收集人事档案材料，充实人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。收集人事档案材料，政策性强，涉及面广，难度较大。它不仅是人事档案部门的任务，也是形成人事档案材料部门的任务，必须各方密切合作才能做好。
（一）人事档案的归档
1.人事档案材料的归档范围
做好收集工作，首先应明确收集什么。依据中共中央组织部制订的《干部人事档案材料收集归档规定》的精神，人事档案材料的归档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党团组织材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料，残疾材料，其他材料。
2.归档要求
（1）办理完毕的正式文件材料。
（2）材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间。
（3）手续完备。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章；凡须经本人见面或签字的，必须经过见面或签字。
（4）档案材料须统一使用A4的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写。除电传材料外，一般不得用复印件代替原件归档。
（二）人事档案材料的收集渠道
人事档案材料的形成不仅仅局限于组织、人事、劳动部门，凡是与人事管理活动有关的部门都有可能产生人事档案材料。摸清人事档案材料的来源，做到“有的放矢”。当前，人事档案材料主要通过以下渠道收集。
通过组织、人事、劳动（劳资）及其他人员管理部门收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、“以工代干”转干的材料；评聘、晋升、套改专业技术职务（职称）和评定工人岗位技能的材料；授予学位、学衔、军衔的材料；审计工作中形成的有关材料；出国、出境、办理工资、调整级别待遇，离休、退休的材料。
通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门收集员工入党、入团、民主评议党员、退党、退团、除名及参加民主党派的有关材料；授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料；有关政治历史问题的审查、甄别、平反结论、调查报告和本人的申诉、检查交代材料；更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。
通过纪律检查部门、行政监察部门、保卫部门和公安、司法、检察部门、收集员工违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分及撤销处分的材料，刑事判决书等。
通过科技、业务部门、学校和培训部门，收集反映员工业务能力，科技发明、论著的篇目，业务考绩、成果、贡献评定、学习成绩、学历、鉴定、奖励、处分等材料。
通过军队有关部门和地方民政部门，收集曾在部队工作过的人员的档案材料，地方干部兼任部队职务的审批材料，复员和转业军人的档案材料。
（三）建立和健全收集制度
1.移交制度(www.xing528.com)
人事档案部门应建立和健全移交制度，明确规定各单位、各部门日常工作中形成的，凡是属于归档范围的材料，均应移交人事档案部门。例如，各单位党团组织与同级组织、人事、业务部门，应在每批干部任免、调整职级、配备领导班子、专业技术职务评聘，评定工人岗位技能、考核考察以及调入院校学习或培训的学习材料。县团或相当于县团级以上党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体会议的代表登记表、委员简历、政绩材料等均应及时归入人事档案。保卫部门对员工的政治历史问题已弄清并做出结论后，应将结论、决定及有关重要材料送人事档案部门归档。纪检、监察部门应将有关员工奖惩的决定及重要材料送人事档案部门一份，归入人事档案。
2.索要制度
人事档案不能完全坐等有关单位主动送材料上门，应常与有关部门保持密切联系，定期（季、半年、1年）或不定期索要应归档的人事档案材料。对于迟迟未交者，应及时发函、打电话或登门索要，做到嘴勤、手勤、腿勤。
3.检查核对制度
人事档案部门，对所管人事档案数量的状况，应定期（季度、半年、1年）进行检查核对，将不符合归档要求的材料，退回形成单位重新制作或补办手续；不属人事档案范围的材料，予以剔除或退回原单位处理；发现缺少的材料，应填写补充材料登记表，以便有计划地进行收集。
4.补充制度
组织、人事、劳动（劳资）等部门根据工作需要和档案材料的缺少情况，统一布置填写履历表，登记表、鉴定表、自传等，使人事档案及时得到补充。
（四）新时期人事档案材料收集的重点
根据新时期人事档案工作的要求和新的用人观点，针对目前人事档案不能全面反映员工的现实状况，缺少反映业务水平、技术专长、工作业绩等材料。为此，当前应着重收集以下材料。
1.反映工作能力、成就贡献、工作实绩的材料
包括考核工作中形成的登记表、民主评议、鉴定材料；评聘专业技术职务（职称）的任职资格申报表、专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务（职称）审批表、登记表、创造发明和技术革新的鉴定、评价材料，论文和著作目录，党内外奖励及授予英雄、模范、先进工作者等各种称号的事迹材料。
2.反映学识水平和智能结构的材料
包括学员登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、学习鉴定、授予学位的材料、学历证明、培训结业登记表。
3.反映政治思想的材料
包括贯彻执行党的路线、方针政策、遵纪守法的材料；反映革命事业心、党性原则、道德品质、思想作风的材料；员工在国外、境外的鉴定材料。
4.反映员工身体状况的材料
包括新近体检表、健康鉴定、伤残证明、确定伤残等级的材料。
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