酒店费用管理：实用指南

酒店包含了酒店服务中的餐饮、住宿、娱乐等内容,以及支撑酒店正常运营的支持部门,在酒店成本费用的划分中,由餐饮部门承担了营业成本部分,而酒店大部分的收入被费用抵消。成本费用的控制始终是酒店财务管理工作的重点,在保证服务质量的前提下,最大化地扩大收入,将支出费用降到合理限度,是酒店管理层始终摆在首位的工作重点。

1.酒店费用的一般性管理

(1)财务部集中管理。

制定费用管理制度。制定详细的费用管理制度,明确各部门各岗位在费用管理中的职责范围和各项费用的开支标准,明确费用申请报批程序,建立酒店费用开支的管理制度,细化各部门各岗位。

制定费用计划的定期编制制度,并落实到岗。计划执行得好坏,费用控制的效率高低都需要定期进行检查分析,将其纳入各考核体系,在季度、年度考核中予以体现。

认真实行费用核算,建立费用核算制度。费用核算的难点在日常核算要坚持遵守国家规定的费用划分范围,在基础核算方面不含糊、不蒙混,健全原始记录、费用凭证的收缴和保管,使得费用核算有据可查。

加强审核检查,建立费用管理的内部稽核制度。财务部对酒店的各项费用开支,必须根据国家、地方以及行业制度规定,严格进行事前审核、事中监督、事后检查的完备审核制度,对于违反制度、不合手续的开支,杜绝在萌芽,使从采购到销售各环节各岗位形成一旦出现费用支出,就必须有制度可依的思维习惯,从内部预防费用黑洞。

(2)归口分集管理,建立费用管理责任制。

按照责任会计的原则,建立其费用管理责任制,归口分级管理费用,对各项费用产生部门分别管理掌握本部门的费用管理,分级负责。

确定费用责任部门及管理部门。按照“谁花钱,谁负责,谁经手,谁管理” 的原则,确定管理的责任部门,以费用发生的环节、地点、职能部门进行分工管理。

确定费用分级管理层次和考核指标。依照责任制的负责形式,逐级将费用指标分级,下达到基层小组和个人,尽可能选择可量化指标,适合日常核算与考核。

确定各项费用的不同控制方法。对归口分级管理的各项费用,要分别制定控制标准,避免一刀切。

建立费用控制的日常控制方式。在指标下达后,应坚持日常控制期末考核的原则。

确定费用控制的责与益。费用计划的执行结果应当与各考核对象的经济利益相关,使得费用控制的效果直接惠人。

2.酒店费用控制的具体方法

(1)客房费用的控制。

客房经营作为酒店的主要项目,其租金收入占整个酒店收入的50%左右。因此,加强客房营业费用的日常控制与管理,对降低酒店的费用支出具有重要的意义。

客房经营过程中发生的各项支出是通过营业费用进行核算的。客房营业费用的高低与客房出租率的高低有直接的关系。客房出租率是指已出租客房占可出租客房的比例。

客房费用可以分为固定费用和变动费用两部分。固定费用总额不会随出租率的高低而变化,但从每间客房分担的固定费用来讲,则会随着出租率的提高而减少。变动费用却与此相反,变动费用总额会随着出租率的提高而增加,但每间客房的变动费用却是一个常数。

因此,控制客房费用的支出,降低消耗,需从两方面入手。(www.xing528.com)

第一,降低单位固定费用,其途径是提高客房出租率,通过出租数量的增加来降低每间客房分摊的固定费用。虽然出租率对于降低单位固定费用至关重要,但是过分依赖降低价格来提高出租率,即使单位固定费用下降了,但是有可能造成其他方面的支出增加,结果是得不偿失的。

第二,控制单位变动费用,主要是按照客房消耗品标准费用(消耗品定额)控制单位变动费用支出。消耗净定额是对可变费用进行控制的依据,必须按酒店的不同档次,制定消耗品的配备数量和配备规定。对一次性消耗品的配备数量,要按照客房的出租情况落实到每个岗位和个人,领班和服务员要按规定领用和分发各种消耗品,并做好登记,以便对每人所管辖的客房消耗品数量进行对比和考核,对费用控制好的班组和个人要给以奖励,对费用支出超出定额标准的要寻找原因,分清责任。对由于主观因素造成的超标准支出要给以一定处罚。对于非一次性用品的消耗,要按酒店的档次和正常磨损的要求确定耗用量,尽量减少使用不当造成的损耗,加强布草的领发控制和安全保卫工作,减少丢失。通过对固定费用和变动费用的有效控制和管理,就能达到降低消耗、增加盈利的目的。

(2)餐饮费用的控制。

餐饮服务是酒店主营项目之一,相对于客房费用而言,餐饮成本费用的可控性更强,下降空间更明显。因为客房出租数量总是有限度的,而餐饮服务却没有这类限制,就餐人次、客人的消费水平,都比客房有更大的灵活性。在客房出租率、房价不变的情况下,餐饮的经营是比较灵活的,同时难度也是比较大的。因此,制定有效的餐饮成本费用管理制度,实行严格的成本控制,对于减少浪费、提高酒店效益具有重要作用。

餐饮的成本费用包括食品成本和费用两部分,食品成本在前面已经讲过。下面介绍对费用的具体控制。

餐饮部的营业费用涵盖了人工费用、水电燃料费、玻瓷银器费用及其他费用。

人工费用,指餐饮部从事经营服务的员工的工资及福利费,包括工资、奖金、津贴、补贴等。在人员编制基本固定的情况下,这部分费用基本不变。但是当旺季营业量大增时,酒店往往需雇用一些临时工,会增加开支,或不增加人数,而提高现有员工服务强度,延长工时,导致工资上升,开支增大。为此需确定合理的工时标准和工资率标准,依据淡旺季不同加以调整。需要说明的是,雇用临时工增加的人工费用一般是不含福利费的,也不会增加津贴补贴支出。

水电燃料消耗是餐饮费用的一大支出项目,要严格加以控制。由于销售量不同,水电燃料的开支也不同,因此要编制弹性费用预算,通过标准费用消耗额进行控制。在确定每月标准费用消耗额时,要结合淡旺季特点予以合理分配。其公式为：

季节指数利用相对数将费用的季节变动规律反映出来,使各季应分摊的费用更加合理。它的计算过程是将近年各季(各月)发生的费用额找出来,计算各季(各月)的总平均额,以总平均额为100%,计算各季(各月)的百分数,该百分数即季节指数。季节指数大,表明该季(该月)是旺季,反之是淡季。在此基础上编制各项费用差额分析表(表5-5)。

表5-5　餐饮部水电燃料费用差额分析表　元

通过该分析表,可以发现费用支出中哪些是有利差异,哪些是不利差异,从而进一步寻找原因,对主观能控制的因素提出解决的措施,从而降低费用开支。

餐饮费用控制的另一个重点是玻璃器皿、瓷器、银器及餐具的损耗。餐具是指供客人就餐时使用的碗、碟、杯、刀、叉、勺、筷子等。在集团化高星级酒店中,为了彰显酒店档次与服务品质,满足客人深层次的需求,酒店在服务中往往使用价值昂贵的玻璃器皿、瓷器、银器等器具。这些物品极易丢失和损坏,管控不善即会造成费用的大幅上升。为降低损耗率,需要对这些物品实行管用相结合的办法,制定合理损耗率作为控制依据,为此要建立餐具损耗统计表,员工损坏餐具要如实填上,并按合理损耗率进行考核,对超过合理标准的,要予以相应的处罚; 对控制损耗有突出贡献的,要依一定标准予以奖励,从而调动员工爱护餐具、降低损耗的积极性。

(3)酒店人力成本控制。

酒店控制人力成本的途径,可以通过企业组织机构、人员结构、岗位设置的调整和工作流程的改进等,来达到精简高效的目的。

确定合理的人员编制。酒店每年年初都会对上一年的人员编制和岗位等进行探讨,将各部门人力成本与酒店人力成本进行调整,因岗设人。

合理调整、衔接班次,将部分岗位进行合并,并通过交叉培训,培训多面手与万能工,从而优化人力资本,降低人力成本。

操作程序的合理简化,可以提高劳动效率,从而提高人力资本。