人事档案转递的安全管理策略及措施

人事管理工作中，干部的任免权限与人员的主管单位不是一成不变的，由于多种原因，经常改变员工的主管单位和协管单位。因此，人事档案随着干部任免权限的改变、员工主管单位的变化，要及时转至新的主管部门，这就形成了人事档案转递工作。

人事档案工作是为人事工作服务的，只有对人员的管理和人事档案管理相一致，才有利于发挥人事档案的作用。做好转递工作，是保持管人与管档案相一致的有效措施；是保证人事档案工作及时为人事工作服务的必要条件；是维护人事档案的完整与安全的一项重要业务建设；也是人事档案部门接收入事档案和充实档案内容的重要途径之一。

（一）转递工作的要求

1.及时

为避免管人与管档案脱节，发生“有人无档”或“有档无人”的现象，必须及时转递人事档案。要达到上述要求，人事管理部门与人事档案部门，应密切合作，相互衔接好。人事管理部门在员工提升、调动、转业、复员、离休、退休的决定、通知下达后，应及时抄送或通知人事档案部门，以便续填职务变更登记表和转递人事档案。

2.准确

转递人事档案必须以任免文件或调动通知为依据，在确知有关人员新的主管单位后，直接将人事档案转至该人新的主管单位。不要把人事档案转到非人事主管单位的上级机关或下级机关，更不能盲目外转。

3.安全

转递人事档案工作，应确保人事档案材料的绝对安全，杜绝失密、泄密和丢失现象。转递人事档案只能用机密件通过机要交通转递，也可由转出或接收单位派专人送取，不准本人自带，不得以平信、挂号、包裹等形式公开邮寄。凡转递人事档案，均应密封并加盖密封章，详细填写统一的“人事档案转递通知单”，确保其绝对安全。

（二）转递人事档案的原因和方式

转递人事档案的原因有：员工职务变动（提拔、免职、降职）改变了主管单位；员工跨单位、跨系统调动；员工所在单位撤销或合并入新单位；干部任免权变化与人事管理范围的调整，人事档案的管理范围也进行相应的调整；员工所在单位的隶属关系发生变动；干部进入院校学习毕业后统一分配；中专、高等院校毕业生分配工作；军队干部转业到地方安置或复员；员工离休、退休后异地安置；员工辞职、退职、开除公职、刑满释放、解除劳教后重新就业的；员工死亡后，按规定应向相应档案馆（室）移交的；“无头档案”查到下落的；形成人事档案材料的单位需要向主管单位人事档案部门移交的，等等。遇有上述情况者，应按规定转递其人事档案。

转递人事档案的方式主要有零星转递和成批移交。零星转递是指日常工作中经常的数量不大的人事档案材料及时转递给有关单位，这是转出的主要的经常的方式，一般通过机要交通来完成。成批移交主要是指管档单位之间数量较多的人事档案的交接，经交接双方商定，由接收单位或移交单位派专车、专人到移交（或接收）单位取送，若移交与接收单位相距太远，则通过机要交通转递。

（三）转递人事档案的程序和手续

1.转出的工作程序和手续

凡转出的人事档案，原主管单位应按规定进行认真清理和整理，做到材料齐全，内容真实，装订整齐。零星转递时，应把要转走的档案，在转出材料登记簿上详细登记，并在人事档案底册上注销，注明何时何原因转至何处，以及转递发文号；仔细填写《人事档案转递通知单》，将材料严密包封，加盖密封章，以机密件寄出；收到接收单位退回的转递通知单（回执）时，要粘贴在转递存根上，以备查考。成批移交的程序和手续是：取出人事档案材料，在转出材料登记簿上逐项登记，并在人事档案底册上注销已转出的人员名单；移交单位应编制移交文据和人事档案移交清册一式二份；文据上应有移交原因、档案数量、移交时间、移交单位和移交人。交接双方在移交文据上签字，以示负责。(www.xing528.com)

2.接收单位的工作程序和手续

接收单位收到转来的人事档案后，应仔细检查是否属于本单位所管理的人事档案；审核转递人事档案材料通知单，看其转递理由是否充分，有无误转的同名异人的档案，发现有误应及时退回；查对档案材料数量与人事档案转递通知单或移交清册的记载是否相符，档案材料的归档和整理是否符合要求，有无毁损情况，发现问题可退回重新整理、制作或补办手续。经过上述程序，确认无误，接收人应在《人事档案转递通知单》的回执或移交清册上签字，并加盖公章，将回执寄给转档单位，同时对接收的人事档案材料进行登记后入库。

（四）无头档案形成的原因及其处理方法

“无头档案”是由于不知员工去向而积存在人事档案部门的人事档案材料。无头档案长期积压在人事档案部门，既转不出去，又不能销毁，不仅不能发挥作用，而且还需要花费人力、物力去管理，无疑是一种浪费。员工的主管单位由于有人无档，增加了对员工考察了解的难度，影响对员工的培养、选拔和使用。因此，人事档案管理部门既要重视对已有无头档案处理，又要防止产生新的无头档案。

1.无头档案形成的原因

无头档案主要是由于档案人员不稳定，制度不健全，档案工作与人员调动、任免工作脱节，转递不及时、不准确、不彻底等因素造成的。员工已经改变了主管单位，没有及时转递人事档案，做到“档随人走”，使人与档案脱节，时间久了，情况一变再变，人员去向不明，而形成了无头档案。转递时，对接收单位名称不清楚或书写不准确，接收单位收到又未仔细查对，误收误存，久而久之，人档脱节，找不到档案人下落。人事档案材料的收集、归档不及时，或对收集来的零散材料没有及时整理，而转递人事档案时，只转走整理好的，余下的零散材料，时间一长就转不出去，形成了无头档案。

2.对无头档案的处理

主要方法是：先对无头档案清理鉴别，分清有无价值。无价值的档案，造册登记，报领导审核批准后予以销毁。有价值的档案，详细登记，积极查询该人的主管单位。其方法可以先内后外，先近后远，内查外调，可以通过当事人的亲朋好友，查阅历年员工外调登记册，公安局的户口簿，以向原籍查询，必要时人事部门印发被查询员工基本情况名册，发至各地人事部门广为查找，经过多方查询，实在无下落者，可将有价值的材料，转至当事人原籍的县一级组织、人事部门代为查找，或移交县档案馆保存。

3.杜绝无头档案的再产生

（1）人事档案部门要建立严格的管理制度并贯彻执行，发现未转递的档案材料及时予以处理。

（2）人事档案部门要及时掌握人员录用、调动、任免及职务（职称）、军衔变动的信息。人员调动要坚持先调档后调人，新的主管单位一旦发现人到而档案未到时，应主动催要。

（3）新收集的档案材料，及时归档、整理装订。转递时，坚持一个人的档案一次全部转出，不得分批转递。

（4）保持档案人员的相对稳定，以便熟悉业务，更好地开展工作。档案人员调动时，应坚持“先配后调”，交接清楚后再调出。