会展招展函 《会展概论》引领您成功

招展函是办展机构用来说明展会以招揽目标参展商参展的小册子。招展函的主要作用是向目标参展商说明展会的有关情况，并引起他们对参加展会展出的兴趣。招展函主要包括展会的基本内容、市场状况介绍、展会招商和宣传推广计划、参展办法、各种图案5个方面的内容。

展会的基本内容主要包括展会名称和标志、展会的举办时间和地点、办展机构名单、办展起因和办展目标、展会特色、展品范围和价格等。

市场状况介绍主要包括行业状况和地区的市场状况等。行业状况介绍需要结合展位的定位，对展会展览题材所在行业的状况作简要介绍，如行业生产、销售、进出口及发展趋势等。地区的市场状况需要简要介绍办展所在地区的市场状况。介绍的“地区”范围主要取决于展会的定位和市场辐射范围的大小。

展会招商和宣传推广计划主要包括展会招商计划、宣传推广计划、相关活动计划、展会服务项目等。招商计划需要简要介绍展会计划邀请采购商的办法、范围和渠道。如果展会是已经连续多次举办的展会，那么对往届展会到会观众的回顾分析将是十分有用的资料。宣传推广计划需要简要介绍展会宣传推广的手段、办法、范围和渠道以及展会计划如何扩大其影响的措施等。展会宣传推广计划是参展商较关注的项目，需要详细列明。配套活动需要简要介绍展会期间将要举办哪些配套活动、各种活动的举办时间和地点，以及参展商参加活动的联系办法等。服务项目需要告诉目标参展商，他们将能从展会获得怎样的服务，包括有偿服务和免费服务。

参展办法主要包括如何办理参展手续、付款方式、参展申请表和办展机构的联系办法等。一旦目标参展商确定参展，他们就可以填写参展申请表并传真回办展机构预订展位。办展机构应该写明自己的联系地址、电话、传真、网址和邮箱等，供参展商参展联系之用。（表9.1）(www.xing528.com)

表9.1　参展申请表

招展函还包括一些图片和其他图案，如展馆图、展馆周边地区交通图、往届展会现场的图片等。如果有需要，有些招展函还对展馆做一些简要介绍。这些图片既可以对展会相关情况作进一步的说明，也可以起到美化招展函的作用。

制作简明易读的招展函不是一项容易的工作，不仅需要对展会信息了如指掌，还需要对手册制作有专业的经验。在编制招展函时，一定要对其内容、图片和版面作仔细的规划和安排，做到内容全面准确、简单实用、美观大方、便于邮寄和携带，使招展函在会展招展的过程中发挥其应有的作用。