人事档案信息化建设与创新管理规范

人事档案管理系统软件开发或选择事关人事档案现代化管理的成败，是自行开发，还是委托专业软件开发公司量身定做，还是购买市场上现成的管理软件，一定要慎重考虑，三思而后行。

自主开发。如果本单位人员实力雄厚，条件具备，可选择自主研发的形式，优点是能够紧密结合本单位的工作需求，实用性较强，系统实施相对比较容易，且风险较小，系统的维护与完善也会及时到位；同时本单位人员开发既是业务工作，又是一个业务探索学习过程，可以培养和锻炼自己的研发队伍，有利于单位人员整体业务素质的提高。缺点是由于独立开发经验不足，对市场最先进的技术应用把握不到位，可能会给系统的普适性、稳定性带来一定的影响；系统的后续维护需要开发人员不断跟踪信息技术的发展，工作量大，开发周期长，成本比较高。

项目外包，有两种模式，一种是委托合作形式。即人事档案管理部门将人事档案管理系统的技术开发外包出去，专业软件公司针对人事档案管理部门业务状况和发展需求进行定制开发，人事档案部门负责提供系统需求。这样既回避了档案部门软件开发经验少、技术力量薄弱的不利因素，又为人事档案部门培养了懂现代化管理的复合型人才，更重要的是开发的软件能够更好地结合本单位的需求，适用性会更强，系统的运行和维护也有一定的保障。

另一种是直接购买市场上开发成熟的人事档案管理软件，整体由专业公司负责开发维护，包括软硬件集成平台的建设等，软件的使用也由他们负责培训。其优点是节省软件开发时间，软件能够集合最新技术成果，技术上可得到有效保障，具有一定的超前性。但由于商品化的系统通用性，系统功能无论在范围上还是深度上均不能完全满足特定用户的特殊要求，再加上开发人员并非档案专业人员，在系统功能需求的理解上不一定十分到位，可能会在系统的设计和使用方面带来一定影响。

无论是采取何种开发方式，人事档案管理系统都要遵循“规范、先进、实用”的基本原则：

（一）标准的规范性

统一的规范和标准是实现人事档案管理系统有效管理和资源共享的关键和前提保证。建立健全人事档案信息化建设的标准和规范，要将各单位内部或下级机构众多的人事档案信息资源协调有序地组织起来，通过网络系统实现共建与共享，关键在于标准化建设。依据国家有关档案信息化建设的规范，主要从以下三个方面制定相关标准。第一，管理性标准。主要是对人事档案管理人员的职责和任务、用户的权利和义务以及人事档案信息资源合法性的规范。主要有《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作目标管理考评标准》等法律规范。第二，业务性标准。指人事档案术语标准、人事档案管理标准、人事档案元数据标准、人事档案文件存储格式、人事档案机构代码标准、人事档案鉴定标准、人事档案存储标准等。遵循中组部颁发的《全国组织、干部、人事管理信息系统信息结构体系》、干部档案登记表格、人事档案元数据标准，通过建立统一的标准，规范数据的采集、加工、交换。如《全国组织、干部、人事管理信息系统信息结构体系》依干部人事档案信息分类层次，共分为4个信息群、64个信息集、698个信息项，比较全面、系统地描述了管理对象的全貌，系统开发管理项的选择应以此为标准，根据系统个性化服务的需求，从中选择所需要的信息项。第三，技术性标准。主要指人事档案管理系统设计与应用标准，包括人事档案数据交换技术规范、元数据格式及置标语言标准、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、信息过滤技术标准、数据安全与密级控制规范、网络协议等。

规范和标准是人事档案管理系统最实质性的保障措施，具有总揽性、规范性、指性特征，是人事档案信息资源共享的前提与基础。此外，在制定标准规范时，要注意与组织、人事、档案工作的标准的彼此联系和协调、组成体系，并与国际标准和通用规范相兼容。

（二）系统的兼容性和可扩充性

人事档案管理系统应具有良好的兼容开放性和可扩充性，保证人事档案管理系统与人事部门的人事管理系统相衔接，确保档案部门对本单位各类人事档案数据的收集、整合、控制和传递。系统应在原有的系统平台上留有可供扩充的多种接口，如程序开发接口，数据移植接口，用户可自行进行功能扩展，既能自定义某些功能或修改部分模块，又为今后的扩充留有空间。(www.xing528.com)

（三）系统的灵活性和数据独立性

系统本身应具有灵活性特点，可根据不同的要求，提供多种设备配置方案和应用环境。同时还应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时，数据的完整、安全迁移及有效利用。

（四）检索的高效便捷性

人事档案的有效利用必须依赖功能强大的检索系统。根据用户不同的需求，提供多样化检索功能，如全文检索、多媒体检索、智能检索等功能，实现远程利用与资源共享。

（五）系统的稳定性和安全保障性

系统设计应选择性能稳定可靠的技术和架构，包括操作系统、数据库、数据管理与存储、容灾备份、数字内容处理、信息发布、信息安全等技术，以保证系统的持久性和性能的稳定性。在系统安全保障方面，可采取如密钥技术、电子签名技术、身份识别与访问权限控制等措施，通过系统的自动化处理，尽可能减少人工修改的可能性，使系统的运转和数据的存储获得较高的安全保障。同时，从管理上也要制定相应的安全保障措施，以维护系统的稳定与安全。

（六）系统的易用性和易管理性

人事档案管理系统无论功能多么强大，系统如何复杂，但其最终目标是通过信息的处理加工，整合到统一的人事档案管理平台，辅助档案人员更好地管理人事档案，方便人事档案信息资源的查考利用。因此，系统的开发设计一定要遵循人事档案管理人员的工作特点和规律，做到系统界面友好，用语规范简洁，易于操作，方便用户的使用。系统应具备较强的数据处理能力，易于管理和维护。