（一）人事档案的定义及其基本含义
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。我国的干部（公务员）、职员、工人、学生（从中学开始）、军人都建立了人事档案，其主体是干部和工人档案。
人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动。“所谓人事，并不是指人和事，而是指用人以治事，主要是指人的方面，以及同人有关的事的方面。”人事档案就是国家在用人治事，以及处理与人有关的事情所形成的文件材料。如为了解员工的基本情况，布置填写履历表、登记表、自传；对员工进行鉴定、考核和民主评议，形成鉴定书和考核材料；在用人过程中，形成录用、定级、调资、任免、升迁、奖惩等方面的各种文字、表格材料。
人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录，真实反映一个人的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表，是个人经历、思想演变、家庭与社会关系的反映；历年的鉴定，记载着个人不同时期表现和组织的评价；入党、入团、提职、晋级等材料，是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证；政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料，是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。所以，人事档案是个人情况的如实记载的历史记录。
人事档案是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料。人事管理活动中形成的文件材料，凡是决定归入人事档案的，必须是完成了审批程序，内容真实，完整齐全，手续完备，有查考价值的材料，以保持人事档案的优化状态。
人事档案是以个人姓名为特征组成的专卷或专册。它的内容和成分只能是同一个人的有关材料，才方便查找利用。假如一个人的材料被分散，就无法正确反映该人的全貌，影响对其全面评价。如卷内混杂了他人的材料，就会因张冠李戴而贻误工作，造成不良后果。
上述人事档案的定义，指明了人事档案的来源，形成原因、内容范围、价值因素和以个人为单位的形式特征。它既揭示了人事档案的本质属性—历史记录，也提出了如何识别和判定一份文件材料是否属于人事档案的标志。
（二）人事档案的特点
1.现实性
人事档案是由组织、人事、劳动部门以现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成。它涉及的当事人，绝大多数还在不同岗位上工作，生产或学习。组织、人事、劳动部门为了考察和正确使用员工，要经常查阅人事档案，了解其经历、德才和工作业绩，以便将其安置在最适合的岗位上，充分发挥其聪明才智。现实生活中，用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。作为依据性的人事档案，有时会对一个人是否使用，如何使用起着决定性的作用。但是，人事档案是“昨天”的历史记录，而它反映的对象—人，又是每天都在发生变化，谱写自己的历史篇章。为此，档案人员需要跟踪追迹，及时补充新材料，使档案既能反映某人的历史面貌，又能反映现实状况，达到“阅卷见人”或“档若其人”的要求。反映现实与具有现实效力和作用，是人事档案的重要特点之一。
2.真实性(www.xing528.com)
人事档案的真实性，与一般意义上所说的档案的真实性还有一定区别。档案的真实性有两方面的含义：一方面，档案从总体上说，是由社会实践活动中形成的文件材料转化来的，是历史的沉淀物，客观地记录了以往的历史情况，无论从内容和形式都表现出原始性，是令人信服的证据。另一方面，从具体的每份档案材料来说，由于人们认识水平的局限性等原因，有一部分档案所记载的内容并不真实，甚至是恶意歪曲与诬陷。但档案毕竟是历史上形成的，即使是内容不真实，但仍表达了形成者的意图，留下了当事人的行为痕迹，反映了当时的情况，仍不失其为历史记录而被保存下来。所以，档案的真实性是相对的。人事档案的真实性，有着特定的含义。从个体来说，每一份档案材料从来源、内容、形式等方面都必须完全可靠和真实。凡是来源不明、内容不实、是非不清的文件材料都不能转化为人事档案，即便已经归档也要剔除。从整体上说，要求一个人的人事档案应完整系统，既反映过去，又反映现在，纵可以提供个人成长的道路，横能勾画出全方位概貌。真实性是人事档案的生命，是人事档案正确发挥作用的基础和赖以存在的前提。
3.动态性
历史在发展，社会向前进，每个员工的情况也在不断发生变化。人事档案从建立之日起，就是动态的而不是静止的。一方面，由于人事档案涉及的当事人，每时每刻都在谱写自己的历史，各方面都在发生变化，因而决定了人事档案必须根据当事人情况的变化而不断增加新的内容，补充新材料，以适应人事管理的需要。比如，学历的变化，能力的提髙，职务和职称的晋升，工作的新成就，工作岗位的变化，以及奖励、处分都应及时记载并收集有关材料归档，直至逝世（有的职工举行告别仪式的报道消息、讣告、悼词装入本人档案）。这才意味着收集补充材料工作的终止。另一方面，人事档案随着人员的流动而不断转递。人到哪里，档案就转到哪里，“档随人走”“人档统一”，是管理人事档案的一条原则，也是人事档案发挥作用的必要条件之一。转递不及时，会出现人、档分家，发生“有档无人”或“有人无档”的现象，影响单位对工作人员的了解、培养和使用。人事档案也因对象的下落不明而成为“无头档案”的死材料。总之，人事档案从建立到向档案馆移交前，始终处于“动态”之中。
4.机密性
人事档案在相当长的时间内是保密的，不宜对外开放。1990年中央组织部颁布的《干部档案工作条例》以下简称《条例》指出，在干部档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密法规和制度，严密保管，确保干部档案的完整与安全。《条例》对人事档案也是完全适用的。人事档案是组织上在考察和使用员工活动中形成的，记载了员工的自然情况（姓名、出生年月、民族、籍贯、简历、学历、家庭情况、社会关系、政治表现、个性特点、专长爱好等），学习、工作、科研成就，考核与奖惩等。它既涉及有关工作的重大事项，又有公民的隐私。由于人事档案涉及国家机密和个人私生活的秘密，在较长时间内必须保密，应建立严格的管理、利用制度，确保国家机密的安全，切实维护个人隐私权不受侵犯。
（三）人事档案的一般作用
人事档案是考察、了解员工的重要手段。一个员工的工作与生产实践活动、思想言行、政治、业务水平，以及个人素质都被记载下来，跃然纸上。人事档案有助于组织上根据每个人的特点，提出培训、录用、升迁等建议，达到“因材施教”“量才录用”，调动人才群体的积极性。
人事档案是做好组织、人事工作不可缺少的依据。组织、人事工作的根本任务，是知人用人，应做到知人善任，选贤举能。知人是善任的基础，要想知人，就要全方位地了解人。既要了解其德，又要了解其才；既要了解其长，也要了解其短；既要了解其过去，更要了解其现在。了解的方法，除直接考察这个人的现状外，还必须通过人事档案掌握其全面情况。实践证明二者的有机结合，收效颇佳。人事档案是澄清个人问题的凭证。人事档案是个人历史与现实的原始记录，它可以为落实人事政策，调整工资级别，改善生活待遇，确定或更改参加工作、入党、入团时间及解决个人历史上的遗留问题等，提供可靠的线索或凭证，是查考、了解和处理问题的依据。
人事档案为人才开发提供信息和数据。组织、人事部门通过使用人事档案，从中探索人才成长规律，提高人事管理科学化水平，开发人才资源，适应社会对人才的广泛需求。
人事档案是编写人物传记和专业史的宝贵史料。人事档案内容丰富、数量巨大，有较高的史料价值。它是研究党和国家人事工作，研究党史、军史、地方史、思想史、专业史、撰写名人传记的珍贵资料。人事档案是组织、人事部门形成的，其中许多材料是当事人的自述，情节具体，事情真实，时间准确，内容翔实，是印证历史的可靠材料。
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