（一）个人经历
医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的重要依据。加强人事档案管理，充分发挥医院人事档案管理作用，是促进医院人事制度改革，有效配置人力资源、促进医院发展的有力保证。人事档案及管理在医院人事管理工作中起着不可替代的关键作用，同时在医院发展的其他方面也发挥着特有的重要作用。
（二）真实记录。
人事档案是组织人事部门的一种专门档案，是在人事管理活动中形成的，记述和反映一个人经历和德才表现等情况，以人头为单位集中保存的、备查考的原始记录。人事档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好干部人事工作不可缺少的基础材料。如实际工作中经常遇到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题，就要通过充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策，认真核对，及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料。
（三）用人依据
切实做好人事档案管理工作，对医院人事制度改革过程中选拔聘任干部提供资料起到重要作用。随着卫生改革的不断深入，能否优化卫生人力资源配置，是否有一支现代化、知识化、年轻化、专业化的干部队伍，是每个医院面临的首要问题，这就需要人事部门借助于人事档案及其管理工作对有关人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务工作能力和主要工作经历等，有一个合乎实际的了解和掌握，以达到知人善任和人尽其才。
（四）重要凭证
在日常工作中，人事档案的服务功能还体现在能为医务人员提供历史公正的凭证，可以为干部职工出具历次任职、工资变动、社会关系、党团关系、专业技术职称、学历层次等，为晋升工资、职称评定、解决待遇等提供有价值的重要凭证。(www.xing528.com)
（五）人才库
一份完整的人事档案，可以提供一个医务人员成长的系统而全面的信息。通过对不同类型的人事档案材料进行研究分析，可以从中发现人才成长的某些特点和规律，对于发现人才、识别人才、培养人才和使用人才，都具有十分重要的意义。如在本院引进人才过程中，除进行业务考核外，还对其本人档案研究考察，以了解更多的信息。此外，还可以主动向有关部门推荐优秀人才，把资料库变成人才信息库。人事档案管理是按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管的，为组织人事工作提供服务的一项专门性工作，是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供真实可靠的材料，就显得尤为重要。
（六）伴随人的一生
从内容上看，人事档案反映着一个人的经历、能力和品德等信息，是一个人本来面貌的客观反映。从作用上看，人事档案具有重要的凭证价值和参考价值。它能为组织人事工作的决策提供重要的依据，为合理分配使用人力资源提供可靠的依据。它是一个人享受各种社会待遇的凭据，如果没有档案，一些权益就无法得到保障。
（七）档即其人
人事档案是经有关人员审核、签字和盖章等手续而处理完毕的，是对人事管理工作有使用价值和保存价值的凭证材料，也是员工个人经历、思想品德、业务工作能力和工作状况等方面的原始记录，是一个人本来面目的如实反映。因此，可以说档如其人，甚至是档即其人。
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