前提，是实现与单位各部门管理系统接轨的保证，也是准确检索人事档案信息的必要条件，为今后整个电子政务管理系统建立统一的代码标准奠定基础。一般本级系统的单位代码的建立分为以下几步：
首先，编制统一代码。即将本级系统管理单位的全称和简称，按归口类别列出，经单位编制与审核通过后，按系统对代码区间的划分和代码的具体含义，给出每个单位相应的机构代码，每一代码由单位性质、系统层次、单位类别、单位规格编制相应的四位单位标识码组成。为实现数据代码的共享，如果有统一规范的代码标准，则采用单位系统统一的代码，这样既可减少重复性的劳动，又保持了代码标准的一致性，如果单位系统内尚无统一的标准，则本单位的机构代码最好能够自动转换成上级系统能识别的机构码，以便在通用的管理系统内进行数据的交换和网络间数据的传输。
其次，单位代码的输入。单位代码、单位标识码和机构转换码编制好后，在人事档案管理系统中“初始化／维护”的“单位库的建立与维护”功能模块下，输入本级系统的单位代码、单位全称、单位简称、单位标识码等，运用“建立单位转换码”功能，输入“本机构在上级系统中的代码”“本机构在上级系统中的汉字部分”等，形成机构转换码信息。
最后，单位代码库建好后，可运用人事档案管理系统中“初始化/维护”中的“单位库到显示库的转换”功能，将单位代码库中的机构码对照汉字转换到显示库中，供系统显示机构代码和对照汉字时使用。至此，单位代码库基本建立完毕。
3.组织采集人员信息
人事档案信息数据库的信息是从人事档案中直接采集而来的。人事档案信息的来源有三种，一是从单位人事管理部门生成的电子信息直接复制到人事档案管理系统内，二是从单位人事管理系统中将需要归档的内容进行数据迁移，前提是要求两个系统必须有接口方能实现网络归档，三是从单位的人事档案卡片和人事档案原件直接采摘所需信息。采集数据的质量直接影响到人事档案数据库的质量和使用效果。因此，一定要以高度负责的态度认真填写好每一个数据，对数据要进行仔细核对，特别是像“三龄一历”信息前后不一致时，要先认定再著录。对时间、工资、享受待遇等数据要按照规范要求从严核准。另外，人事档案信息是动态的，因此，信息的采集和库内数据的维护是一项长期的工作。
4.数据的录入方法与步骤
人事档案管理系统数据的录入一般采取批量录入和主机少量录入，具体采用何种方式应根据准备录入的数据量多少而定，数据录入过程中，要定期检查核对已录人的数据，校对可采用屏幕提示实时校对，也可采用打印输出方式对照档案原件或人员信息卡片逐项校对，还可以通过实际应用，对数据库中的数据进行查询、检索、输出等操作，发现错误后及时更正。三种方式在实际工作中可结合运用，数据的维护与更新是人事档案工作的一项长期性的工作，只有不断维护人事档案数据的真实性、完整性，才能有效发挥人事档案管理系统的作用。
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