新闻发布会又称记者招待会，是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息，解释组织重大事件而举办的活动。新闻发布会是展会常用的宣传推广方式之一，也是展会与新闻界加强联系的有效办法，是一项成本低而效益高的会展宣传推广手段。
1）召开新闻发布会的时机
一个展会从开始筹备到最后开幕的过程，可视需要组织多次新闻发布会。在展会筹备之初、展会招展工作基本结束时、展会开幕前、展会闭幕时都是召开新闻发布会的绝好时机。在这些时候召开新闻发布会，对展会具有较大的促进作用。
在展会筹备之初召开新闻发布会，是向新闻界介绍举办展会的时间、地点、目的、主题、展品范围和发展前景等。发布会的目的主要是要通过新闻界告诉行业人士：在某时某地将有一个十分有发展前景的展会要举办。这时召开新闻发布会，主要是起一种“消息发布”和“事件提示”的作用。
在展会招展工作基本结束时，有些展会也会就展会的筹备进展情况、参展商的特点及构成等情况举行新闻发布会，通过新闻发布会告诉社会展会的进展情况，吸引展会的目标观众届时到会参观，对尚未决定参展的目标参展商提供进一步的参展激励。
在展会开幕前，绝大多数展会都会召开新闻发布会，向外通报展会的特点、参展商的特点和构成、展会的招商情况、展品范围、贵宾邀请等内容。在展会开幕前召开的新闻发布会是一次十分重要的发布会，很多展会都会精心组织，广泛邀请记者与会。
在展会闭幕时召开的新闻发布会一般是向外界通报展会的展出效果、展出者的收获、参展商和观众的构成和特点、贵宾参观情况、展望展会的未来发展等内容。这种发布会就像是展会的总结，如果组织得好，对下一届展会的筹备会有一定的帮助。
2）新闻发布会的筹备
新闻发布会是有一定的程序的，不管是在什么时候召开新闻发布会，一定要准备充分。办展机构要做好以下工作：
①确定发布会的地点。召开新闻发布会的地点可以在展会的举办地，也可以不在展会的举办地，须视展会的具体需要而定。新闻发布会通常会在展馆或其附近较高级的酒店里举行。从实际操作看，很多展会都将展会开幕时和闭幕后的发布会放在展会举办场馆。
②确定出席发布会的媒体及相关人员。新闻发布会要选择邀请对目标参展商和观众有较大影响的媒体，如专业报纸杂志、大众传媒、网站、电视台等。除了新闻媒体，还可以邀请一些行业协会、工商部门、政府主管机构、外国驻华机构、参展商代表等单位的人员参加。需要注意的是，参加新闻发布会的媒体人员不应该仅仅是记者，还可以邀请一些专栏评论员、摄影师、编辑和其他有舆论导向作用的人员参加，以提升报道率。(www.xing528.com)
③确定发布会的主持人。发布会的主持人可以是有关行业协会或商会的领导、办展机构的负责人、政府主管部门的官员等，也可以由上述机构共同来主持。
④确定发布会要发布的内容。发布会内容应视发布会召开时间的不同而各有侧重。发布会的内容可以编成各种新闻资料，如新闻稿、特别报道、特写、新闻图片、专题报道等。其中新闻稿是给媒体提供的最基本和最重要的新闻资料，新闻稿的写作一定要符合新闻报道的基本写作规律，其内容要有新闻价值和报道价值，要目标明确、重点突出。
⑤确定发布会的召开程序。新闻发布会的程序一般是：办展机构、行业协会或政府主管部门有关领导讲话，展会信息发布和展示，记者提问。有关领导的讲话要简短，其所占用的时间不要超过展会信息发布和展示的时间，且要精心准备回答记者可能提出的各种问题，避免冷场。发布会的时间不应太长，一般认为最好不要超过一个小时。
发布会结束以后，还要及时跟踪和收集各媒体的报道情况，如果有媒体需要更详细的资料，要及时提供；如果一时提供不了，可以安排有关媒体进行实地采访和拍摄。
案例
展会新闻发布会
××××陶瓷博览交易会在筹备之初召开了新闻发布会，目的是向业界发布展会的基本信息。在招展工作基本结束时又开了一次新闻发布会，目的是邀请目标观众届时到会参观，对尚未决定参展的企业进行参展激励。在展会开幕前，办展机构第三次举行新闻发布会，通报展会特点、参展商构成、招商情况和展品范围。在展会闭幕时，办展机构再次召开新闻发布会，通报展会贸易额、观众和参展商数量等。
办展机构负责人安排了专门人员进行媒介跟踪，及时提供媒体所需的详细资料，满足一些媒介进一步实地采访和拍摄的需要。同时，全面收集各媒体的报道，分析报道是否符合预期，并在此基础上与媒介进行进一步深度沟通，使媒介很好地传播了该展会的信息。
发布会结束以后，要及时跟踪，如果有媒体需要更详细的资料，要及时提供；如果一时提供不了，可以安排有关媒体进行实地采访和拍摄。同时，需要全面收集各媒体的报道。
讨论：每次发布会的目的各有什么不同？新闻发布会后需要做好哪些工作？
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