如何管理招展代理？-会展概论

指定会展招展代理是办展机构借用外部力量来做大做活招展业务的一种有效手段。它可以增加招展单位的业务网络，扩大业务规模，提高经济效益。指定会展招展代理，要尽可能地保证代理商的资质可靠，因为只有可靠的代理商才能切实地履行其职责。

1）招展代理种类

根据展览项目的需要，展会的招展代理有：①独家代理。在某一时期内办展机构将某一地区的招展权赋予某一家代理商独家负责，在该地域内不再有其他的代理商为本项目代理招展，办展机构也不得在该地域内招展。独家代理的业务范围较大，但一般要承诺完成一定数量的招展任务。②排他代理。办展机构赋予代理商在某一地区一定时间内的招展权，在该地域内不再有其他的代理商为本项目招展，但办展机构可在该地区招展。③一般代理。在同一地区同时委托几个代理商作为本招展单位的招展代理，办展机构也可在该地区招展，但须明确各代理单位的招展权限。采用此种方式时，代理条件必须统一、明确。④承包代理。代理商承包一定数量的展位，不论能否完成约定的展位数量，代理商都得按商定的展位费付给办展机构。

公司、相关协会和商会、有关媒体、个人、国外驻华商务处、贸易代表处和公司等都可能成为招展代理。为保证代理的资质可靠，我们在指定某一机构为代理前必须对其进行资质考察，只有符合条件的才能被正式确定为代理。

2）代理佣金

支付给代理商的佣金要根据代理的形式、代理期限的长短、代理商的业绩水平等来综合确定。办展机构给予代理商的佣金和准许代理商给予参展商的折扣要分开，以免引起招展价格的混乱。(www.xing528.com)

独家代理、排他代理和一般代理的代理佣金，一般按办展机构实收到的、由该代理商招来的参展商所交的参展费总额的5%～15%的比例提取。承包代理一般只有在完成承包展位数量后才可提取佣金，因此佣金一般要高一些。为鼓励代理商的招展积极性，给代理商的佣金可以采取累进折扣制，即按招展的不同数量给予对应的佣金比例。代理佣金支付的时间和方法，可根据具体情况分别采取定期结算、定期支付，逐笔结算、汇总支付，逐笔结算、逐笔支付三种方法。

3）代理商管理

招展代理管理需要做好：①坚持定期书面报告制度。要求代理商必须定期汇报其招展的进展情况，汇报自己和当地企业对展会的看法、意见和建议，并对当地市场作出分析，形成简要的书面报告上报给展会项目负责人。项目负责人根据书面报告中的问题及时采取措施加以解决，确保招展进度的实现。②招展价格的控制。代理商对外招展的价格折扣应严格按照代理合同所规定的价格折扣操作。办展机构给予代理商的佣金和准许代理商给予参展商的折扣要分开，给予参展商的折扣由办展机构决定，代理商无权给予，以免引起招展价格的混乱。③收款与展位划定。展位的划定一般应由办展机构控制和最后确定，代理商无权划分展位或者对展位进行重新分割；如遇特殊情况，只能提出建议由办展机构定夺。④参展商的参展费。除承包代理已经提前支付展位费用外，其他代理商原则上不得代收参展商的参展费及其他一切费用，防范财务风险，同时确保办展机构及时收到展位费，保证展会举办必需的现金流。⑤累进制折扣的控制。累进折扣的最高佣金比例，应要求相应招展展位达到一定的数量。佣金的结算，是按当时招展数量对应的比例计算。以后跨档，再补足以前已结算的佣金差额。如是超额累进折扣，则要书面明确展位数量和对应的佣金。

4）代理风险控制

招展代理可能带来一些风险，办展机构需要严加控制：①多头对外的风险。多个代理商在同一地区招展，则可能会引起多头对外招展，如同一个项目招展条件不一致、招展价格有差异、对外口径不统一等。②代理商欺骗客户风险。某些不法代理商以种种手段欺骗客户来获取私利。③损坏办展机构的声誉和形象风险。由于种种原因，代理商可能有时会有意或无意地做一些损坏办展机构声誉和形象的事。④收款和展位划位混乱风险。代理商自己划出展位与办展机构统一的展位安排计划不一致，个别代理商代收参展费时多收款、乱收款等。⑤展位临期空缺的风险。代理商可能会招不满其当初约定的展位数量，这会导致展会开幕而展位空缺。办展机构要注意监控和监督招展代理，及时发现问题，及时采取有针对性的措施，防止风险发生。