公司股东会议制度：重大决策依法召开的要求

公司股东会议是公司股东决定和商议公司事务和重大事项的重要机构和部门，也是公司股东行使自己权利的主要渠道和方式。有关公司管理和经营方面的重大决策主要通过公司股东会议来作出。《2016年公司法》就公司股东会议的种类、组成、召开、表决事项、表决程序、法律效果等内容作了详细规定。

（一）公司股东会议

1.公司股东会议的一般规定

《2016年公司法》就公司的会议制度作了较大的改动，不再规定公司成立之初召开的股东“法定会议”（Statutory Meeting）。另外，公司股东会议名称也发生了一些细微的变化，《2016年公司法》正式条文中除了保留了“公司年会”（Annual General Meeting）名称外，统一用“股东会议”（Meetings of Members）名称代替了“临时会议”（Extraordinary General Meeting）名称。但是，“临时会议”（Extraordinary General Meeting）的名称又出现在《2016年公司法》示范公司章程内容中。由此看来，尽管《2016年公司法》正式条文中没有直接使用“临时会议”（Extraordinary General Meeting）名称，但实际上仍然沿用了股东会议的传统制度，即就是将股东会议分为“公司年会”和“临时会议”。《2016年公司法》除了公司年会的条款仅适用于公众公司外，其他有关公司股东会议的规定，皆适用于任何类型的公司。下文将单独介绍公司年会，此处仅介绍公司股东会议的一般规定。

公司召开股东会议的主要目的是商议并表决通过由《公司法》或公司章程规定的需要通过会议方式表决的公司决议或者其他公司重要业务。为了提高公司决策和管理效率，《2016年公司法》大力推行公司书面决议方式。尤其是专门针对私人公司做了详尽的书面决议规定。相对于会议决议方式，书面决议具有成本低、形式灵活、容易实施以及时效性强等优点。但是，书面决议也具有股东间缺乏沟通以及容易侵犯小股东利益等方面的缺陷。考虑到私人公司比公众公司具有更强的人合性特点，以及私人公司具有使得股东之间的沟通更为容易和充分的封闭性特点，所以，相对于公众公司，私人公司更适合使用书面决议方式。使用书面决议方式可以有效降低私人公司的管理成本，提高决策效率。《2016年公司法》规定，私人公司的股东决议或类别股东决议应当采取书面决议方式或者股东会议决议方式。但是，公众公司的股东决议或类别股东决议只能采取股东会议决议方式。

公司股东会议可以由公司董事会或者符合条件的公司股东召集。依照《2016年公司法》第310条规定，持有公司已发行股本不少于10%或依照公司章程规定的更低比例份额的股东可以直接召集股东会议；在非股本公司情形下，占股东人数至少5%的股东可以召集股东会议。除了上述符合条件的股东直接召集股东会议外，《2016年公司法》还规定了公司股东请求公司董事召集会议的权力。申请之日持有不低于公司已付资本（不包括任何已付回收库存股份）十分之一且具有公司会议投票权的股东，或代表非股本公司不低于全部股东投票权十分之一且具有公司会议投票权的股东，有权提请公司董事召开公司股东会议。另外，对于私人公司而言，如果依照上述规定召开的上次股东会议已超过12个月，则代表公司已付股款至少5%且具有表决权的股东，在申请股东拟提出的决议不构成对他人诽谤或者无根据或无意义的情形下，可以请求举行股东会议。公司股东提请董事召开股东会议时，请求书应当采取纸质形式或者电子形式。请求书应当写明股东会议拟商议的业务性质，并应当由提出请求的股东签名。股东在提交股东会议召开请求书的同时，可以附随有关拟在股东会议商议和表决的决议文本。对于股东提出的决议，可以以恰当的方式提交至股东会议进行商议和表决。但是股东提出的决议符合下列情形之一的，不得提交至股东会议：一是如果该决议通过后，因不符合法律或公司章程规定而将无效；二是该决议构成对他人的诋毁；三是该决议无正当依据或者构成滥用；四是如果该决议通过后，将不能使公司利益最大化。

公司董事在收到符合条件股东召开公司会议的提议后，应当尽快召集公司会议。不管怎样，公司董事应当在收到上述提议后的14日之内召集公司会议，并且应当在召集会议的通知发出之后不超过28日之内举行会议。

如果公司董事在收到关于召开公司会议的提议后，没有按照《2016年公司法》第312条的规定召集公司股东会议的，提议人或者代表提议人全部投票权二分之一的提议人可以自行召集公司会议。但是，提议人自行召集会议不得晚于自提议提出之日起3个月。公司应当支付提议人因召开公司会议而支出的所有合理费用。如果公司董事没有履行召开公司会议义务，由此产生的相关费用应从该董事报酬或服务费中扣除。根据《2016年公司法》规定应当事先通知公司股东才能在公司会议上讨论的公司特别决议，如果没有依照《2016年公司法》第292条规定事先通知股东就在公司会议上提议讨论的，应当视为董事没有适当召集会议。

为了保证公司能够顺利召开公司股东会议，《2016年公司法》规定，如果召集股东会议的任何方式不可行，或者依照《2016年公司法》或公司章程规定的方式召集公司会议不可行时，法院有权力指令召开股东会议。此种情形下，法院可以自行决定或者依照公司董事、在公司股东会上有表决权的股东或股东个人代表的申请，以法院认为合适的方式召集、举行和召开公司股东会议。法院在发出上述指令时，可以同时做出其认为有益的辅助性指导。法院作出的辅助性指导可以包括一名公司股东或者其代理人出席会议可构成会议法定人数的内容。根据《2016年公司法》314条规定，依照法院指令，召集、举行和召开的会议应当被视作为公司目的而正当召集、举行和召开的公司股东会议。

2.公众公司年会制度

每个公众公司每年在马来西亚召开的例会叫做“公司年度普通会议”（Annual General Meeting，简称“年会”）。新的《2016年公司法》关于举行年会的强行规定仅适用于公众公司。公众公司每年应当召开一次公司年会，会议应当在公司财务年度期满后6个月内举行，且距离上次公司年会结束的时间不得超过15个月。但是，如果公司在成立后的18月之内召开了首次公司年会，那么该公司可以在成立当年或成立后下年不必召开公司年会。公司可以向公司注册官申请延长举行公司年会的时间。如果公司注册官对公司提供的关于延长公司年会的理由感到满意，可以延长前述举行公司年会的时间，且不论延长后的时间是否跨越年度。如果不按规定履行召开公司年会，对公司和有关责任人应当处以罚金。发生此种情形的，公司任何股东可以申请法院指令召开公司年会。公司年会主要商议下列事务：

（1）已审计的财务报告、董事报告和审计报告；

（2）选举因退休而空缺的董事；

（3）任命董事，并确定董事的费用；

（4）依照《2016年公司法》或公司章程规定事先通知的任何决议或其他事务。

（二）会议通知

公司举行股东会议前，应当按照《2016年公司法》或公司章程规定，正确履行会议通知义务，确保有权参会的股东知晓会议举行的时间、会议拟商议或表决的内容、会议参加的方式等内容，从而确保股东正确有效地行使自己的权利，以维护公司和股东自身的合法权益。

1.股东会议时间通知

公众公司召开非特别决议股东年会，会议通知应当在会议召集21日前或者依照公司章程规定的更早时间前发出。公众公司在取得有权出席会议且有表决权的全体股东的同意后，可以缩短上述年会通知时间。公众公司召开年会之外的非特别决议股东会以及私人公司召开非特别决议股东会，会议通知应当在会议召集14日前或者依照公司章程规定的更早时间前发出。在取得有权出席股东会且有表决权的多数股东同意后，可以缩短上述有关14日前的会议通知时间。何为多数股东，《2016年公司法》第316条（4）、（5）款作了明确规定：多数股东是指合计持有有权出席会议且有表决权股份额不低于必要比例的股东，此处股份不包括公司回收库存股份；对于非股本公司，多数股东是指人数不低于有表决权全体股东必要比例的股东。此处所指的必要比例因公司种类不同而有所差异。对于私人公司而言，必要比例应当为90%，或者依照公司章程规定的更高比例，但不得高于95%；对于公众公司而言，必要比例应当为95%。另外，因任何意外过失导致没能向股东发出会议通知，或者股东没能收到会议通知的，不应使会议程序无效。(www.xing528.com)

2.会议通知的内容和方式

股东会议通知应当写明会议举行的地点、日期和时间，记载会议业务或事务的一般性质。会议通知内容还可以包括拟决议事项文本以及董事认为合适的其他内容。

会议通知应当采用书面形式，应当以纸质形式或者电子形式，或者部分纸质形式部分电子形式的方式向股东发出通知。会议通知应当送至公司每位股东、董事和审计人员。接受会议通知的股东也包括因原来有权接受会议通知的股东死亡或者破产而取得公司股份的任何人。除非公司章程另有规定，否则会议通知应当送至股东本人或者送至股东为此目的而提供给公司的相关地址。电子形式的会议通知应当传至股东为此目的而提供给公司的电子地址，或者在网站上公开的股东电子地址。另外，公司也可以按照《2016年公司法》第320条规定，通过网站发布举行股东会议的通知。公司通过网站发布的会议通知应当采取书面形式，通知内容应当包括会议地点、日期和时间。如果是公众公司，网站会议通知应当写明是否是公司年会。公司在网站所做的会议通知，应当自会议通知发布之日起持续至会议结束之日。

（三）会议程序

股东会议程序涉及到会场确定、会议法定人数、会议主席、会议表决方式的宣布、会议表决等环节和内容。依据公司章程规定，公司可以在一个或一个以上的场地举行股东会，但会议的主要场地应当位于马来西亚境内。公司应当使用任何技术或方法以使公司股东参加会议，行使会议发言权和投票权。举行股东会议应当符合法定人数。公司仅有一名股东时，该股东亲自出席会议即可符合公司会议法定人数要求。在其他情形下，两名股东或者其代理人出席会议即可符合公司会议法定人数要求。在具体计算公司会议法定人数时，每个公司或个人委托指定的一个或多个代理人仅计为一名股东。只有在公司股东会议达到法定人数情形下，才能决议公司事务。除非公司章程另有规定，否则既定股东会议在开始半小时之内，参会股东未能达到会议法定人数的，如果该股东会是因股东请求而召开的，会议应当被终止；如果该股东会是因其他事由而召开的，会议应当在延后一周后的相同时间和相同地点继续举行。另外，在后一种情形下，公司董事也可以自行决定股东会延迟举行的地点、日期和具体时间。

公司举行股东会首先要确定股东会议主席。股东会议主席由《2016年公司法》和公司章程加以规定。公司章程可以明确规定谁应当担任股东会议主席。在公司章程没有规定股东会议主席人选的情形下，若公司有董事长的，则应当由董事长担任股东会议主席并主持会议。若公司没有董事长，或者在会议召开前15分钟内，董事长没有出席会议或者不愿意担任会议主席的，则出席会议的股东应当从参会股东中选择一名股东担任会议主席。股东会议程序中的一个重要环节是要明确会议决议的表决方式。一般来说，就股东会拟表决的公司决议可以采取举手表决的方式，也可以采取投票表决的方式。两种不同表决方式，不仅会影响股东的实际投票权，而且也会影响会议的效率。举手表决方式中，股东的表决权不按股东自身所代表的股份多少来决定，而是按照股东人头来确定会议表决效果，每个参会股东都有一个同等的表决权。投票表决方式中，每个股东的实际表决权往往取决于其拥有的公司股份数额，股东拥有的股份数额不同，其享有的实际表决权也不同。因此，投票表决方式中，公司决议更易受到大股东的影响。根据《2016年公司法》第330条的规定，除非在宣布采取举手表决前或宣布采取举手表决当时，由符合法定要求的人员提出投票表决的请求，否则任何拟表决公司决议的股东会议应当采取举手表决方式。下列人员有权请求以投票方式表决：

（1）股东会会议主席；

（2）不少于3名出席会议的股东或其代理人；

（3）出席股东会议且享有不少于全体股东表决权10%的任何股东或其代理人；

（4）持有不少于公司全部已付且有表决权股份总额10%的股东。

另外，《2016年公司法》明确了相关主体依法请求投票表决的强制性规定。

（四）公司决议

1.公司决议的一般规定

公司股东会议往往和公司股东决议紧密相关，公司召开股东会议的主要目的之一就是要对公司的相关事项进行讨论和表决。公司决议可以通过书面方式通过，也可以通过举行公司股东会方式通过。依照《2016年公司法》第290条规定，私人公司股东决议可以通过书面决议方式完成，也可以通过股东会方式完成。对于公众公司而言，不论是普通股东决议还是类别股东决议，只能通过股东会方式完成。公司股东决议分为普通决议和特别决议。对于何种公司事项通过普通决议还是特别决议方式来完成，主要依照公司章程和《2016年公司法》本身的规定来确定。凡是公司章程和《2016年公司法》没有特别规定需要采用特别决议方式来表决的事项应当以普通决议方式表决。

公司股东或者类别股东普通决议可以采取书面决议或召开股东会方式通过。在采取召开股东会方式进行表决时，由享有投票权的公司股东亲自投票，或者在允许委托投票的情形下，由股东委托其代理人投票表决。在采取书面决议方式时，由享有投票权的公司股东作出书面表决。公司以股东会方式对股东普通决议进行表决时，若采取举手方式表决的，由出席会议的股东简单多数通过即可；若采取投票方式表决的，由享有表决权的股东亲自或者委托其代理人进行投票，所持总表决权过半数股东通过即可。另外，依照公司章程规定，任何可以通过普通决议方式表决的公司事务均可通过特别决议方式表决。

考虑到公司特别决议事项的重要性，《2016年公司法》和公司章程对特别决议的实施有一些特定要求。这些要求一方面表现为程序方面的特定要求，如事先通知；另一方面表现为表决机制的严肃性。公司进行股东或者类别股东特别决议事项之前，应当就特别决议事项内容事先通知有权参加决议的所有股东，该通知时间不得少于21天。和普通决议一样，公司股东特别决议也可以采取书面决议或召开股东会方式通过。在采取召开股东会方式进行表决时，由享有投票权的公司股东亲自投票，或者在允许委托投票的情形下，委托其代理人投票表决。在采取书面决议方式时，由享有投票权的公司股东作出书面表决。公司以股东会方式对股东特别决议进行表决时，若采取举手方式表决，有出席会议的75%股东通过即可；若采取投票方式表决，由享有表决权的股东亲自或者委托其代理人进行投票，则由所持总表决权75%的股东通过即可。另外，公司股东特别决议事项应当在会议通知中明确指明，否则不得以特别决议方式通过；股东会议通知中指明是特别决议事项的，则该事项只能以特别决议方式作出。

2.表决规则

公司股东在对公司决议事项进行表决时，除了遵循《2016年公司法》相关规定外，还应当遵循公司章程的表决规则。除非公司章程另有规定，否则公司表决遵循下列规定：其一，对于采取股本形式的公司，以书面方式进行表决的，每位股东拥有的每一股份或股票代表一个投票权；以股东会举手方式进行表决的，每一股东拥有一个投票权；以股东会投票方式进行表决的，每位股东拥有的每一股份或股票代表一个投票权。其二，对于采取非股本形式的公司，每位公司股东拥有一个投票权。其三，股东代理人表决规则。不管公司章程如何规定，在允许股东代理人表决的情形下，有表决权的股东委托其代理人应当以举手方式进行表决时，该举手表决的代理人应当是该股东的唯一代理人。如果有表决权的股东委托的代理人超过1人时，受委托的代理人只能以投票方式行使授权表决，且只有在该股东明确说明各代理人投票权比例时，该委托代理才能有效。其四，公司股份共同持有人在行使表决权时，共同持有人视为一名股东。如果股份共同持有人以相同方式表决时，则该表决视为此种方式下的表决；若股份共同持有人以不同方式表决时，则视为没有行使表决权。