医院人事档案信息资源开发的研究成果

2011年是我院面临着医院发展空间拓展、医疗市场竞争激烈、优势学科进一步壮大和薄弱环节进一步凸显的复杂局面。医院要发展，人才是关键。面对这一复杂局面，首先，加强人才资源建设，强力推进郑州市“163人才强档战略”，不断引进集业务修养与道德修养于一身的专业人才和复合型人才，造就一支开拓创新、爱岗敬业、专业素质高、综合能力强的复合型档案专业队伍非常必要。其次，建立和完善人才激励机制，实行公开、公平、择优的人才选拔制度，做到人尽其才，才尽其用。同时，从政治上、工作上、生活上关心高精尖人才，激发其工作积极性，丰富其文体活动，加强和谐档案的系统建设；使个人的价值回报与医院的发展及国家的强档战略结合起来。

（一）医院人事档案管理工作的作用

1.历史作用

人事档案是组织人事部门的一种专门档案，是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好干部人事工作的不可缺少的基础材料。

2.为人事制度改革提供信息依据作用

随着卫生制度改革的不断深入，能否优化卫生人力资源配置，这就需要人事部门借助于人事档案对每个人的年龄、学识、经历等进行全面、实际的了解和掌握，以达到知人善任和人尽其才。

3.管理工作上的作用：

在日常工作中，人事档案的服务功能还体现在能为职工个人提供历史公正的凭证，可以为职工干部出具历次任职、工资变动、社会关系、职称、学历等凭证，为工资制度改革、职称晋升、机构改革等提供有价值的服务。

4.卫生人才队伍建设中的作用

一份完整的人事档案，可以提供一个医务人员成长的全面系统的信息，通过对不同类型的人事档案材料进行研究和分析，可以从中发现人才成长的特点和规律，对于发现识别人才、培养人才、使用人才都具有十分重要的意义。

（二）医院人事档案管理存在的问题

1.意识淡薄

医院干部人事档案材料的形成、完善，涉及许多部门和个人，但由于人们对干部人事档案的认识淡薄，导致人事档案出现材料混乱或不完善等现象。

2.档案材料缺漏

由于档案管理人员对档案材料收集工作不够重视，以及缺乏与档案形成部门和个人的有效沟通，导致人事档案材料完成不及时、丢失、遗漏等现象。反映卫生人员业务能力和工作业绩的材料较少，在考核性、鉴定性的材料中，程式化定性描述较多，而反映个性和定量的材料较少。

3.档案材料不规范

由于医院干部人事档案材料形成时期、渠道的不同，导致人事档案中出现姓名同音不同字、日期前后不一致、书写不按要求、未确认签字等不规范现象。

4.档案管理人员素质低

由于医院干部人事档案管理人员的学历、实际工作能力低，都直接影响人事档案资源的开发和利用。

5.档案管理的信息化程度和现代化水平低(www.xing528.com)

因受投入不足等客观条件限制，给人事档案的开发利用造成了一定困难。

（三）医院人事档案管理的对策

医院人事档案管理的最终环节是开展档案信息服务。但是人事档案利用是一项科学性与政策性很强的工作，不同于其他档案的利用，所以如何更有效地开发医院人事档案资源，为医院的卫生事业发展服务，应是我们认真思考的问题。

1.提高认识增强意识

（1）实现医院档案资源的科学化管理，需要提高全员档案意识。领导者要认识到，人事档案是一种重要的信息资源，必须重视和加强。档案管理人员要认识到人事档案资源对医院人事管理和医疗事业发展的重要性，必须尽职尽责。医院职工要提高档案意识，积极参与和支持档案工作的开展，并主动提供线索和材料，使档案收集工作由被动变主动。

（2）医院人事档案管理人员要牢固树立服务意识，改变服务方式，不断适应改革发展的需要，要始终把为医院服务放在人事档案工作的突出位置。为医院人才引进、竞争等提供有效服务。

2.建立健全制度

档案管理工作制度化是使人事档案信息完善健全、充实准确的根本保证。人事档案工作是一项琐碎繁杂的工作，如果没有制度来制约，就会使我们无章可循，无所适从。

（1）要建立统一的医院人事档案管理制度：当今世界的竞争主要是科技的竞争、是人才的竞争，以医疗、预防、科研、教学于一体的医院，要在竞争中求生存、求发展，就要及时发现人才，培养人才。干部人事档案要为医院的人才管理提供信息，为卫生人才队伍担当起责任，就必须拓宽档案材料的收集渠道，规范收集形式，注意收集反映业务能力、学识水平、科研能力、教学水平等方面的材料，使人事档案收集工作规范化、标准化、制度化。丰富医院人才信息资源，以利于医院人才配置、培养，提供专业设置和学科发展的信息和预测，提供人才状况和梯队的信息和预测，为医院领导提供一个鲜活的人才信息。

（2）提高评述类材料的真实性：鉴定、评价材料及奖惩、职务升降、学习进修等都应有翔实且可靠的材料，人员岗位调动时也应有实事求是的档案评述材料。

（3）规范移交制度：避免因在档案或材料移交转递过程中，产生“有档无人，有人无档”，避免档案散落、丢失或篡改等情况发生。

3.规范内容

加强和改进档案的信息收集工作所收集的人事档案材料，既要有个人的历史材料，又要有德、能、勤、绩才等方面的材料，能够反映出职工的真实面貌。在日常工作中，干部任免、调整工资、表彰先进、晋升专业技术职务等都离不开档案，有关的材料都是从本人的档案中查找出来的。有些档案中无干部任免表及相关的考察考核材料，这样会给这些同志的晋升职务工作带来麻烦，有的费尽周折才得以搞清楚。因此，对于人事档案的收集要做到分类明确，排列有序，随收随放，定期检查。从档案中能全面地反映出一个人的真实情况，真正起到档案的依据作用。尤其要反复强调填写材料时，其姓名、出生年月、参加工作时间、入党时间等文字和数据要前后一致、真实。要注意使用统一规格的材料和书写工具，切实杜绝不规范的问题发生。

4.提高档案管理人员的业务素质

人事制度的不断改进，各种新学科的不断产生，要求档案工作不能停留在一个水平上。人事档案管理人员必须不断更新自己的知识，通过自学、面授、培训、进修等多种形式，加强人事制度改革、人事档案管理业务和计算机技术应用知识的学习。拓宽知识领域，掌握现代化的工作手段，以提高理论水平和业务工作能力，以适应知识经济时代档案管理工作的需要。

5.坚持实事求是的原则

医院人事档案管理人员在工作中要坚持实事求是，保证档案信息资源真实、可靠、可信。如果发现不真实的档案材料和信息时，应认真地鉴别并加以纠正，确保人事档案信息真实，保证人事档案材料的齐全、完整、准确、及时，以真实的档案信息为依据，为医院的发展决策和用户提供可靠资料。

6.加快信息化建设

医院人事档案信息化程度的高低，直接影响档案资源开发利用的水平。应加大投入，加快医院人事档案信息化建设，有利于提高管理水平和工作效率和质量，为上级机关和医院人事决策提供科学依据，在工作中发挥干部人事档案的可利用价值。人事档案的作用在于为医院的人事工作服务，档案管理者必须增强服务意识，更新观念，主动参与，超前服务。一要发挥人事档案的历史作用，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，提供第一手资料。二要发挥人事档案在人才选拔和干部任用上的基础作用，保证信息的真实可靠，为领导准确选人用人提供重要的依据。三要发挥人事档案在管理工作上的作用，为工资、职称等提供有价值的服务。