专业研讨会策划实现成功，得益于《会展概论》

专业研讨会是以研讨行业发展动态为主要内容的会议，策划流程如下：

1）收集市场信息

为了使研讨会研讨的内容有的放矢，在展会期间举办专业研讨会以前，办展机构要多方收集市场信息，对该行业做深入的研究，努力抓住行业热点问题，为下一步确定会议提供翔实的背景资料和参考依据。

2）确定会议主题

会议要有能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行业某一领域发展动态的鲜明主题。会议的主题要有创意，具备前瞻性、总结性和时尚性等特征。所谓前瞻性，是指会议的主题针对行业的对发展现状和发展趋势要适度超前，行业热点问题要看得更远、更深，不能只局限于眼前情况；所谓总结性，是指会议主题要能高屋建瓴，能对行业发展有所总结，能体现行业发展的特点和趋势，不能脱离行业发展泛泛而谈；所谓时尚性，是指会议的主题要能有的放矢，紧扣行业热点和难点问题，不能远离现实。

为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征询相关科研机构、大专院校有关专家的意见，也可以对行业中的各类企业展开调查，让他们提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议的主题。

3）准备会议方案

会议方案是有关会议召开的具体实施计划。要组织一个高水平的会议，会议实施计划一定要做到详尽周密、高效协作。

案例

专业研讨会策划书目录

1.会议的名称、时间、地点和规模

2.会议的主题和议题

3.会议的主讲人和听众

4.编制会议议程

5.会议资料的准备

6.会议的召开方式(www.xing528.com)

7.会议预算

8.会议接待计划

4）邀请会议主讲人员

会议的主讲人员对于会议的成功是非常重要的，因此，会议的组织者必须尽最大的努力邀请自己所期望的主讲人员到会。对于某主讲人员负责演讲的议题，会议的组织者至少应在会议开幕前的一个半月或更早通知他们以便其早作准备；要妥善安排主讲人员的吃住行，对于一些重要的主讲人员，要安排专人陪同；如果演讲者或者听众中有持不同语言者，还要注意配备翻译人员。

5）会议召开

当会议召开日期临近，组织者要妥善安排和布置会场，要安排专人落实会议召开的场地以及场地中电源、音响、投影、录音录像等相关设备，并备有后备的电源、音响等应急设备；要安排好会议现场的工作人员和技术设备维护人员，落实服务人员以及茶水的供应；保障会议现场的光电、温度和通风处于正常状态；制订会场纪律；组织专业人员对会议现场进行安全检查，疏通通道，开启安全门。

案例

某市委王书记到和平会展中心视察。该会展中心管理层高度重视，强调一定要使该次会议顺利举行，要求相关工作人员调试好音响，准备好演示设备和图片等。负责音响管理的人员反复调试了音响，确认音响系统正常；负责演示设备的人员也将设备调试到最好状态。结果会议当天，正当王书记一行到达会场要开会的时候，音响系统不响，拖延了半个多小时，还是没有弄好，只好在没有话筒的状态下开会。演示过程也因为中途穿插、细小失误等原因，时间比预计的超出了半个多小时，结果王书记一行取消了原定对会展中心的参观而匆匆离去。之后，市委办公厅对该会展中心由于该次会议准备不充分进行了严厉的批评，给会展中心造成了不可挽回的负面影响。经最后查验，音响系统出问题是因为老化所致；而中途穿插、细小失误等所花费的时间亦属于在正常时间范围。

讨论：是否有人应对该次事件负责？有何教训？

6）会议总结

第一，会议总结要评估会议对于展览的意义和作用。第二，要对会议主题、议题以及主讲人和听众进行评估，要检讨会议的主题和议题是否适当，会议的主讲人是否合适，演讲的内容及效果是否达到原来的预期，分析听众的来源和构成。第三，要对会议的筹备和实施方案进行评估，考察会议的筹备各过程是否合理、会议的实施方案有无可以改进和调整的地方、会议的现场布置是否恰当、会议的工作人员是否称职。第四，对会议的收支情况进行评估，看看各项支出是否必要、是否可以进一步扩大收入来源等。从以上各项评估中，找出好的经验，总结出不足之处，作为改进和提高下一次会议的参考依据。

7）会议危机管理方案

会议危机管理方案包括两部分的内容：一是针对突发事件的管理方案，这与展会期间可能出现的危机事件的管理办法基本相同；二是会议备用方案，即针对一旦原会议策划方案因故不能全部或部分实施而制订的替代方案。由于会议涉及面广、影响大、牵涉的人众多，一旦出现危机，影响较为严重，危机管理必不可少。

8）会议经费与会议赞助

会议所需要的各项费用，办展机构要事先做好预算。会议所需资金费用的来源有：第一，可以从展会收入中划出一部分作为会议筹备资金，做到“以展养会，以会促展”；第二，可以向与会人员收取一定的会务费用；第三，可以寻求企业赞助。由于与会人员都是一些行内人士，如果会议举办出色，影响较大，很多企业愿意对会议加以赞助。企业对会议的赞助可以有很多种形式，如转让会议的冠名权，允许企业在会议的某些特定地方做广告，允许赞助企业在会议期间做简短发言介绍自己的企业，让企业赞助会议现场使用设备等。