酒店财务管理：客房收入内部控制

内部控制是指酒店内部各职能部门及各岗位员工在明确分工的基础上,相互协调、相互适应并相互监督、相互制衡。客房收入的内部控制主要体现在销售、服务、收款环节相互独立、相互制约,构成客房收入控制体系上。这三个环节分别由销售部、客房部、财务部完成,部门间既分工协作,又相互制约。销售部完成客房预订,客人办完入住手续,住入客房; 客房部提供房间整理等有关客房服务; 客人离店,财务部收取相应的费用。

客房收入内部控制的程序是根据客房收入的发生、结算、稽核等环节设计的,体现在客人入住登记、押金收取、离店结账、收入稽核等环节上,整个过程以酒店前台收银为信息处理中心。

1.客户账卡的设立

客人入住酒店,首先要在总服务台填写住宿登记表。前厅部将住宿登记表和宾客账单交收银员,收银员开立宾客卡账并收取客人适当押金。住店客人在客房、餐饮、商务中心等部门的消费,一般等退房时一并结算。前台需要及时详细记录客人的各项消费,以便客人退房时足额收取款项。

(1)住宿登记表。

住宿登记表一式两联,一般由客人填写,也可以由行李员、接待员或其他人填写,但入住客人必须在表上亲笔签名。对团体客人,应要求导游或领队填写,最后由导游或领队在表上签名确认。在填好登记表后,由接待员核对、确认。主要是确认客人证件的合法性,再以证件确认登记内容的一致性。住宿登记表格式见图4-1。

图4-1　住宿登记表

(2)宾客账单。

客人入住,酒店要为每位客人开设账户,以便记录客人在住店期间的各项消费,如房费、餐费、洗衣费、商务费等,住店客人一般不马上结账,而是先挂在其房账上,待退房时一并结清。宾客账单的格式见表4-1。

(3)宾客卡账。

房间卡账是酒店特制的存放账单的夹子,通常放在一个固定的盘子里或架子上。一个房间一张卡账,每张卡账代表一个房间。将客人登记表和其他消费账单等存放在房间卡账里。

表4-1　宾客账单(Guest Bill)

(4)预收押金。

客人入住酒店必须预交保证金,也称押金。押金收取一般有两种情况：一种是只预收房租的保证金; 另一种是房租及其他费用一起预收,在结算时多退少补。保证金收据(图4-2)应一式三联：第一联交给客人; 第二联,将其内容输进计算机后放到客人的卡账里; 第三联,与当日的其他账单一起交由夜审人员审核。收到的保证金现款也与当日收到的账款一起投入指定的保险箱内,由总出纳员点收。最后由夜审人员核对收到的单据与总出纳收到的现款,以保证钱、单相符。

图4-2　保证金收据

在预收保证金后,收银员在客人登记表上签名,同时把登记表的第一联及其有关单据放入房间卡账里,另一联退还给接待处。大堂接待处看到收银员的签名,即把房间钥匙交发客人,至此客人开始入住。

(5)入账。

在建立宾客账户之后,酒店就可以将客人的各项消费支出计入户头,这就是入账。入账要求及时、准确。大部分酒店都用计算机进行入账,酒店各部门都应与总台收银处的计算机联机。这样,客人在酒店任何营业点消费,都能随着收银机的操作及时输入客人的消费账户中。但是酒店也有不能与总台计算机联机的地方,比如客房里的mini bar 等地方,这就需要手工入账。还有一些意外问题也会导致计算机联机入账不能实现,这时也需要手工入账。手工入账需注意,只要各营业部门送来客人签字的账单,就应立即输进计算机,以免遗失或漏收。

客人账单最终汇总到总台收银处。由总台收银员放入各自的卡账里,作为客人结算的原始依据。总台收银员需要复核账单上的签字、房号与卡账里登记表上的房号、签字是否相符,然后再放入卡账中。

2.客户结账方式与控制

当客人来付款结账时,收银员应做到以下几点。(www.xing528.com)

(1)主动问候并确认客人要离店结账。

(2)请客人归还房卡和押金单。

(3)立即通知客房中心,以便楼层服务员检查客房状况,如客房物品是否齐备、损坏等,并开出消耗单据或先用电话报告给收银处。

(4)把客人房间号码输进计算机,并按照计算机显示该客人的账户内容,查明客人的全部账单是否已输进客人的账户。确定账户内容无误后,打印账单。账单被打印出来后,收银员应审核一遍,在确定无误后交给客人确认。客人如果对账单中的某项内容提出异议,应报告收银主管处理; 如果争议仍不能解决,则报告大堂值班经理处理。收银员不要介入争议,以免影响其他客人结账。

(5)根据客人在登记表上选择的结算方式结账。一般结账方式有现金、支票、信用卡、经同意的转账结算、旅行社凭单等。

现金：收银员收取现金应当面点清,辨别真伪。客人如果持有外币,应提醒客人到大堂外币兑换处换取人民币后付款。

支票：支票包括银行转账支票或现金支票。为避免风险,一般只针对本地较为熟悉的客户。在收取时应检查支票签章、是否有涂抹、是否在有效期内等内容。

信用卡：收银员要确认信用卡是否为酒店所接受的信用卡、信用卡是否有效,请客人在签购单上签字,向信用卡公司取得授权号,按预收定金的额度申请付款金额。

经同意的转账结算：有签单挂账协议的单位或个人与酒店的结算方式一般是转账。收银员应注意以下几点：客户是否与酒店有签单挂账协议,协议是否有效; 签单客户是否是公司指定的签单人; 签单项目和金额是否符合签单公司要求; 客人签字后的账单转至酒店财务部做应收账款,由信贷收款员定期与签约方结账。

旅行社凭单：收银员应检查凭单是否有效,并根据旅行社凭单的功用检查是否产生凭单所含项目以外的消费。

(6)客人在结账离店后,账单的结欠额栏应为零。

(7)最后,客人在结账离店后,收银员应取出该房间卡账里的全部单据、资料,以便新入住的客人再次使用。

3.酒店前厅收银员交款控制

每班收银员在下班时需整理好账单,编制收银报告,清点现金并交款。

(1)收银员把已离店结账的账单按照现金、支票、转账等不同结算方式归类整理。

(2)把入住客人的保证金收据等进行分类整理。

(3)在每一类单据整理好后,应计算出一个合计金额,把合计金额的纸带或便条附在每一类单据上面,与所附单据扎在一起,以便核对。

(4)收银员平时在进行入账、结账操作时,已按照各自的代码将收银情况输入前台计算机,现在只需将自己的代码输进计算机并给出打印报告指令,计算机就会自动把该收银员的收银报告打印出来。收银报告是记录酒店客人消费和收银员收款情况的报表(表4-2)。

表4-2　收银报告

(5)清点现金。清点现金即清点当班所收的现金,并按币种分类装入交款袋里,在密封后投入酒店指定的投币箱。开启投币箱需两把钥匙同时插入才能打开。两把钥匙分别由总出纳员和财会主管保管。交款袋交款的步骤一般是,在清点现金后填写交款袋,袋上的各币种的合计数额应与现金数额相等; 将装入袋中的现金数与收银报告中的现金收入数额进行核对; 在核对无误后,把现金装入交款袋并封好; 找一个见证人,让见证人检查交款袋是否填妥,收银员是否已在规定的位置签上姓名。然后,在见证人的监督下,收银员将交款袋投入指定投币箱。

(6)核对账单与收银报告,即将整理好的账单与收银报告的有关项目核对。将日间房租及服务费账单、房间酒吧账单、减扣单、现金支出单、车务账单分别与收银报告中借项栏的有关项目逐个核对,将现金结算、信用卡结算、转账、支票等单据分别与收银报告中贷方项目栏的有关项目逐一核对。

(7)核对现金与收银报告。收银报告中的“现金收进” 项目减去“现金支出” 项目的差额就是“现金应交额”; 将现金结算收入账单的合计数额减去现金结算支出账单的合计数额,也是“现金应交额”。这两个“现金应交额” 应该相等。

(8)送交款项、账单、收银报告。在现金核对正确后,按照交款步骤投入投币箱,同时将账单和收银报告捆扎好,交给收银主管或放在指定的地方。