（一）前期数据的确定和准备
首先，确定需要数字化的人事档案信息的范围、内容，包括基本信息和可扩展的信息。基本信息是人事管理系统中必需的、最常用的信息集，是单一记录信息集，该信息集用于描述某人个人属性和社会属性中最基本的信息，基本信息为必须录入的信息，由姓名、性别、籍贯、民族、出生日期、健康状况、婚姻状况、参加工作日期、政治面貌、部门、学历、职称、职务、基本工资、简历等信息项构成。可扩展的信息包括员工编号、个人专长爱好、调出时间、调出原因、离退时间、备注等信息项以及与其他信息集相关联的标识信息构成。
与此同时，需要确定哪些信息项需要录入全文信息，哪些只需要录入摘要信息，哪些需要连接图像、多媒体信息。由于人事档案是组织人事管理活动中形成的记录，反映人员经历和德、才、能绩表现的、以个人为单位集中保存的历史记录，一般具有以下特点：
其一，时间跨度长，一般为30～50年；
其二，内容的冗余度较大，如一个人的基本信息是每表必有；
其三，可变动的数据多，如工资、职务、健康状况等数据处于动态变化中；
其四，保存价值差异大，有的定期保存，有的永久保存。
为此，一般可选择以党和国家领导人、全国著名的知名人物和对社会有重大贡献与影响人物的人事档案、纸质文件的正本，以及录音录像等的媒体材料为全文信息的录入。领导干部录入的信息集与信息项多一些，一般人员则相对少一些；广大职工一般只需录入基本信息集、行政职务、专业技术、学历学位、奖惩等信息集。
（二）人事档案数据的加工与转换(www.xing528.com)
人事档案数据的加工与转换，就是将传统的人事档案信息转换为数字形式。转换方式有三种，一是直接在人事档案管理系统内进行人事档案数据的录入；二是从其他系统将数据直接导入人事档案管理系统；三是对需要全文录入的纸质信息进行数字化扫描、录音录像档案的数字化转换，缩微胶片档案的数字化处理。纸质档案的数字化可以采用扫描或数码相机拍摄方式进行，扫描仪光学分辨率应达到200DPI，扫描的图像应保存为TIF格式，禁止用WORD格式保存扫描图像。数码相机拍摄精度应达到300万像素，数码相机拍摄的图像应保存为JPG格式。扫描过程中对于字迹比较清楚的扫描类型一般采用“黑白二值”模式。对于字迹模糊不清的可以采用“灰度”模式，分辨率一般采用200DPI即可，要求比较高的可采用300DPI。彩色的应采用真色彩扫描模式，分辨率一般300DPI。
（三）数字化信息的加工与处理
首先，校对录入的各类信息与原文是否一致；其次，核对扫描的图像数量是否与数字化系统中所导入的目录数据库中的文件页数一致；第三，对扫描得到的图像进行优化，即将图像与多媒体文件对照原件进行压缩、去边、去污、去噪、去干扰、图文识别OCR等处理。将数字化后的文字信息、图像、多媒体信息与原人事档案信息进行校对核实，进行整合和关联处理的过程，这是整个数字化过程最为核心的内容。此阶段重点是要保证人事档案信息化后能够被存储和提供利用，将数据的丢失和信息的失真降到最低限度，保障人事档案数据的真实性、完整性、有效性。
（四）数据的存储与利用
人事档案信息处理过程将形成关系型数据库文件、电子图像和多媒体文件，这些信息将存储在网络环境下的人事档案管理系统并提供利用。据此选择网络存储设备和存储方式，信息的发布方式，信息利用访问方式，信息的保管模式以及安全策略的制定等。
（五）数据的维护更新
人事档案不同于一般的信息，准确性是人事档案管理最核心的要求。而且人事档案始终处于动态的管理中，人员数据的每一次变化都需要做出及时的调整与更新。因此，对数据的维护更新是一项长期的工作，而且要求档案人员必须要有高度的责任心和严谨的工作态度，对于每个数据都要细心核对。
具体讲，数据的维护更新有以下三方面的内容：一是对录入数据的校对审核，以确保录入数据的准确无误。二是对扫描信息的图像信息的审核和优化。扫描并优化完的图像要经过挂接才可以在系统的目录下看到原文。图像审核和优化完成后，才可以进行图像挂接。挂接的过程其实又是对前面目录数据著录与图像扫描结果的一次审查，因为如果著录系统中某一数据与原文信息不符，均无法进行图像挂接。如果有错还必须先进行修改后才可以挂接。
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