表1-1 酒店财务部门岗位设置
1.财务总监岗位职责
财务总监直属上司是总经理,下属是财务部经理和秘书。
(1)制定本企业会计制度。财务总监根据国家财经法规、会计制度和其他法规、政策,结合本单位实际情况,主持起草本单位具体会计制度及实施办法,科学地组织会计工作,并领导、督促会计人员贯彻执行。
(2)组织领导财会部门工作。财务总监要落实会计部门岗位职责和人员分工,领导本部门人员认真贯彻遵守国家财经法律和政策,遵守会计法规,严格按照本企业会计制度和其他规定,加强会计核算。财务总监还要组织本部门有关岗位人员会同有关部门,制定本企业办理有关财产物资的各项会计事务的规章制度,协调各部门共同执行。财务总监有行使监督职能、严格财经纪律、防范和制止违法乱纪行为的责任。
(3)充当高层领导的财务管理助手。财务总监要作为高层领导的财务会计助手,充分提取和利用会计信息资料,为企业高层领导提供经济预测和经营决策的依据。财务总监要参与经营决策,主持制定和考核财务预算。财务总监还要从会计和经济法角度参与审查或拟定重要的经济合同和经济协议。
(4)加强日常财务管理和成本控制。财务总监要经常掌握货币资金收支结存情况和各种有价证券、短期投资的市场变动,按期编制各种长、短负债的偿债计划; 开展全面预算管理,严格控制财务收支; 组织有关部门和会计岗位人员按期汇集、计算和分析成本控制情况,加强成本控制和管理,向高层领导提出成本控制分析报告和成本计划。
(5)保证按时纳税及应交利润。财务总监应负责按照国家税法和其他规定,严格审查应交税金、应交利润和其他应交款项,督促有关岗位人员及时办理转交手续,做到按期完成上交任务,不挪用、不截留、不拖欠。
(6)负责定期财产清查。财产清查制度是企业财经制度的一个内容,财务总监的职责在于定期组织有关部门人员共同进行财产清查工作。结合财产清查,促使有关部门不断完善管理制度,改进管理方法。财务总监还要根据管理当局决定,按经营管理要求,协助有关部门核定机器设备需要量和物资储备定额。
(7)搞好财务部门人力资源管理。建立政治、业务学习制度,组织财务部门人员学习政治、业务,不断提高财务部门的整体素质。
2.财务部经理岗位职责
财务部经理直属上司是财务总监,下属是会计部经理和成本控制部经理。
(1)在财务总监的领导下,直接负责财务部的日常管理。
(2)督导会计部和成本控制部的业务操作。
(3)协助财务总监起草各种管理制度,并监督检查落实各有关制度。
(4)协助财务总监编写年度、季度、月度财务计划。
(5)审核财务日报表、月报表及年度报表。
(6)负责酒店的财产管理。
(7)监督检查酒店内部的财务收支情况,确保酒店一切营业收入、开支及有关经济活动能按国家的有关法规和制度进行。
(8)当财务总监不在岗时,代行总监职责。
3.会计部经理岗位职责
会计部经理直属上司是财务部经理,下属是总出纳、应付账款主管、总账主管、工资主管、前厅收银主管、餐厅收银主管、夜审主管、信贷收款主管。
(1)审核检查全部记账凭证和原始凭证。
(2)核对总账与各明细账的电脑账及手工账。
(3)督促检查各种财务报告,做好财务决算,按时向财务总监呈报会计报表。
(4)督促检查各项税金的计算上交,加强与财政部门的业务联系。
(5)审核检查总出纳的收支凭证、备用金情况,以保证现金的安全。
(6)督促检查应付账款金额是否正确,挂账是否准确,账务处理是否及时。
(7)及时检查银行存款未还账款调节表的编制情况。
(8)及时检查各明细账项,督促检查往来账项的核对与催收。
4.秘书岗位职责
秘书直属上司是财务总监。
(1)负责接待财务部的来客和接听电话。
(2)做好各类文件、信件、报表的收发、存档、传送工作。
(3)建立财务档案,以便随时通知财务总监当天应办事项。
(4)根据财务总监的要求起草、打印各类文件。
(5)接受并完成总监临时指派的其他工作。
5.总出纳岗位职责
总出纳直属上司是会计部经理,下属是出纳员。
(1)负责酒店的流动现金,确保酒店日常营业的需要。
(2)计算、汇集及验收收银员每天的现金收款总金额。
(3)负责收入现金、支票和将每天营业收入存入银行。
(4)编制收款凭证,登记现金、银行日记账。
(5)负责编制每日出纳报告。
(6)负责做好预收定金及各部门暂支款的辅助台账,并及时催收暂支款。
(7)定期检查各部门的备用金,并做好检查报告。
(8)负责编制收入分析表、银行调节表。
6.应付账款主管岗位职责
应付账款主管直属上司是会计部经理,下属是应付账款会计员。
(1)负责指导监督应付账款会计员的业务工作。
(2)负责对应付款、未付款项的核算和管理工作。
(3)根据成本控制部转入的入库单、无发票收货记录等编制转账凭证并挂账。月末与成本控制部进行核对,并做好与总账的核对工作。
(4)负责支票的签发、登记、购买、保管。
(5)与供应商核对应付款项,按照双方合同办理有关财务结算手续。
(6)根据酒店的收入和银行存款实际情况,控制应付账款支出,保证做到不透支。
7.应付账款会计员岗位职责
应付账款会计员直属上司是应付账款主管。
(1)收集每天收货部的收货记录汇总表及有关发票。
(2)检查发票的数量、单价、印章等项内容。
(3)编制银行付款传票和银行汇款单,交应付账款主管审核。
(4)负责落实付款事宜。
(5)每天向成本控制主管提供应付货款资料。
8.总账主管岗位职责
总账主管直属上司是会计部经理,下属是总账资产核算员。
(1)根据已经审核的记账凭证,登记费用及成本明细账。
(2)月末按时编制财务报表并做到账表相符。
(3)按规定打印报表,按顺序装订成册,按要求发放。
9.总账资产核算员岗位职责
总账资产核算员直属上司是总账主管。
(1)正确划分固定资产与低值易耗品,编制固定资产目录,对固定资产进行分类编号,加强管理。
(2)认真核定固定资产需用量,了解固定资产的使用情况,根据固定资产登记卡定期核对,编制增减情况表,做好账、卡、物相符。
(3)按月正确计提固定资产折旧。
(4)做好固定资产的盘点工作。
10.工资主管岗位职责
工资主管直属上司是会计部经理。
(1)在接到人事部审核的各种考勤报告和病事假等的扣款通知后,及时输入电脑。
(2)将人事部转来的工资变动表进行登记、编号、计算,并输入电脑。
(3)计算工资、打印工资报表,及时送交人事部。
(4)打印工资条,发放至员工。
(5)每月把工资、各种福利通知单及工资变动表分类装订成册妥善保管,注意保密。
11.收银主管岗位职责
收银主管直属上司是会计部经理,下属是收银员。
(1)带领收银员严格执行酒店各项规章制度。(www.xing528.com)
(2)检查各班现金、票证的上交和保管情况,不定期检查各收银员的备用金。
(3)检查客人的付款和结账情况。
12.收银员岗位职责
收银员直属上司是收银主管。
(1)前厅收银员要准确、快捷地为客人做好入住预付、各类消费入账、离店结算工作,餐厅收银员要负责做好餐饮结算工作。
(2)每天收入现金,必须切实执行“长缴短补” 的规定,不得以长补短,发现长款或短款,必须如实向上级汇报。
(3)备用金必须天天核对,班班交换,并在班前班后准备好足够零钞。
(4)按规定妥善处理现金、支票、信用卡、客账及挂账,并与报表、账单保持一致。
(5)爱护及正确使用各种收款设备,并做好清洁保养工作。
(6)耐心解答客人提出的有关财务方面的问题。
(7)严格执行外汇管理制度,不得套换外币。
13.夜审主管岗位职责
夜审主管直属上司是会计部经理,下属是夜审员。
(1)担任夜间前台收银主管工作,分配和检查夜审员的工作。
(2)负责更新电脑中的有关记录。
(3)编制当日营业额分析表和营业收入汇总表。
(4)检查团体系统登记主账单内容。
(5)审核当天到达客人和团体房价变更和变更授权有效签署的情况。
(6)布置下属夜审员派送每日的夜审电脑报表给有关部门主管。
14.夜审员岗位职责
夜审员直属上司是夜审主管。
(1)核对餐厅收银机清机报告。
(2)核对前台收银员报告及营业单据。
(3)审核各收银交款报告表。
(4)将当日餐饮收入及其他收入过账。
15.信贷收款主管岗位职责
信贷收款主管直属上司是会计部经理,下属是信贷收款员。
(1)向会计部经理负责,确保信贷程序按管理层要求正常运行。
(2)负责离店客人账务。
(3)每天做收款计划,催收挂账。
16.成本控制部经理岗位职责
成本控制部经理直属上司是财务部经理,下属是成本控制部主管和收货部主管。
(1)检查每日成本报告,及时为厨房、餐厅提供信息。
(2)根据每天的经营情况,检查审核每日各种物品、食品及饮品材料的数量、价格。
(3)编制当月成本报告及与成本相关的各种报告,并报上级管理部门。
(4)每月对库房、厨房、酒吧进行盘点,每半年对客房及厨房进行在用物品的盘点,写出报告,并向有关领导报告。
(5)与采购、餐饮部门定期进行市场调查、分析,有效地控制进价。
(6)做好每年的食品、饮品成本计划,对新的菜单计算成本。
(7)做好采购部食品的数量及价格审核。
(8)每次大型宴会要进行宴会订单及账单收款审核,防止浪费。
(9)根据收银员的收银报告做好对食品、饮品的销售分析和比较,向餐饮部提供数据。
17.成本控制部主管岗位职责
成本控制部主管直属上司是成本控制部经理,下属是成本控制员。
(1)了解副食品市场行情和收货组收货质量及价格。
(2)负责检查各部门的明细账,经常核对数量,正确计算内部调拨。
(3)及时反映仓库物品存量,控制补货量,协助财务部经理控制储备资金周转。
(5)每月负责盘点食品饮料、客用品、印刷品等,编制盘点表和转账凭证。
(6)每季监盘各仓库的用品用具,确保账实相符,并协助成本控制部经理编写盘点报告。
(7)查验每日仓库申领单,并按成本项目汇集计算各部门领货成本,编制转账凭证。
(8)查看入厨单、餐单与收银报告,编制餐饮饮食项目销售记录。
(9)每月编制各部门领用物品报表,收、发、存报表和存货报表。
18.成本控制员岗位职责
成本控制员直属上司是成本控制部主管。
(1)做好在库物品的入库、出库记录。
(2)做好月底盘点工作。
(3)记录各部门的申领物品时间,计算发放物品的成本以及数量和金额。
(4)做好每天收货部的收货记录,确保收货单和发票核对无误。
(5)做好每月总仓库的消耗报告。
(6)管理好总仓库物品,做好盘点盈亏情况报告和出入库及结存后物资动态表。
19.收货部主管岗位职责
收货部主管直属上司是成本控制部经理,下属是收货员。
(1)制定收货部的各项制度、操作程序和要求,并督导收货员认真执行。
(2)协调与采购部、各厨房和有关部门的联系。
(3)负责存货的盘点工作。
20.收货员岗位职责
收货员直属上司是收货部主管。
(1)严格按照酒店的收货程序、采购单内容要求,办理验收手续。
(2)负责填制好每日收货汇总表。
(3)协助采购部跟踪和催收应到而未到的物品。
(4)负责做好采购单据的存档工作。
21.仓库领班岗位职责
仓库领班直属上司是收货部主管,下属是仓管员。
(1)管理物品库和食品库,做到物品的使用心中有数,库房干净整洁,堆放安全整齐。
(2)入库严把质量关,出库严把制度关。
(3)做到账物相符。
22.仓管员岗位职责
仓管员直属上司是仓库领班。
(1)随时检查库房各种物资的情况。
(2)物品、食品、饮品入库必须严格检查,及时入账,准确登记。
(3)发货时要根据规章制度办事。
(4)经常与使用部门保持联系,如有积压,要提醒各部门,以防浪费。
(5)积极配合各部门做好每月的盘点工作,做到账物相符。
(6)在下班前要对库房进行安全检查。
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