数据库系统是一种合理组织和动态存储有联系的各种数据，并对其进行统一调度、控制和使用的计算机软件和硬件所组成的系统。
办展机构数据库的建设有两种方式：自行开发和外包。对于大型会展项目，办展机构往往采用外包的形式，由专业的信息服务公司进行会展数据的采集和处理，所建立的数据库也存放在信息服务公司的服务器上。而数据是办展机构最重要的资产之一，会展客户数据库无疑属于商业机密，如何防止泄密是会展项目信息管理中必须解决的问题。
2）信息收集
会展信息是多元素的信息，可以细分为多种信息，如采购商信息可分为基本信息、需求信息和行为信息。基本信息是以名片和现场登记为主采集的，主要是采购商的姓名、单位、部门、职务信息、联系方式等。在展会现场，办展机构通过观众登记等方式收集采购商信息，而参展商可在展台收集采购商信息。采购商在入口填写的调查表答案反映了采购商的需求信息，这样办展机构就能清楚定义每个采购商的参观目的和个人需求，从而能从此角度去查找有价值的采购商。
3）信息统计分析(www.xing528.com)
办展机构通过对收集到的数据进行挖掘分析，能得到有商业价值的结果，如展会第一天上午来参观的人是哪些，参加了某个会议的采购商是哪些，哪些采购商在不同的时间内多次来参观、参观了哪个分场馆或展台，每天的高峰期情况，采购商滞留率，等等。（图5.1）
办展机构可以把统计分析获得的信息做成最新的展会动态，通过文字、图片、视频等方式放在互联网上，让参展商在第一时间了解到展会的最新进展，也可以使那些没来参展的企业及时了解到展会的相关情况。借助这些信息，办展机构可采取对应的服务策略，量化客户的积分指标，提高客户服务满意度，提高客户的忠诚度。会展服务商可为客户提供更多的配套服务，如商务旅行、VIP礼仪接待等。
在会展市场竞争越来越激烈的情况下，客户资源是关键。品牌展会和一般展会的一个区别就在于前者拥有一个完整的并不断更新的数据库，随时跟踪行业内企业的变化、不断保持与新老客户的联系，提供翔实全面的数据资料。而具有良好的计算机和网络技术支持的会展信息系统，在数据库的建设方面就会占据很大的优势。
图5.1 观众信息管理系统示意图
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