人事档案鉴别要求与工作流程分析

人事档案鉴别工作，就是按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪，判定有无保存价值，确定其是否归入人事档案。它是人事档案材料归档以前的最后一次检查。鉴别是系统整理的基础和前提，也是保证人事档案材料完整、精练、真实的重要手段。鉴别工作的好坏，直接决定着人事档案质量的优劣。对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。它是一项非常重要的工作，在人事档案中占有特殊的地位。

（一）鉴别工作的原则

鉴别工作的政策性很强，必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。取之有据，是指归入人事档案的材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断和草率。人事档案是培养、选拔职工的依据，有时一份材料会影响一个人的使用。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地决定材料的取舍。为正确贯彻鉴别工作原则，必须做到以下几点。

1.鉴别档案材料必须以有关政策规定为依据

《干部档案整理工作细则》指出：鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。人事档案工作在长期实践中，中央有关部门制定了一系列文件，确立了鉴别的原则、政策界限和具体要求，是鉴别工作的依据和准绳。人事档案工作人员只有树立牢固政策观念，深刻领会有关文件精神和具体规定，才能做好鉴别人事档案材料的工作。

2.鉴别档案材料应坚持历史的辩证的观点和实事求是的原则

《干部档案整理工作细则》指出：“鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。”人事档案形成于不同的历史时期、不同的单位和个人，内容错综复杂，情况千差万别。对每份材料的处理不可能全部从党中央、国务院有关文件中找到现成的答案。因此，必须运用历史的辩证的观点、具体问题具体分析。既要对材料内容和形式进行认真、全面、细致的分析，还要联系材料形成的历史条件，具体判定每份材料的价值和手续完备的程度，切勿简单化和一概而论。

3.鉴别档案材料要有严格的制度

鉴别是决定档案取舍和存毁的大事，必须有严格的制度保证其顺利进行。凡从档案中撤出的材料，必须遵循“舍之有据”的原则，符合有关规定；要有专人负责，严格把关，对比较重要材料的取舍，应请示有关领导；销毁档案材料，必须逐份登记，履行审批和监销手续。

（二）鉴别的内容和方法

1.判断材料是否属于人事档案

通过各种渠道收集来的材料，由于种种原因，有些属人事档案，有些属文书档案、案件档案、业务考绩档案、诉讼档案等，有的材料应该归档，有的应由本人收存，有的需转递有关部门。鉴别工作的任务之一，就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。

从党团组织收集来的入党入团志愿书、申请书、转正申请书、本人的政审材料、党团员登记表、优秀党团员事迹材料等属于人事档案范围。讨论入党入团的会议记录、个人思想汇报、审批通知书，未被批准的入党入团志愿书、申请书等由所在党组织保存。

从纪检、监察和行政管理部门收集来的处分决定、结论、批复、本人对处分决定的意见和检查交代材料属于人事档案范围。本人申诉材料、旁证、检举揭发材料，属于案件档案范围，由纪检、监察部门保存。

从专业技术单位和学校收集来的评聘专业技术职称的申报表、审批表、考绩材料，发明、创造、革新成果登记和论著目录、受奖材料、学位学衔材料、毕业登记表、学历证明、考试成绩单（册）等属人事档案范围。著作、论文、译文、技术革新与创造发明体会等属科技人员业务考绩档案范围。入学通知、试卷等由学校和培训部门保存。毕业证书、学生证、受奖证书等由本人保存。

从组织、人事、劳动部门收集来的干部职务任免、员工录用、聘用、招用、职级待遇调整、更改姓名、参加工作时间等的登记表和审批材料等属于人事档案范围。干部任免、职级待遇调整的请示报告、命令、通知、离退休的审批材料等属文书档案的范围。任命书、残疾证、离退休证、各种证书、个人信件、日记等由本人保存。

2.判断是否本人的档案材料

人事档案是以员工姓名为特征整理保存的，确定档案材料是否归档，首先应弄清楚是谁的档案，不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴，因一人多名而将材料分散。为防止张冠李戴，应仔细核对档案材料上的籍贯、年龄、性别、家庭出身、本人成分、工作单位、加入党团组织、参加工作时间、职务、工资级别等基本情况是否相同，主要经历是否一致。有些材料从形式看像是某人的，实际上不是，须从内容上加以辨认区分。由于历史原因，形成一人多名，鉴别时要核查曾用名及更改姓名的材料，否则，容易把同一个人的材料分散在几处，给查找、利用造成困难。(www.xing528.com)

3.判断材料是否处理完毕和手续齐全

只有处理完毕和手续完备的材料，才能归入人事档案。凡是悬而未决需要继续办理的“敞口”材料，不得归入人事档案。如：干部任免、晋级、授衔、工人转干，有请示而无批复，涉及重大问题只有检举揭发无结论者，均属未处理完毕，不应归入人事档案，即使归入人事档案也应退回材料形成单位，待处理完毕后再归档。

4.判断材料是否真实、准确、完整

人事档案材料的内容必须真实、准确，不能有虚假和模棱两可，相互矛盾的现象。鉴别中发现内容不实、词义含混、观点不明确，相互矛盾的材料，均应及时退回原形成单位重新撰写、核实。鉴别中应仔细检查材料系列的完整程度。每份材料不得有缺页，无时间、作者或签章等要素，一经发现应及时收集补充、补办手续。

5.查对材料是否重复

人事档案要保持精练，拣出重份和内容重复的材料。不管什么材料，正、副本只各保存一份。例如，某人一次填了几份履历表，正、副本各放一份即可。有人在入党过程中多次写了申请书，有人被审查时，对同一问题多次写了交代材料，有人对同一问题在不同时期写了内容相同的证明材料，鉴别时，只需选取l至2份内容全、手续完备、字迹清楚的归入本人档案，其余的剔除。

鉴别工作中，还应同时检查档案材料有无破损、霉烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象，有问题及时处理。

（三）剔除材料的处理

1.转出

经过鉴别，认定不属员工本人的材料，或者是不应归入人事档案的材料，均应转给有关单位保存或处理。转出时，要写好转递材料通知单。

2.退回

近期形成的档案材料，手续不够完全，或内容尚需查对核实，应提出具体意见，退还有关单位，待修改补充后再交回来。凡应退还本人的材料，经领导批准后退还本人，退时应进行登记，接收人清点无误，签名盖章。

3.留存

不属于人事档案范围，又有保存价值的参考材料，整理后由组织、人事部门作为业务资料保存。

4.销毁

无保存价值、重份的材料，应按有关规定销毁。销毁时要认真审查，逐份登记，并说明销毁的理由，经主管领导批准后，进行销毁。