会展外包：高效展会运输解决方案

办展机构需要选择合适的展会运输代理，来承担参展商展品运输工作。展会运输代理的基本任务是将参展商的展品、展具和宣传资料等物品安全及时地运到展会现场。海外运输代理需要熟悉各类运输方式综合使用。跨国运输基本上都是一种国际联运，整个运输过程基本都要经过陆运—海运—陆运，或者陆运—空运—陆运等几个环节，参展的货物要从一个国家运到另一个国家才能完成。海外运输代理必须是一家能力比较全面的公司，要有能力安排和协调陆运、水运和空运以及对它们的联合使用。

1）来程运输和回程运输

展览运输主要包括两个环节：来程运输和回程运输。来程运输是指将参展商的展品及相关物资自参展商所在地运至展会现场之间的运输，一般会经历展品集中与装车、长途运输、接运和交接、掏箱和开箱等。

回程运输是指在展会结束后，将展品及相关物资自展位运至参展商指定的其他地点的运输工作。回程运输的目的地可能是参展商的所在地，也可能是参展商指定的其他地点，如其经销商和代理的所在地或另一个展会的所在地等。对办展机构和运输代理来说，回程运输的筹备和计划工作在展会筹备时就要着手策划，不能等到展会结束时才开始，否则，将引起撤展现场的无序和严重混乱。

2）运输代理工作管理(www.xing528.com)

为了给参展商提供最好的运输服务，办展机构有必要督促运输代理为参展商安排最佳运输线路和运输方式，坚持做到“门到门”的服务、尽量一次发运而不多次转运、尽量使用集装箱或其他安全运输方式等基本原则。

办展机构有必要让运输代理向参展商提供合理的运费及杂费的收费标准，防止运输代理收取的费用过高；要让运输代理向各参展商明确可以提供哪些现场服务及其收费标准以供有需要的参展商选择。办展机构一般不负责展出者的展品丢失、损坏等风险，因此要督促运输代理提醒参展商在安排运输时需要投保的险别。

办展机构需要注意联络、海关手续、搬运操作3个方面的管理。展会运输代理的工作很大程度上依赖于对这3个方面的有效管理。联络包括与办展机构和参展商之间的联络。要求展会运输代理必须配备懂外语的工作人员；必须在展会现场或合理的距离内设立办公设施；配备国际电话、电传和传真；必须提供详细、有效的邮政联系地址以方便客户联络和邮寄有关运输单据。在海关手续方面，对于国际参展商来说，不管是来程运输还是回程运输，都涉及海关报关的问题。展会运输代理要与海关有关人员商妥现场工作的期限和时间，包括正常工作日之外的工作时间，如周末、节假日和加班等，要有足够的时间办理海关手续。展会运输代理与办展机构共同为展会设立临时免税进口手续。根据海关的规定，对于有些题材如汽车的展会，展会运输代理可能还要担保和交纳保证金。在搬运操作方面，要熟悉展览现场，并在展位施工和撤展期间能随时使用合适的搬运设备和有经验的搬运工；要在展览现场安排仓储地，如果没有条件，要安排在尽可能近的地方；空箱应存放在离展会尽可能近的地方；卸车和装车必须按事先商定的时间进行；必须协调好所有参展商的搬运要求，并提前将相应的安排通知办展机构和参展商。