人事档案管理系统功能及信息化建设研究

人事档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它的管理系统需要采用现代化的数据采集、加工、存储和利用技术，利用先进的网络、通信、计算机等硬件设备以及统一的标准、规范。

人事档案管理系统主要以人员自然情况、工作情况、个人简历、政治情况、工作业绩、特长爱好等信息为主，内容较为庞杂，通过人事档案管理系统，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足人事档案管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。其目的是为单位的人事工作提供便捷快速的服务。因此，系统的设计与开发应根据单位人事管理工作的实际需要，既要便于人事管理工作的开展，又要利于人事档案的查询利用，同时还要保证系统的安全性和可靠性。一个完整的人事档案信息管理系统应该由以下几部分组成：一是经过数据采集、交流、整合后所形成的人事档案信息数据库；二是用于系统内不同数据库之间人事档案信息进行交换的专用网络环境；三是供人事档案信息交流、共享所需要的信息交换平台。据此，人事档案管理系统一般应具备以下功能：

1.用户管理功能

该模块通过设置使用人事档案管理系统的用户及其使用权限，使分布在不同部门的用户拥有不同的使用权限，完成其权限所对应的功能，从而实现对整个系统的管理。用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统能对所有上机人员自动判断分类、拒绝、警示非法操作记录。用户必须根据所分配的权限登录进入人事档案管理系统后，才能执行一定的操作，并生成日志记录，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印）、并提供详情查询功能。日志文件保存时间一般不少于2个月，需长期保存的日志文件可自动保存备份。

2.档案管理与维护功能

此模块主要是针对系统管理员的权限。不同级别的管理员根据自己权限可对数据库或数据字段进行新表的添加、修改、删除等。如增加员工档案信息、修改员工信息、删除员工信息、工作调动信息的调整、员工信息的整理维护等。在数据的管理上，系统应支持集中式管理、分布式数据存储方式，以满足人事档案多级化管理要求和对下属单位人事档案监督管理的力度。

3.人事档案检索功能

检索系统的功能包括：允许用户查看元数据，确保所有的访问权限在所有的检索中被执行，允许在一次查询中进行基于元数据、文件内容和文件主题类别的组合检索，满足用户对查全率、查准率的要求；提供尽可能多的检索途径和选择范围，以满足各种检索需求，达到快速、准确、全方位地利用信息的目的；能对查询结果进行显示、排序、打印或选择输出等技术处理。人事档案的检索功能是通过建立人事档案信息网络利用平台实现的，网络平台的功能包括用户管理、存取控制、用户界面管理、检索功能设置、信息公布等，通过网络平台实现档案的多渠道查询，可按姓名进行查询，还可采用布尔逻辑组合的多条件查询，还可实现全文智能化检索，也可提供定制服务或个性化服务。

4.人事档案统计打印功能

系统能够以统计图和数字表格的形式对常用数据按一定方式做科学统计。利用按钮菜单能较好地完成数据的录入、查询、修改、数据排序、统计打印等功能。对案卷封面、案卷脊背、查询结果、统计结果进行报表输出打印。完成各类常用统计报表的编制和临时性的随机统计操作，可根据需要设定表格、图表、图像、文字等输出打印形式。

5.系统信息维护功能(www.xing528.com)

系统能够自动完成对人事档案数据的更新、可扩充、可移植性等操作，完成用户权限分级的设置、修改和删除等。如摘除不需要的功能，删除不必要的字段。或增加新的功能，添加新的字段，这是对系统灵活性和适应性的基本要求。系统应同时具有数据传输的加密措施、防火墙、数据备份等安全维护功能。

6.辅助实体管理功能

辅助实体管理功能应具备对人事档案的收集、归档、缺少材料的登记、人事档案的整理编目、传递、库房管理、利用服务等基本功能。对收集归档材料的题名、时间、责任者、数量、种类、载体等以及缺少材料进行登记。系统能对人事档案材料进行分类、排序、自动生成材料序号，并能由用户自动修改和重排序号、打印与输出各种目录。系统能对人事档案进行内部转递、转出、接收和制作档案传递通知单等业务。系统能够实现自动控制库房温湿度、自动调取案卷、自动组卷、自动编目、自动倒架排列等，档案实体的借阅申请和审批应采用工作流引擎技术，支持借阅流程的自定义。包括借阅调单管理、利用者信息、利用借阅、利用归还、预约信息、预约提示、催还提示、审批结果提示、利用查询和利用统计功能。系统预留与组织部门、人事部门信息管理系统的接口，可实现系统之间的有效对接。

7.数据的迁移功能

系统支持人事档案数据的导入、导出、迁移、转换等工作。

8.系统的可扩展功能

系统要提供丰富的扩展接口，比如程序开发接口，数据移植接口，用户可自行进行功能扩展。在应用需求变化时，能方便地调整，易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间。

9.系统的安全保密功能

安全保密功能包括访问控制、数据保护和系统安全保密监控等基本功能。访问控制应实现严格的权限控制并具有防止越权操作的技术措施；数据保护指对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁应遵循国家有关保密规定，系统有数据加密和密级识别；安全保密监控是指对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。