医院人事档案信息化管理研究

医院人事档案实施信息化管理是医院人事档案管理方式由人工化转为智能化的重要途径，是医院办公实现系统化、规范化、智能化、自动化的重要组成部分，是提高医院人事档案管理效率、管理水平的关键所在。医院人事档案实施信息化管理相较于传统的人事档案管理模式而言，具有很多优势，主要体现在以下几个方面：

1.有利于减少人工失误，提高工作效率

在传统的人事档案管理模式中，个人信息的输入主要以人工抄写为主，这不仅使档案管理人员的劳动量大大增加，而且在抄写过程中不可避免地会出现一些失误，直接导致档案管理的工作量繁重、信息的准确性难以保证。但是，如果充分利用计算机网络，在医院实施人事档案信息化管理，工作人员就不需要对基本信息进行反复抄写。当有需要的时候，只需从计算机系统中查询、复制、粘贴、打印即可。这不仅能够使档案管理人员从枯燥、繁重的抄写工作中解放出来，还避免了抄写过程中出现的失误，大大提高了档案管理人员的工作效率。

2.有利于对档案进行系统管理，实现资源共享

医院人事档案实施信息化管理，即在充分利用计算机网络的前提下，将医院工作人员的姓名、性别、出生日期、政治面貌、受教育程度、社会实践、工作经历、研究成果、职务职称、薪资奖励、社会保险等信息全部录入计算机系统，建立一个比较全面、完整的医院人事档案数据库，并对数据库中的档案进行排序、归类等系统综合的管理。此外，档案管理人员还可以通过电子邮件、信息平台等方式实现对人事档案的数据交换，这不仅解决了传统的档案传阅、借调过程中的资料遗失问题，还打破了时间和空间的限制，极大地提高了档案信息交换的效率，真正实现了人事信息的共享，有利于促进人力资源的优化配置。

3.有利于完整保存档案资料，延长使用寿命

在传统的档案管理模式中，除了需要人工操作之外，还需要运用大量的纸制品，如基本信息登记表、各种证件的复印件、归类存放的档案袋等。这些纸制品不仅要投入大量的资金成本，在保存过程中还会遭遇霉变、鼠类、蛀虫等破坏，在管理、调阅等过程中还容易混淆、丢失，在使用过程中还会受到人为的破坏，总之，档案资料的完整性难以保障。但是，如果医院人事档案实施信息化管理，除了将信息录入电脑的时候需要使用档案资料的原件之外，工作人员很少有机会直接接触到原件。档案资料的传递、交换也可以直接在网上进行，这就大大减少了很多人为因素对原始档案的破坏。此外，工作人员除了将档案信息输入电脑保存之外，还可以存放在优盘、移动硬盘、网盘等地方，不仅避免了外在对档案资料的破坏，延长了档案的使用寿命，还大大节省了资源利用，实现了对资料信息的及时备份，避免了因原始档案丢失而造成无法挽回的后果。

（一）医院人事档案管理信息化建设的对策

医院人事档案管理信息化建设是一项长期的工程，随着信息系统网络建立的不断完善，其对强化人事管理，提高工作效率以及改进服务质量有着很重要的意义。目前，我国对医院人事档案管理信息化建设过程中的问题采取的措施主要包括：（1）提升医院人事档案管理信息化建设管理人员的专业水平以及管理意识；（2）加强硬件设施及人力资源的投入力度，健全档案信息化建设基础设施；（3）提高医院人事档案信息资源的开发利用效率、资源管理的风险防范；（4）加强对人事档案信息化建设的重视度；（5）建立健全医院人事档案管理信息化体制，健全人事档案管理制度，创新信息化管理方式；（6）完善医院人事档案信息化系统的数据库建设，提高人事档案的信息化水平；（7）树立新的档案管理理念，增强档案主动管理的意识。

（二）医院人事档案管理创新与发展

医院人事档案客观地记录了医院全体职工综合素质情况，加强医院人事档案管理可以实现医院人力资源利用的最大化，有助于医院更好地选拔和调配优秀人才。在当前经济迅猛发展的信息化新时期，医院要想实现对人力资源的更好开发和利用，必须要深入分析自身档案管理中存在的问题，从而对人事档案管理进行加强和创新。

（三）改革创新医院人事档案管理的重要性

1.社会发展必然要求

近年来，随着社会经济的不断发展，医改的不断深化，尤其随着医疗卫生事业改革的不断深化，医院综合管理更多地受到外部因素的影响，医院要充分发挥人事档案在吸引和留住优秀医疗人才上的重要作用。但目前的档案管理方法难以使人事档案的作用得到充分、有效的发挥，严重制约了医院的发展。因此，为了适应时代变化，医院人事档案管理模式需要有相应的改革，通过创新管理模式，进一步提高医院管理水平，从而来更好地适应社会主义市场经济的发展。(www.xing528.com)

2.档案管理发展的内在要求

随着科学技术的发展，医院人事档案管理并非仅仅是对资料的简单整理，其对医院长远发展起到重要作用。因此，人事档案管理工作需要通过创新档案管理方式，充分挖掘人事档案资源价值，促进医院整体管理水平的提高。另外，人事档案管理工作作为医院管理的基础内容之一，其管理水平的高低直接反映了单位的管理水平及文明程度，因此，加强人事档案资源管理的现代化建设，确保医院领导决策的科学性，能够为完善档案资料提供有效保障。

（四）改革创新医院人事档案管理的对策

1.提高人事档案管理人员岗位胜任力

工作人员在收集人事档案的过程中，不仅要提高自己的责任意识，保证收集信息的准确性、完整性以及规范性，而且要确保收集的数据能够充分提高档案信息的价值、真实性。同时，工作人员自身也要有较高的综合素质，必须具备较强的人文职业能力、基本的专业知识与素质，保证资料收集准确、客观、全面。

2.丰富人事档案内容，拓宽收集范围

在人事档案收集工作中，通过采取定期和不定期相结合的方式，及时全面地收集各类材料。特别要注重能够反映医务人员个人素质和业绩变化的各种培训、访问、留学、学历提高的证明材料，以及反映医务人员与医院之间变动的各种聘用合同、劳动合同，以及解聘、辞退、岗位变动、奖惩等相关材料的搜集，确保能够全面地涉及医护人员的工作态度、个人素养及医德等方面，并保证及时分类归档，方便今后调阅、查询。

3.积极推进社会保险

当今的时代处于大数据时代，医院不仅要注重在职人员档案的管理，更要注重对离退休员工的社会保险的推行，社会化地管理离退休医务人员。此举不仅能够精简医院人事管理的结构，保证足够的精力用于其他医务人员，而且对提高医疗服务质量，共同发展有很重要的作用。

4.不断创新医院档案服务工作

创新医院人事档案管理目的是为了更好地配合医院服务于社会、服务于广大民众。因此，要想提高服务水平，不仅要对资料进行归档，更要注重对相关资料的搜集；其次，除隐秘资料，可以适当将资料进行公开管理，实现医院人事档案资料共享，不仅可以减轻人事档案管理人员的工作量，而且可以更快、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务，同时为医院发展提供方向。

综上分析，医院人事档案管理现状与对策的研究在该研究领域所占比重相对较大，但研究内容基本相似，提出对策也较缺乏创新性。近年来，随着医院信息化的发展，医院人事档案信息化管理开始起步，如何利用现代信息技术管理医院人事档案成为该领域新的研究趋势，并在近几年中该类研究逐渐增多，而且还出现了较多对人事档案管理的创新性探索。但是，总体上我国医院人事档案管理研究深度略显不足，研究成果也主要集中在医院对自己日常工作经验的总结，实证研究较缺乏，研究也远未形成科学的学科体系。因此，今后还需继续加大对医院人事档案管理的研究，通过理论分析结合实际论证的方法，拓展医院人事档案管理研究的深度，有针对性地提出创新和发展医院人事档案管理的新思路和新方法。

医院人事档案作为医院档案的重要组成部分，是医院开展人事管理工作的重要参考依据。因此，借力医院现代信息技术，完善医院人事档案的数字化、信息化、智能化的管理，创新、发展医院人事档案管理，加强人才建设，使之更好地为医院人力资源管理工作服务，是新时代背景下我国医院人事档案管理工作的重中之重。