3.0.1所述5个方面的问题,集中到一点就是缺乏先进的管理模式、与时俱进的信息解决方案以及探讨研究“堤内损失堤外补”的索赔机会。解决问题的对策概括为:
(1)采购和物质管理先进模式应用。项目采购管理包括很多方面,承包人特别要关注的是雇主的关键要求,如加工图纸的要求、加工母材的要求、加工工艺过程的要求、最终出厂前的检验实验要求等,所以承包人必须对上述采购活动进行严格管理和监制人员的委派,否则雇主会拒绝、拒付。
一些公司的软件和网络解决方案始于项目管理和代表雇主关键要求的合作申请书,它们也提供包括投标邀请书和报价申请在内的采购权限,旨在方便采购进程,而并不试图改变人们的工作方式,包括:
1)在报价申请中引入材料清单。
2)带专门产品的样图,同时跟踪样图的最新版本以及一揽子投标报价的最新进展。
3)进行详尽的投标分析,运用坐标网格以便于进行“苹果对苹果”式的比较。
4)自动向中标者发出采购定单。
具有代表性的采购与物质管理模式,就是美国MateriaLink公司使用报价申请程序以便于卖主上载他们所提供的产品的设计详图和规格明细。当重新审视报价单时,卖主可以同时对出价进行评估,决定较低的价格对于剩余产品是否物有所值。另外,采购支持招标和非招标两种形式要应用自如,以求模式的更加优化。国际工程承包企业的海外项目来源复杂,变动频繁,并牵涉到很多国家和地区,使得如何管理好这些资源,使其最大效益地得到利用成为了项目管理的重中之重。利用信息技术可以化难为易,快速地给任务分配资源并准确地跟踪控制资源使用状况。利用信息技术进行资源地计算机化管理,可在项目执行的过程中跟踪所有资源的使用情况。信息技术在物质管理方面的应用主要有:
1)供应人、物料分类设置管理。
2)采购计划、采购预算、采购周期谨慎规划物料采购。
3)采购单、收货单、退货单严格控制物料的质与量。
4)采购跟踪从供应人、物料多角度分析采购汇总、明细数。
5)物资分类、仓库维护、领料类型、出入库设置是全面管理项目物资基础。
6)入库、出库、领料、退料记录每一笔物资的来龙去脉。
7)大型设备制定安装计划,设备安装单记录安装过程。
(2)运输管理应抓住运输方式与报关要求的两个关键。一般情况而言,对运输方式的选择应从以下三方面考虑:
1)根据运输条件选择运输人。
2)根据运输路线选择运输工具。
3)根据运输时间选择运输班次及港口/机场//车站。
通常对报关要求的考虑是熟悉海关手续的运作,包括:
1)办理特定区域进口自用物资的审核手续。
2)超限值、超限量敏感重点加工贸易合同、异地报关、转关业务审批手续。
3)办理知识产权进出境保护申请手续。
4)进出口商品归类、税率及汇率咨询手续。
5)查找报关单手续。
6)进出口货物基本通关程序说明。
7)非贸易性进出口货物的通关。
8)进出境运输工具的通关。
9)加工贸易海关手续指南。
10)设立保税工厂、保税仓库指南。
11)办理《海关监管车辆领销牌照通知书》手续。
12)办理海关监管车辆解除监管手续。
13)报关单“二次核对”手续。
14)申领金融IC卡、读卡器需知等。
国际大公司的运输管理普遍采用了信息技术来优化物质运输,在运输条件、路线、时间和报关要求方面进行权衡,对货物的在途状况进行跟踪。
(3)项目管理采用电脑信息技术。及时作好合同管理、项目的计划、项目的进度、质量管理,进行项目的成本控制,对总承包人来说至关重要。采用电脑信息技术,既可大量缩短更新周期,又可充分体现个性特点。具体包括:
1)筹划与进度管理:
①子项目、任务无限制多级划分。
②自动计算作业进度与标识关键路径。
④支持完成—开始、开始—开始、开始—完成、完成—完成四种作业逻辑关系。(www.xing528.com)
⑤项目之间、项目内部的资源平衡与优化。
⑥时间单位可为天、周、月,工作日历自由设定。
⑦物资、设备、费用、人工计划与反馈等。
2)质量管理:
①技术指标管理、质量管理规划确保项目质量,达到预期目标。
②建立技术评价指标体系和质量评价指标体系,提供质量管理基础。
③交付成果技术报告、交付成果质量报告、任务技术报告、任务质量报告全面反映、控制项目技术和质量。
④项目评审验收报告对项目质量最后把关等。
3)合同文档:
①合同、文档任意分类。
②合同维护,保存合同原件及关键数据,快速检索、汇总。
③资金支付计划、实物交付计划。
④合同变更、索赔等。
4)成本和资金管理:
①通过项目摘要报表、视图、项目成本统计表等,查看项目的排定和当前成本、比较基准成本、实际成本和剩余成本,以了解项目是否会超出总预算。
②按任务、资源和分配来核查项目的成本和差异,以便了解何时何处的成本会超出或低于预算。
③通过应用信息技术的“成本超过预算”筛选器,可快速找出成本超出预算的任务或资源分配。
④使用“盈余分析”表分析成本。将成本保存为预算之后,可以将某一任务目前的实际进度与预期进度进行比较,同时,参照任务的进度跟踪现金流量,从而了解在项目完成之前是否会将资金用完。
在成本与资金管理中,下列信息注意收集积累:
①投资计划、投资清单、资金收入单详细跟踪记录投资数据。
②资金支出单跟踪相关合同,记载支出金额、类型和支付方式。
③资金流量、收支计划、资金月(年、季)报等。
5)评估分析:
①采用运筹学原理,量化分析项目按进度计划和预算成本完成的百分比。
②乐观值、悲观值、最可能值、希望值等专家经验提供分析基础。
③直方图、曲线图直观显示项目时间、成本风险。
④使用国际标准的EVMS理论,分析成本、进度及与计划的差异。
⑤计划预算成本、实际预算成本、实际完成成本、成本偏差、进度偏差及综合指数。
⑥多种数学模型分析、预测项目完工数据等。
(4)用组织和流程以协调雇主、总承包人、分包人关系沿着合同运行。
国际上通行的做法是建立以雇主项目的建成和合同为中心的管理流程。这意味着项目雇主/总承包人/分包人签订合同后,一切权利和义务的关系都按照合同的规定进行,设计进度、采购进度、施工进度、工程质量也由合同来进行保证。
(5)辅助决策支持。
1)从宏观到微观,从静态到动态,为不同层次的项目经理量身定制其决策图表。
2)多种图形拆分、组合,从时间、资金、资源、物资各个角度体现项目的综合进度。
3)成本超支、进度滞后、资金拖欠等重大问题预警。
4)项目开工、里程碑事件、任务竣工等重大工作预报。
5)绘制甘特图、进度图,令进度情况一目了然。
6)投资额、计划工期、工时进度、工程量、产值、完成量跟踪查询。
7)资源使用计划、数量、成本跟踪查询。
8)本期/累计物资的采购、收入、支出、库存查询分析。
9)资金收入、支出、结存分析图等。
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