国防项目信息管理过程及要求

国防项目信息管理由信息收集、信息整理、信息查询、信息管理等过程组成。国防项目信息管理流程见图18-1。

图18-1 国防项目信息管理流程

1.信息收集

要有效地利用信息，就必须了解各种信息类型和信息源，并采取相应的方法进行收集。

（1）国防项目信息管理的种类

按照不同的方法，国防项目信息管理可以分为不同的类型。

类型Ⅰ按照管理信息的来源不同，分为内生信息和外生信息两类。

内生信息是在项目组织内部所产生的信息，它反映项目组织内部所拥有的信息资料状况、资料的利用水平和能力。外生信息则来自项目组织外部，是对项目组织业务活动有影响的外部环境信息。

类型Ⅱ按照管理信息产生于项目的进度层次时序划分，可分为计划信息、作业信息和控制信息三类。

计划信息与项目最高管理层的计划工作任务有关，即与决定项目组织在一定时期内的目标、制定战略和政策、制定规划、合理分配资料有关的信息。这类信息的产生主要依赖于项目组织外部环境，诸如当前和未来的经济形势的分析预测资料，市场竞争对手情况，国家的政策、法律、法规颁布情况及变动。

作业信息与组织的日常管理业务活动有关，反映企业生产经营的日常业务活动，以保证基层管理部门切实地完成具体作业。作业信息主要来自组织内部。

控制信息是组织的中层管理部门为了实现组织的经营目标而对生产经营活动各环节进行监督、控制所应有的信息。控制信息主要来自组织内部。

类型Ⅲ按照管理信息产生的时效性，将信息管理分为历史性信息、实时性信息和预测性信息。

历史性信息是指在过去发生的历史事件的信息。历史性信息可以让项目管理人员主管从历史事件中找到借鉴和启发的意义，因而具有利用价值，既需要将这类信息存储起来，也需要建立查询利用的方法和管理机制。

实时性信息是反映项目组织当前活动情况及外部环境特征的信息。实时性信息的时效性很强，对于指导和控制项目组织正在进行的活动具有非常重要的作用。

预测性信息是在掌握和利用以上两种信息的基础上，通过主管人员的经验判断并运用科学的预测方法，对项目组织未来进行预先描述的信息。预测性信息对于帮助高层主管人员，作出相应的准备措施有重大的意义。

类型Ⅳ按照稳定性将管理信息分为静态信息、动态信息。

静态信息是指在一定时期内不会发生重大变化、相对稳定性的信息。静态信息可以供项目管理工作重复使用，不会发生质的变化，如定额标准信息、计划信息及合同信息等。

动态信息包括组织内部和组织外部的与时间参数密切关联的信息。组织内部的又称为作业统计信息，它是由组织的劳动活动所产生的，反映生产经营活动实际进程和实际状况的信息，并且随着生产经营活动的进展而不断变化和更新。例如企业的库存量情况、产品的生产进度、企业的设备损耗情况等。由于该类信息不断变化，因而其时效性非常重要，一般只有一次性使用价值。

类型Ⅴ按照流动方向划分将管理信息分为项目组织内部的自下而上的项目信息、自上而下的项目信息、横向流动的项目信息以及项目组织内部与环境之间流动的项目信息。

（2）国防项目信息管理源

如前所述，项目信息管理的来源可分为组织内部所产生的信息以及外部环境方面的信息。组织内部的信息来源包括：

（1）来自项目组织各部门的统计报表和工作总结。

（2）作业现场所提供的计划、指标和定额完成情况的原始记录以及各类凭证和统计资料。

（3）来自技术研究部门关于技术改造、设备维修、科研和产品技术开发进展情况等各方面的信息。

组织内部所产生的内生信息包括项目立项报告及批复文件、设计文件、计划文件、招投标书、合同文本以及各种报告如进度周报、质量验评报告、重大事故报告和各种指令、决策方面的信息如开工令、停工令、复工令、施工组织计划、技术标准要求、投资计划、变更通知等。

外部的信息来源有：

（1）各种出版机构、新闻媒体所公开发表的某些信息，主要包括图书、报刊、新闻等。

（2）政府部门所发布的经济信息以及各类政策、法令。

（3）各类科研机构和大专院校所掌握的最新科技成果和经济管理方面的信息。

（4）企业的代理商、顾客方面的建议和意见等。

（5）企业竞争对手情况调查所获得的信息。

（6）行业协会以及各类咨询机构所拥有的信息。

（7）其他信息源。外生信息包括诸如气候、外汇波动、市场情况、技术进步情况以及政府的政策、法规、法令等。

国防项目信息管理的出版形式一般分为图书、期刊、会议文献、科技报告、政府出版物、专利文献、标准文献、学位论文、产品资料、管理与技术文档十大类。其中，管理与技术文档是指在项目活动中形成的，有具体事物的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录，主要包括项目任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等内生信息。这些材料是既是指导项目管理活动的依据，又是记录项目活动及其经验教训的重要文献。因为管理与技术文档是原始记录，具有客观性和可靠性，所以，是具有证据价值和信息价值的项目第一手资料。管理与技术文档一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制。

（3）国防项目管理信息收集的方法(www.xing528.com)

信息的来源渠道和信息收集的内容确定以后，就应当采取恰当的方法来收集信息。一般而言，主要方法有两大类：第一类是直接到信息产生的现场去调查研究；第二类是收集、整理已有的信息情报资料，间接获取信息。

1）现场调查研究

询问法。询问法包括当面询问、会议调研、发函问卷调查、电话调查、网络问卷调查等。

作业现场观察法。即通过在作业现场的肉眼观察或简单测量获得信息。

科学试验、测量法。这是指采用一定的技术、方法和设备进行实验和测试。

2）收集现有的管理信息

a收集公开发行的报纸、期刊、书籍等的信息。从中推测或了解国家、军队有关经济政策、法令的调整和变化，另外，还可以了解一下国家或国际的宏观军事、政治和经济形势。

b收集项目所属行业出版发行的报纸、杂志和科技书籍中的信息。这些信息资料的行业性、技术性都很强，从中可以了解行业政策及行业新产品和新技术发展动态以及行业内相关企业、厂家方面的情况。

c内部信息的查询和积累。即收集国防项目生产技术活动中的原始记录和对有关原始记录进行过一定汇总和加工过的分析报告等。

2.信息整理

信息整理是指将国防项目组织收集到的原始信息，根据项目管理的需要和要求，运用一定的方法、技术、设备对其进行分析、加工处理，从中获取可利用的或可存储的真实可靠的信息资料。对初始的原始信息的加工整理包括判断、分析、计算、分类、归档等操作。

（1）判断

由于原始信息当中通常存在一些虚假信息或水分，因此信息管理工作者在进行信息加工的过程中，必须首先对其真伪性进行判定，以剔除那些明显不真实、不可靠的信息。

（2）分析和计算

这是指利用数理统计和运筹学等方法，对数据信息进行加工，以获得符合需要的数据。

（3）分类整理

国防项目组织把收集到的零碎的、散乱的和杂乱无序的信息，按一定的标准，如时间、地点、使用目的、所反映的业务性质等，将其分门别类地有序排列。

（4）编辑和归档存储

信息进行分类整理后，必须贮存起来，以供随时查询、利用。因而，对处理加工后的信息结果，应进行编辑并以一定的形式归档存储。

3.信息查询

信息查询是国防项目管理信息传递的一个重要环节。根据查询需求的不同，信息查询可以分为文献查询、事实查询、数据查询等。信息查询与信息整理的排序方式密切相关。把信息按照一定的编排方式有序排列存储，就形成了信息查询工具。它是在一次信息的基础上经过加工、整理、编辑形成的二次信息。根据存储载体、信息的编排组织和查询技术手段的不同，查询工具分为手工查询工具和计算机信息查询系统。

4.建立信息管理系统

国防项目信息管理系统是以计算机、网络通信、数据库等技术作为支撑，对项目全寿命周期所产生的数据数字化，并录入、储存，按照项目管理原理、方法、技术生成新的管理、控制数据，及时地传递给项目利益相关方，并为项目决策、实施、控制和沟通提供高效、快捷的信息服务的计算机软件系统。可以看出，项目计算机信息管理系统的核心功能是自动地进行信息处理并生成控制信息。信息处理主要涉及项目立项、实施、范围、费用、进度有关的准确的、结构化的信息的产生、数据加工和数据传递工作。

国防项目信息管理系统建设既是项目管理自动化的需要，也是国防项目信息管理化的一项基础性工作。它使得国防项目管理由传统的人工管理迈向计算机自动化管理，使得项目管理更加科学、合理、高效。在国防项目管理自动化建设中，可以利用一般计算机软件辅助管理，也可利用通用的项目信息管理系统，如P3、Microsoft Project等实现国防信息管理自动化，还可有针对性地自主开发项目信息管理系统。

国防项目信息管理系统是建立在计算机网络之上的管理系统，各组织实体要建立计算机局域网，实现各类项目人员的信息共享；要有信息安全保障系统与之配套；在此基础上，建立计算机远程通信网络，将组织实体及上级、甲方项目管理部门等进行网络连接，真正实现项目的实时、动态管理。

国防项目信息管理系统应逐步将组织实体现有的办公自动化系统、资源系统（它是以财务管理为核心，以市场为导向，对组织实体经营活动所需的人、财、物进行管理的计算机系统，如物资管理、人力资源管理等）和计算机辅助设计、制造及产品数据管理（它是并行工程的实施基础）等系统进行系统集成，使各个子系统能够充分发挥作用，最终体现出系统的整体效益。

项目管理的软件很多，本节主要对几个比较常用的项目管理工具软件进行介绍，根据项目管理过程的需求，针对项目特点可以选择合适的项目过程以及信息管理软件。

（1）Microsoft Project通用项目管理软件

微软公司开发的Microsoft Project项目管理软件，是Microsoft Office家族的组成部分，作为项目管理领域的优秀工具软件，Microsoft Project从针对项目经理的Project Professional，到提供企业范围的项目管理信息系统的Project Server，Microsoft Project提供了项目进度计划制定与跟踪、资源管理、成本管理、沟通管理、风险管理、问题管理、文档管理、项目组合分析和项目建议等全方位功能。各类组织单位可以使用Microsoft Project构建自身范围内的项目管理信息系统，有效提升运作效率和竞争力。

（2）Primavera Project Planner大型工程项目管理软件

Primavera Project Planner（简称P3）工程项目管理软件是美国Primavera公司的产品，是国际上较为流行的大型工程项目管理软件之一，目前已开发系列产品，

（3）AVPLAN航天工程项目管理软件

中文名称：航天工程项目管理软件。英文名称：Aerospace＆Defence Vehicle Project Lifecycle Management System。应用范围：以型号研制的计划管理为主线，以WBS为控制管理单元，管理型号研制的全过程，涵盖范围管理、进度管理、资源管理、合同管理、经费管理、风险管理等管理领域；为型号办、厂所管理人员提供快速、及时、方便的项目计划发布和进度跟踪反馈的手段；形成公司级、型号办、厂所业务部门间以型号项目为中心的协同工作模式；辅助管理层掌握单体型号项目的纵向动态信息，实现总包单位对型号项目的监控和过程控制；建立总包单位内部的多级数字化项目管理体系；为量化指标、科学考核奠定基础；为实现项目管理过程中经验的保留和深度分析提供可能。

（4）WebRisk项目风险管理信息系统

WebRisk是北京明天华项目管理应用咨询中心开发的一个项目风险信息管理系统，它按照项目管理知识体系指南中的管理流程，参考中国企业的管理特点和习惯，特别适用国防军工企业。该软件实现了如下功能：风险管理数据字典定义、风险因素识别及管理、项目及项目群风险评估、风险管理决策支持等。