观众邀请函及展会通讯 ，会展概论成果

观众邀请函和展会通讯是两种最为常见的用于招商和会展宣传推广的宣传资料。观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的，用来进行会展招商的一种宣传单。展会通讯是办展机构根据展会的实际需要编写的，用来向展会的目标客户通报展会有关情况的一种宣传资料。

1）观众邀请函

观众邀请函是专门针对展会的目标观众发送的，主要作用在于邀请采购商到会参观，其发放的针对性非常强，效果往往也很好。观众邀请函的目的在于吸引采购商到会参观。因此，对展会的特点、优势、展品和参展企业的介绍就成为观众邀请函最为主要的内容。观众邀请函在邀请观众到会参观的同时，也直接扩大了展会的宣传推广，间接地帮助了展会的招展工作。

案例

观众邀请函目录

1.展会的基本内容

包括展会的名称、举办时间和地点、办展机构、展会LOGO、展会特点和优势、上届展会简短总结等。

2.展会招展情况

包括展出的主要展品、参加展出的新产品和展会招展情况、知名企业参展情况通报。

3.配套活动

列举配套活动的时间、地点和主题。

4.参观回执表

包括参观申请的联系办法和联系人等。

和展会通讯不同，观众邀请函一般只在展会开幕前一个月左右才开始向国内采购商直接邮寄；在展会开幕前3～6个月内向国际采购商直接邮寄。

2）展会通讯

展会通讯通常是一本小册子，或者是一份小小的报纸。展会通讯编印出来以后，办展机构就以直接邮寄的方式及时地将它邮寄给其目标客户（即展会的目标参展商和目标采购商），或者通过电子邮件发送给其目标客户，并在展会的专门网站上发布。

因为展会通讯能够及时准确地向展会的目标客户传递展会的有关信息，与目标客户保持经常的联络和信息沟通；通过直接邮寄向目标客户发送，针对性非常强，有效率极高，可以扩大会展宣传推广的范围和渠道，建立展会良好形象。展会通讯可促进展会招展招商，还可为展会目标客户提供良好的信息服务。因此，展会通讯是一份重要的资料，办展机构往往十分重视展会通讯编制，并花费较多的人力财力向目标客户寄送。

一般来说，展会的目标采购商的范围比其目标参展商的范围要广，其涉及的行业也更多。所以，办展机构在进行会展招商时，展会通讯的寄送范围不仅仅局限在展会展览题材所在的行业，还要考虑其相关行业。如体育用品博览会的目标采购商除了体育行业以外，还可向众多的健身休闲产业、房地产行业、各种会所等潜在客户寄送展会通讯。

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展会通讯目录

1.展会的基本内容

包括展会名称、举办时间和地点、办展机构、展会LOG0、展会特点和优势、上届展会的总结和展览现场图片等。

2.市场信息和行业动态

包括国内外同类展会的情况、本展会展览题材所在行业国内外市场状况、行业动态和发展趋势等。

3.展会招展情况通报

包括所有参展企业名单，重点通报行业知名的企业参展情况。

4.会展招商情况通报

包括招商的渠道、招商宣传推广、招商措施和招商效果等。

5.会展宣传推广情况通报

包括各种宣传推广渠道、办法和时间安排，用以增强客户参展和观众参观的信心。

6.配套活动情况通报

包括展会期间将举办一些什么样的配套活动，如专业研讨会、产品发布会等。

7.参展（参观）回执表

包括参展（参观）申请人的单位名称、地址、联系人、联系办法，参展（或感兴趣的）产品介绍，办展机构的联系办法和联系人等。

值得说明的是，因为展会通讯一般是分期编印，其内容随着展会筹备进展的需要而不断调整。例如，在展会筹备的初期，展会通讯的内容要偏重于能促进展会招展的有关信息；在展会筹备的中后期，除了继续促进展会招展以外，展会通讯的主要作用在于与目标客户保持经常的联络和信息沟通，提供信息服务，促进会展招商。

展会通讯通过直接邮寄发送到目标客户并对他们的参展（参观）决策产生影响。为了展会通讯阅读率的提升，展会通讯要做到：具有知识性、时尚性和趣味性；外观美观大方；内容短小精悍，信息真实可靠。办展机构要充分认识到展会通讯的重要作用，不要因为网络发达而忽视这个有效的工具。