人事档案信息化建设及创新管理

人事档案信息的组织就是运用现代信息技术手段对大量的分散的、杂乱的各种人事档案原始数据进行搜集选择，并采用一定的方式，对档案数据进行分析、优选、加工、整理、排列、组合，使之有序化、系统化、规范化，以利于信息的存储、检索、传播、利用。人事档案信息组织是一个信息增值的过程，是人事档案信息资源建设的中心环节，是实现人事档案信息检索、咨询与利用的基础与资源保证。传统的人事档案信息组织方式比较简单落后，有的只有案卷目录信息、人名索引信息或卷内文件目录信息，即使使用计算机辅助管理，也只是一般的基本信息，无法真正实现人事档案信息的现代化管理。随着信息技术、网络通信技术的日益成熟，新型的人事档案管理系统功能越来越趋于完善，改变了单一的人事档案信息资源的组织方式，除了传统的文本信息，图像、图形、音频、视频信息也成为人事档案信息组织的对象，打破了单一的数据模式。人事档案数据对象、范围的描述也逐步深化，信息组织的技术手段和要求也在提高，如自动分类、标引、自动编制和管理分类表。自动生成目录、按照不同需求生成输出结果等已成为数据库信息组织的必备要求。网络环境下人事档案信息组织的方式主要有以下几种：

1.自由文本方式

该方法主要用于人事档案全文数据库的信息组织。它是对非结构化的文本信息进行组织和处理的一种方式。它无须前控，不是对文献特征的格式化描述，不必用规范化语言对信息进行复杂的前处理，是用自然语言深入揭示文献的知识单元，根据文献全文的自然状况直接设置检索点，能够完整地反映出一次文献的全貌，通过计算机自动进行文献信息处理和组织。基于全文数据库的全文检索可以将任意字符作为检索标识，用户用自然语言可直接检索未经标引的一次文献。

自由文本方式组织人事档案信息资源简单方便，但随着人事档案信息量的不断增多，以文件为单位共享和传输信息会使网络负载越来越大，而当信息结构较为复杂时，文件系统难以实现有效的控制和管理。

2.超文本信息组织方式

该方法是一种非线性组织方式，它以结点为基本单位，将网络上的相关文本的信息有机地编织在一起，结点间以链接点相连，将文本信息组织成某种网状结构，用户可以从任一结点开始，通过高度链接的网络结构在各种信息库自由航行，多角度浏览和查询信息。用户可以从任一节点开始，随机、自然地浏览查找下载自己所需的信息。超文本信息可以是文字、图形、图像、声音、动画等多媒体形式。故也称之为“超媒体”。

超文本方式较之线性文本方式具有许多优点：首先，它以节点为基本信息单位，将各种文本、图像、动画等知识单元、片段存储在不同的节点中，节点间以关系链加以链接，构成纵横交错、富于联想的立体网状结构，打破了传统信息组织方式只能按顺序线性存取的限制，且符合人们思维联想和跳跃的习惯，可以灵活方便跳跃地浏览、获取信息。其次，超文本系统在信息检索方面无须复杂的检索语言，只需点击链接点即可，复杂的网状结构，融浏览与检索于一体，可满足用户从不同角度浏览查询信息的要求，具有较强的索引功能。但超文本方式也有它的局限性：一方面，它在文本之间来回跳跃链接，很容易打断读者的思路，分散读者的注意力。甚至可能使读者被五花八门的链接牵着鼻子走，而偏离了信息查询的初衷。当超媒体网络过于庞大时，会造成用户难以准确而迅速地定位于真正需要的信息结点上，不可避免地造成用户“迷航”的现象；另一方面，由于超文本本身的特点，一组逻辑性较强的信息往往由多个节点组成，导致用户难以从整体上把握众多节点和页面的完整的逻辑关系，使检索结果失去整体性和全局性。但瑕不掩瑜，超文本方式以其独特的优势，打破了常规的检索方式，创造了传统文本系统。这是传统的检索系统所无法想象和实现的知识信息的新型组织方式，实现了信息组织方式的一次飞跃。(www.xing528.com)

3.主页方式

将有关某机构或个人的信息集中组织在一起进行全面介绍，它类似于档案全宗的组织方式，是对某个人物的全面介绍，介绍的详细程度由建立主页的单位或个人自行决定。

4.数据库方式

数据库是在计算机存储设备上合理存放的相互关联的数据集合。数据库组织方式就是将所有已获得的人事档案信息资源以固定的记录格式存储，用户通过关键词及其组配查询，就可以找到所需要的信息线索，并通过信息线索直接连接到相应的信息资源。

数据库方式区别于文件方式的重要标志在于其存取的基本单元不是文件，而是从整体的观点来规划和设计的具有一定结构和规律的信息，在较高程度上杜绝了信息的冗余和不一致现象，提高了用户的信息利用效率和方便性。数据库组织方式对用户提出了较高的要求，要求用户掌握一定的检索技巧，包括关键词及其组配方式的选择，对于如何进行数据库的自动扩充，如何提供良好的人机交互，也提出了较高要求。