酒店费用会计流程与规定

1.分录录入

(1)目前所有已实现OA 上线的酒店均可由系统自动生成凭证,参照《OA-NC 对接自动生成凭证(用户手册)》,但仍有部分凭证需要费用会计手工进行相应分录的录入工作,遵照《会计手册》 要求正确录入相应科目。

(2)每月初,在实际发放工资后,根据EHR 系统中人事审批的工资及“五险一金”,编制计提/支付工资、“五险一金”、个人所得税的分录。

2.新开酒店工作

(1)完成新店开办费的转出(①已开业; ②证照已齐全)。

(2)完成新店“在建工程” 的转出(运营宣布开业25日前,26日后次月转出)。

(3)负责新店在建工程、长期待摊的暂估(运营宣布开业25日前,26日后次月转出)。

(4)费用会计在收到开业通知后,编制在建工程转固定资产、长期待摊费用的会计分录,并由会计主管审核。

3.固定资产/长期待摊管理

(1)负责酒店固定资产模板固定资产、长期待摊原始新增卡片的录入工作。

(2)负责酒店固定资产模板固定资产、长期待摊报废工作。

(3)负责酒店固定资产模板固定资产、长期待摊调出、调入工作。

(4)负责固定资产、长期待摊凭证生成工作。

(5)将固定资产清单于每年6月30日发给酒店; 负责收集并统计各门店的盘点结果。新店固定资产的盘点：开业后2 个月内完成第一次盘点工作。

4.月末结账工作

(1)月末进行固定资产、长期待摊的计提折旧、摊销工作,与总账核对一致。

(2)月末存货的暂估,根据采购平台收货记录进行暂估。

(3)月末编制待摊费用摊销表、预提费用计提表、酒店薪酬福利计算表,报会计主管审核。

月末根据酒店店长审核确认的预提费用相关数据进行审核计提。

维修费用：

酒店维修费用预提总额/月=酒店营业额/月×3%

酒店维修费用预提(酒店自提部分)/月=(基准数额×酒店客房数量×出租率+营业额/月×0.7%)÷2

基准数额：

客房数量100间以下：130 元/(间·月)

客房数量100 (含100间)～140间(含140间)：120 元/(间·月)

客房数量140间以上：110 元/(间·月)

出租率：为酒店本月实际的出租率

营业额：为酒店本月实际的营业额

酒店维修费用预提(公司统筹部分)/月=酒店营业额/月×3%- 酒店维修费用预提(酒店自提部分)/月

棉织品：

原计提公式：营业收入×1.2%

新计提公式：(2.4 元×标准双人房数+1.8 元×大床房数)×每月天数×月实际出租率

备注：大床房数=总房数-标准双人房数

酒店计提时分别用两种公式计算,按“孰低” 原则确定计提费用。

(4)根据会计主管审批的区域审核各项明细表编制相关凭证。

(5)审核银行余额调节表并签字确认,并将银行余额调节表、银行对账单和银行明细账归档保存。

(6)月末负责在OA 上进行酒店税金的申请,并及时通知收入会计进行税金的申报工作。(www.xing528.com)

(7)月末负责各自酒店费用的自查工作,保证当月费用录入的及时性、正确性。

(8)负责编制月度酒店集团财务报表,在规定时间内完成上报; 保存电子版文档; 上报报表之后,于每月15日之前将酒店报表邮件上报给酒店店长审阅。

(9)负责NC 系统与固定资产系统的结账工作。固定资产结账前需做好：①固定资产本月折旧计提。②本月新增、减少、调拨、变动的固定资产卡片均已生成凭证在上报报表之前必须保证NC 系统已结账。

(10)负责编制月度PWC 手工报表(Package),在规定时间内上报给会计主管审核。

(11)月末费用会计负责结账自查,编制《会计月末结账自查表》 报会计主管审核,并打印《会计月末结账自查表》,由收入会计、费用会计、会计主管确认后归档保存。

(12)负责核对OA 扫描件与酒店报销单据原件一致(不含区域人员报销)。

5.协助驻店专员完成旅游统计报表

6.酒店管理平台的录入管理

负责核对、修改酒店自动生成的管理平台数据,对当月新开业店数据录入或以前月份管理平台数据修改,进行手工录入申请。

注：每月管理平台自动取数一般在报表上报后的三个工作日内完成,在此之前录入平台的数据被覆盖(特许店除外)。

7.酒店NC 系统管理

具体参照NC 系统管理权限。

8.往来账务管理

(1)管理往来账务,核对、分析账龄,对个人借款进行清理和催讨,并将对账单传真件归档保存。

(2)负责区域内酒店、集团内部、外部往来凭证的制单。

(3)进行应收款项的账龄分析。

(4)每年末,应对于3年以上未付的应付款审核一次。确定是否还需支付。若已不需支付,则应转入营业外收入。

9.归档整理工作

(1)负责印花税票金额的计算,指导酒店购买印花税票。

(2)将印花税票粘贴到租赁合同上,并负责租赁合同的保管存档工作。

(3)负责协助会计资料的打印、装订、保管存档工作。

10.酒店租金管理

房租补充流程：

(1)新开业酒店在尚未办理完成基本户的情况下支付租金,需把租赁合同中的签约公司作为代付款公司,由结算中心费用会计在5 个工作日内维护租金模板,会计主管审核后报结算中心总部人员维护导入OA。

(2)资金部在新开业酒店办理完成基本户开设并实现银企直联后,在2 个工作日内以邮件通知结算中心固定人员(区域经理与总部人员),结算中心财务经理在1 个工作日内通知费用会计,费用会计在2 个工作日内更新维护租金模板(变更付款公司及酒店基本账户),会计主管在1 个工作日内完成审核后报总部人员,总部人员在1 个工作日内维护导入OA。

如房租合同中的签约收款方为业主个人,结算中心会计主管在2 个工作日内以邮件通知法务部签订补充协议,将签约主体由管理公司变更为相应酒店,待法务部发布补充协议生效邮件后,结算中心按照流程变更租金模板。

(3)结算中心如在直营酒店租金流程规定的结算中心审批截止日仍未收到业主管理部的确认邮件,请在最后结算中心审批日发邮件给业主管理部,告知我们正在等待业主管理部的确认邮件,邮件同时抄送其他相关人员。

(4)费用会计审核OA 租金单据时,在审核备注栏中写明酒店当期租金最后付款日期,标准格式为当期租金最后付款日20 × ×年× ×月× ×日。

租金模板维护要求：

(1)每次费用会计更新租金模板时,对有变动的内容,用黄色标记。

(2)再次明确已经支付的房租,在模板中“是否自动提交申请” 一律填“否”。

(3)请所有结算中心统一上报租金模板流程,费用会计填写更新后,必须经会计主管审核后,再发送给总部人员导入。

11.税金申报事项

(1)费用会计月末计提酒店当月应缴纳税金后登录OA 提交申请单,经结算中心会计主管复核审批后,由资金部最终审批并调拨资金至纳税户或基本户。

(2)因各地税务规定的申报时间不一,请根据实际情况及时完成申报工作,规避相应税务风险。

(3)结算中心需特别关注新店首次税金的OA 付款申请,申请前请事先确认酒店是否开通网上申报缴纳税金功能,如尚未开通,按照手工申报税金流程操作指导酒店完成纳税申报。如遇不可自动扣款或网银付款,税务局要求只能现金支付税金的,需在OA 申请中将收款方选择店长备用金账户,并指导酒店现金缴税。