会展概论：展览期间现场工作的成果

展览期间现场工作是保证展会展览现场秩序的重要工作，是办展机构与参展商、采购商和其他有关各方进行直接沟通和交流的重要时机。

展会展览期间，现场的主要工作是参展商现场联络和服务、观众登记和服务、公关和重要接待活动、媒体接待与采访、展会相关活动的协调管理、现场安全保卫工作、知识产权保护工作、现场清洁、有关信息的收集整理、与场地部门结算工作、与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜、为下一届展会招展预订展位等。

在参展商现场联络和服务方面，办展机构一般都会抓住这一机遇亲自到各参展商的展位拜访，或者邀请参展商座谈，了解他们的需求，征求他们对展会的意见和改进建议，及时为他们提供其需要的各种服务。安排互动是展会现场服务的主要内容，互动形式可以是产品演示、手把手互动、信息收集、观摩交流、老客户洽谈、新客户交流等。

在观众登记和服务方面，观众通过登记进入展会会场以后，展会要对观众参观、观众信息咨询、中场休息场地和设施的提供、观众与参展商贸易谈判等提供便利和服务。

在公关和重要接待活动方面，展会展览期间，展会往往会安排一些重要的公关活动，如邀请重要领导参观和视察展会、接待外国参展和参观代表团、接待行业协会和商会的考察、接待外国驻华机构代表的访问等。这些公关和接待活动对扩大展会影响、树立展会良好形象有重要作用。

在媒体接待与采访方面，展览期间展会会安排一些媒体对展会进行参观和采访，一些著名的展会媒体还会主动申请采访。接待媒体与安排媒体采访对扩大展会宣传推广有重要作用，展会要认真对待。另外，展会还可以通过展会的新闻中心有意识地对外发布一些展会方面的新闻以进一步扩大展会的影响。

在展会相关活动的协调管理方面，对于展会展览期间举办的会议、比赛、表演和其他相关活动，展会要积极安排和协调。

在现场安全保卫工作方面，展览期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入展会、防止展品丢失和被盗、展会消防安全保护、协助参展商处理一些安全保卫方面的工作等。和布展时一样，展览期间展会也只负责提供一般的保护工作。(www.xing528.com)

在知识产权保护工作方面，展会往往会邀请有关知识产权保护部门在展会现场设立专门的“知识产权保护办公室”，负责处理参展商有关知识产权方面的侵权投诉，处理可能出现的侵犯知识产权的事件。对于被投诉侵犯了知识产权的展品，展会一般会禁止其展出。

在现场清洁方面，展会一般要负责展场公共区域如通道等的清洁卫生工作，展览期间以及每天闭馆后派出相关人员清洁和打扫这些区域；展会一般不负责各展位里面的清洁卫生工作，这些区域的清洁卫生工作由各参展商自己负责。

在有关信息的收集整理方面，展会期间各种信息汇集于同一个展馆里，展会要抓住这一时机收集有关信息，如对展会客户进行问卷调查，了解他们对展会各方面的看法和意见等。展览期间收集的信息是改进展会办展策略的重要参考资料，展会要认真收集、分析和整理。

在与场地部门结算工作方面，办展机构要派出专门人员与展馆场地部门核对展会租用面积、参展类别和各服务收费，准备相关资料和数据，为展会闭幕后与场地部门结算作准备。

在与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜方面，展览期间展会的各合作单位和招展、招商代理一般都会亲临展会，办展机构这时需要与他们商谈下一届展会的合作与代理招展、招商等事宜，为下一届展会提前作准备。

在为下一届展会招展预订展位方面，展览期间行业内企业和人员大量汇集，展会可以在大会现场设立专门“招展办公室”，负责为参展商预订下一届展会的展位。