人事档案信息组织 | 信息化建设与创新管理

人事档案信息组织是将处于无序状态的特定人事档案信息，根据一定的原则和方法，使其有序化、系统化的过程。通过对人事档案原件内容加以揭示和组织，可以提供多种检索手段和检索途径，满足社会利用人事档案信息的需要，使人事档案信息资源得到充分开发和利用。

传统的人事档案信息组织方式很单一、落后，有的仅有案卷目录，有的仅有人名索引，且多是手工编制，局限于文本信息的组织，只有少数机构采用现代化形式编制人事档案信息目录、索引，至于文摘、综述等形式的人事档案信息组织方式更是极少采用。

由于信息科学的产生，信息科学中的系统论、控制论、信息论为人事档案信息组织提供了方法论基础，同时，由于计算机技术和人工智能的产生，为人事档案信息组织提供了先进的技术手段，将大大提高人事档案信息组织的效率和质量。尤其是计算机信息网络的发展，将改变传统的人事档案信息组织方式，产生新一代的人事档案信息系统，使人事档案信息组织与检索步入新的阶段，因为在网络环境下，人事档案信息资源多以数据库、信息库的形式存在，除了传统的人事档案信息之外，还包括大量的图形、图像、声音、视频信息等。因而信息组织与检索的对象逐渐多样化，其范围也随之扩大，已不再局限于对人事档案文献特征的描述，而是深入到知识单元、信息单元中去。又因为信息量剧增，信息传递速度加快，要求采用自动化的人事档案信息组织手段，如自动分类、自动标引、自动编制和管理分类表、词表，自动编制目录、索引、文摘以及自动搜索网上信息源等。此外，用户成分也发生了很大变化，要求信息组织方式透明化、易用化。今后，网络环境下的人事档案信息组织方式将更应注重采用自由文本方式、超媒体方式、主页方式、联机编目等方式。

（一）自由文本方式

它是对非结构化的档案全文信息进行组织和处理的一种方式。它无须前控，也不需要用规范化语言对人事档案信息进行复杂的前处理；它不是对人事档案特征的格式化描述，而是用自然语言深入揭示档案文献的知识单元，根据档案全文的自然状况直接设置检索点，能够完整地反映出人事档案原文的全貌，主要用于人事档案全文数据库的组织。

（二）超媒体方式(www.xing528.com)

它是一种将网上相关多媒体信息有机地编织在一起的信息组织方式。它以节点为基本单位，节点间以链路相连，将网上信息组织为某种网状结构，使用户可以从任一节点开始，根据网络中信息间的联系，从不同角度浏览和查询任何媒体所载的各种信息。

（三）主页方式

它是一种类似于档案全宗的组织方式，它将有关某个人物的各种信息集中组织在一起，是对某个人物的全面介绍，介绍的详细程度由建立主页的单位或个人自行决定。

（四）联机编目方式

入网的人事档案机构根据统一的规则和格式进行编目，各单位生成的书目数据通过网络进行实时传送和交换。