人事档案信息管理系统是人事档案信息组织的最高表现形式，是人事档案信息组织发展到高级阶段的产物。它对人事档案信息进行收集、整理、加工、存贮，并通过一定的技术装备和技术手段，实现人事档案信息的传递与交流。它是文献信息系统的重要组成部分，与社会其他信息系统和工作系统有着密切联系，具有一般信息系统的特性。
首先，它是一个与社会发生广泛联系并相互制约的开放式系统。人事档案信息管理系统从社会输入人事档案信息，经过加工处理后，再向社会提供人事档案信息服务，是进行人事档案信息交流，为社会服务的人事档案信息中心。其次，它是人们为管理和利用人事档案信息而建立的人工系统。与自然系统不同，人事档案信息系统不仅以适应环境而求生存，而且能主动地改造环境以求发展。同时，它还可以预测未来的发展趋势，适应外部环境的变化，及时调整和优化自身结构，拓展新的功能。
人事档案信息管理系统由输入子系统、存贮加工系统、输出子系统、反馈子系统组成，各子系统具有特殊的功能，输入子系统是收集、鉴定和筛选人事档案材料，使有价值的人事档案信息资源不断地输入到系统中，形成人事档案信息管理系统丰富的信息资源；存贮加工子系统是对人事档案中包含的信息进行揭示、加工与组织，以档案条目和机读数据的形式，对收集来的人事档案材料进行特征描述和信息存贮，使大量繁杂的档案信息有序化、系统化，以便检索和利用；输出子系统是提供多种检索途径和检索手段，将经过加工处理后的人事档案信息提供给社会利用，使用户能迅速、准确地查找到自己所需要的人事档案信息；反馈子系统是通过统计和用户调研等方式，随时掌握和分析系统运行状况与用户需求情况，使用户和系统之间得以交互，从而保证相关人事档案信息的输出，满足用户的信息需求，使系统不断完善和优化。
人事档案信息管理系统是由目标、资源、设备、方法和功能等要素组成的有机体，须对它进行科学管理与优化控制，并对系统的每一要素及其运行状况进行协调，使系统达到最佳运行效果，以保证系统目标的顺利实现。一般来说，人事档案信息管理系统的优化控制主要可从五个方面进行：
1.统一规划，整体协调，合理划分与组织系统的内部结构，保证系统流通渠道畅通；
2.采取规范化、标准化等措施，提高系统的工作效率和质量，避免重复劳动和人力、物力、财力的浪费；
3.及时引进最先进的技术和设备，加快自动化建设步伐，使系统的功能不断增强；
4.科学评价现有系统，及时发现系统中存在的问题，提出改进意见，逐渐完善系统的结构和功能；
5.保持系统与外界的联系和沟通，随时吸取其他信息系统的优点和长处，以达到系统与外界环境的动态平衡。(www.xing528.com)
人事档案信息管理系统的性能可从以下几方面进行评价：
1.信息的完备性。系统是否存贮了足够的人事档案信息，来满足用户的多种需求。
2.系统的效率。系统能否快速、方便、有效地提供信息服务，具有较高的检全率和检准率。
3.安全性。包括信息安全和系统运行安全等。具体而言，系统提供的信息是否准确可靠，有无保密措施，能否合法监控；系统发生故障的概率是否较低，排除故障的措施是否有效果。
4.经济性。能否用较低的成本创造较好的社会效益和经济效益。
5.兼容性。系统各组成要素之间、系统与其他信息系统之间能否分享信息处理成果，在较高程度上实现人事档案信息资源共享。
6.扩展性。能否增加结构和功能模块，以随时适应外界环境的变化，使系统不断完善。
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